淺談文書檔案的辦公自動化應用和管理

李玉婷

摘要：目前，因為受到我國檔案有關法律的一定制約，部分工作材料在上報或者是審核過程中，依然需要采用文書檔案的形式呈現，而目前文書檔案的辦公自動化應用和管理，則在很大程度上提高了工作效率。本文主要從檔案管理系統在文書檔案中的具體應用入手，分析了文書檔案的辦公自動化管理中存在的問題，并對提升文書檔案的辦公自動化應用的有效措施做出了進一步探討。

關鍵詞：文書檔案；辦公自動化；應用；管理

想要使辦公的工作效率得到有效提升，最為關鍵的就是將文書檔案管理水平加以提升。隨著社會的進一步發展，文書檔案的管理水平也得到了很大提升，而針對社會各個方面的實際需求來講，也因為文書檔案的辦公自動化應用和管理得到了較好滿足。

一、檔案管理系統在文書檔案的應用內容

在網絡建設與數據庫建設的前提條件下，檔案資料電子文檔保存也成為工作工程中的重點內容。針對文書檔案來講，檔案管理系統的應用內容主要可從以下幾個方面體現出來：第一，建立檔案設置模塊。檔案管理人員可以在這一模塊中，根據實際需求設置檔案分類，同時根據檔案類別，將其著錄界面進行定義。第二，建立入庫登記模塊。在接收核對無誤的歸檔資料以后，檔案管理人員可以在這一版塊中，新增設檔案入庫登記。第三，建立借閱跟蹤模塊。可以在這一版塊中登記或是查看檔案資料的借閱歸還狀況。第四，建立出庫登記模塊。可以在這一版塊中查看出庫申請，同時在將檔案移交之后，對新增檔案做出庫登記。第五，建立移交記錄模塊。檔案管理人員可以在這一版塊中，記錄檔案交接情況等。這些板塊的建立與應用，對于文書檔案工作具有重大意義，其能夠使檔案的保密性與安全型得到更好保障。

二、文書檔案的辦公自動化管理中存在的問題

（一）電子文件的保密性不強

因為我國目前正處在信息化辦公模式轉化階段，很多技術與具體操作還是沒有達到成熟，在多數企事業單位當中，依然會采用紙張檔案方式來記錄與管理平日檔案，從而確保企事業單位整體工作可以處于正常運行的狀態。此外，針對銀行等很多單位來講，當前在辦理業務或者是開展其它工作的過程中，依然需要確認文件，在文件當中，只有具有單位公章或者領導簽字等才可以使文件的真實性與可靠性得到確認。而在電子文件當中，則與紙張檔案有著明顯差異，其并不能實現領導簽字或者蓋章等。所以，我國當前只有紙張文件才能夠具備一定的保密性與安全性。

（二）重視度較低

從目前文書檔案的辦公自動化管理工作來講，仍然有較多問題存在，比如，檔案管理信息化建設沒有達到規范、科學信息軟件運用較為雜亂等，這些問題的存在，對于文書檔案管理辦公自動化建設工作的更好發展將產生直接影響。而致使這些情況的關鍵因素，就是在于重視度不高，領導對于辦公自動化建設意識較為薄弱，不管是人力或者物力方面都沒有進行較好的投入，不能夠針對目前社會發展的的實際需求，將原本的工作制度加以改善。從而無法在辦公自動化背景下，讓檔案管理工作的實際需求得到滿足，以至使文書檔案管理工作辦公自動化建設的進一步發展受到一定制約。

（三）檔案管理人員的綜合素質不高

在實行電子檔案管理的過程中，檔案管理人員必須把各個部門的資料與其它檔案，經過電子計算機終端以數據的模式將其輸入至電子計算機當中，使用電子計算機技術把檔案做出具體規劃、分類存檔與管理。在這整個操作過程中，企事業單位除了具有較為先進的計算機設備與現代化辦公制度之外，最為關鍵的是需要檔案管理人員具有一定的電子計算機基礎知識與基本的操作技能，可以對辦公軟件進行熟練應用。并結合自身檔案管理專業知識，將電子化辦公工作順利完成。不過，因為我國很多檔案管理人員的年齡均普遍偏大，對于電子計算機知識極為缺乏，在工過程中，不能對紙張檔案與電子檔案管理之間進行較好的處理，所以非常容易產生混亂。而針對部分企業來講，因為缺乏有關理念，并未將專門的計算機培訓課程加以設立，或者整個培訓過程中太過形式化，以至使檔案管理部門不能對計算機技術進行較為全面的了解并掌握，進而影響到工作的正常進行。

三、提升文書檔案的辦公自動化應用的有效措施

（一）將電子檔案管理的安全性加以提高

想要提升電子檔案保密性與安全性，主要可根據以下四個方面實行：第一，利用縮微技術，將留有手跡或者蓋有印章等文書檔案轉變為具有圖像性質的網絡電子文件，以此避免文件信息被篡改，進而確保文件內容的最初面貌與原始性。此外，利用此種方法還能夠降低文檔的儲存空間，這對于文檔的長期保存有很大幫助。第二，通過防火墻與路由器等方式，隔離辦公自動化的內外網，從而使文檔的保密性得到進一步提高。第三，通過專用軟件，將電子文檔的保密處理加以強化。第四，使用驗證與備份的形式防御文件的失真與丟失，并且一定要將部分需永久性保存的文件，制作成縮微品或是紙質文件。

（二）將領導對檔案管理工作的重視度加以提高

單位領導一定要將辦公自動化建設思想意識加強，進而對人力、財力與物力方面的支持力度加大，特別是需要確保硬件設施的完備。同時，需按時召開專題會議，對科學且合理的具體工作流程做出進一步探究，以此促使辦公人員認真管理。此外，還需將檔案管理中的各項規律制度加以創建，不斷完善工作體制，對于日常工作，則需要根據規章制度來實行，進而把檔案管理工作逐步由紙質材料轉換成信息化與自動化管理。

（三）將檔案管理人才的培養加以強化

檔案管理人員的技術水平對于具體工作的質量與速度能夠起到決定性作用，因此，必須將檔案管理人才的培養加以強化。首先要做的就是引入高端的技術產品與硬件設施，并讓檔案管理人員對此類設備進行較為全面的了解與清楚認識。只有對產品的性能足夠熟悉，才可以對此做出進一步學習，以此熟練運用相關技術，從而使管理水平得到一定提升。同時，需調動員工學習與管理的積極性，因為個人的主動性對于最終的學習效果將產生直接影響。文書檔案管理部門需將管理力度加大，并增強與外界之間的交流，借鑒一些成功的案例，對于科技的進一步發展一定要時刻關注。進而將最為先進的技術引入，以至使工作效率得到有效提升。

結束語：

檔案管理工作對于單位的正常運行具有直接影響，在當前信息網絡條件下，將文書檔案管理實行信息化建設，這不僅是社會得以更好發展的實際需求，并且也是檔案管理部門持續發展的必然趨勢。因此，對于這一方面的工作中存在的問題必須做出進一步探究，進而找出與之對應的解決措施，從而使文書檔案的變工自動化應用和管理都能夠得到更大提升。

參考文獻：

[1]莫莉莉.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江史志，2015（11）.

[2]于凡.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].企業文化旬刊，2015（2）.