試議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的發(fā)布和利用

王柏新

摘要：為了保證檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能展現(xiàn)其寶貴價(jià)值，應(yīng)認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)管理模式對(duì)檔案信息的積極作用，并能從檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)際出發(fā)，促進(jìn)檔案信息其發(fā)布管理以及利用效果的提升。本文就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)于檔案信息的發(fā)布管理以及利用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息；利用；發(fā)布

檔案信息當(dāng)中往往凝聚了大量的珍貴信息，對(duì)于推動(dòng)社會(huì)發(fā)展有著突出價(jià)值，在過(guò)去的檔案管理中，由于受到輔助設(shè)備以及工作模式的影響，檔案信息的利用效果有一定的局限性。而在進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代后，需要能用現(xiàn)代類型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提檔案信息方面的發(fā)布管理以及利用管理。

1網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系分析

1.1網(wǎng)絡(luò)檔案概述

在各領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展之后，都對(duì)相應(yīng)領(lǐng)域的發(fā)展起到了積極的推動(dòng)，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息管理也產(chǎn)生了積極影響，將過(guò)去紙質(zhì)類型的文字或者是圖形信息轉(zhuǎn)化成了數(shù)據(jù)類型信息，讓檔案信息脫離了紙質(zhì)媒介的束縛，能以數(shù)據(jù)信息的形式在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸，對(duì)檔案信息的利用以及管理都產(chǎn)生了積極影響。當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容大致可以被歸為兩種類型，一種是以檔案館中已有的檔案信息作為原始資料，在轉(zhuǎn)化之后所形成的數(shù)據(jù)副本；另一種是直接使用數(shù)字設(shè)備而生成的數(shù)字類型檔案。

1.2網(wǎng)絡(luò)類型檔案體系建設(shè)工作分析

在開展網(wǎng)絡(luò)類型檔案信息體系建設(shè)的時(shí)候，需要檔案管理領(lǐng)域從業(yè)者能做好各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，最終推動(dòng)檔案信息體系的建設(shè)。首先，在從過(guò)去檔案信息管理模式向網(wǎng)絡(luò)檔案模式轉(zhuǎn)變的時(shí)候，需要有現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，并能將檔案信息管理和網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合。其次，檔案信息管理一直都是社會(huì)中的重要工，并且在長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)的管理中累積了大量的各種類型檔案信息，因此在開展網(wǎng)絡(luò)化類型檔案信息模式發(fā)展的時(shí)候，不但要注意到以新型檔案信息收錄模式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)類型檔案信息管理，同時(shí)還要能將過(guò)去長(zhǎng)時(shí)間累積下的檔案信息轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)。在實(shí)行高效檔案信息管理的同時(shí)，避免出現(xiàn)檔案資源的浪費(fèi)。

2網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理方面的發(fā)布管理

2.1檔案信息發(fā)布網(wǎng)站的建設(shè)

完成了過(guò)去陳舊檔案信息轉(zhuǎn)化以及信息檔案信息錄入之后，就要將這些檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中，讓檔案數(shù)據(jù)有更高效的利用，并且這些珍貴的檔案信息也會(huì)成為信息化類型網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的基礎(chǔ)。

檔案信息的發(fā)布操作需要處理好的多個(gè)環(huán)節(jié)的工作，并在保證每一個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量的基礎(chǔ)上蛻晶網(wǎng)絡(luò)檔案體系的建設(shè)。首先，在開展網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸?shù)臅r(shí)候，要能建立一個(gè)可供傳輸使用的網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)，以供網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)據(jù)發(fā)布以及人們?yōu)g覽使用所。網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的建設(shè)是推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系建設(shè)的基石，應(yīng)清晰的明確網(wǎng)站建設(shè)的核心目標(biāo)以及出發(fā)點(diǎn)，避免檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)僅僅流于形式而未能其實(shí)的發(fā)揮其作用。網(wǎng)站本身也就在一定程度上代表了檔案信息的特點(diǎn)，因此開展網(wǎng)絡(luò)信息體系建設(shè)的時(shí)候也要能以內(nèi)容為向?qū)В七M(jìn)檔案信息體系的建設(shè)效果。

2.2檔案信息發(fā)布方式選擇

在進(jìn)行檔案信息發(fā)布管理的時(shí)候，不僅要注意檔案信息發(fā)布的據(jù)具體內(nèi)容，同時(shí)還要能注意到具體的檔案信息的發(fā)布方式、發(fā)布語(yǔ)言等方面的內(nèi)容。在現(xiàn)代的檔案信息發(fā)布環(huán)節(jié)中，一些管理部門忽視發(fā)布方式的重要性，影響檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。我國(guó)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)發(fā)布工作一般會(huì)劃分為兩種形式，一種是靜態(tài)類型的檔案信息發(fā)布，也就是網(wǎng)頁(yè)類型的檔案信息發(fā)布；另一種是動(dòng)態(tài)類型的檔案信息發(fā)布，也就是數(shù)據(jù)類型的信息發(fā)布。

頁(yè)面發(fā)布是指以計(jì)算機(jī)文件的方式來(lái)管理各類信息，并將這些文件基于置標(biāo)語(yǔ)言（如SGML）組織成許多的靜態(tài)網(wǎng)頁(yè)，然后將這些網(wǎng)頁(yè)復(fù)制到中心服務(wù)器上。早期的信息發(fā)布都是靜態(tài)頁(yè)面發(fā)布。這種發(fā)布方式，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)用戶來(lái)說(shuō)，只是被動(dòng)瀏覽，缺乏與信息發(fā)布端的交互。而對(duì)于信息發(fā)布方來(lái)說(shuō)，維護(hù)靜態(tài)頁(yè)面費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

在網(wǎng)絡(luò)使用范圍的日趨廣泛，僅有靜態(tài)頁(yè)面形式已不能滿足發(fā)布信息的需求，人們引入了數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，以動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)形式發(fā)布信息。這種方式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器擴(kuò)展程序?qū)eb技術(shù)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)連接起來(lái)。在Web上連接、訪問(wèn)或獲取數(shù)據(jù)庫(kù)信息。數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息是由集成的內(nèi)部管理系統(tǒng)提供，也就是說(shuō)內(nèi)部管理系統(tǒng)（如檔案信息管理系統(tǒng)）的數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容是信息發(fā)布的數(shù)據(jù)源。信息發(fā)布方通過(guò)Web服務(wù)器接收用戶的輸入，實(shí)時(shí)執(zhí)行用戶的提問(wèn)，并返回執(zhí)行后的結(jié)果，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的動(dòng)態(tài)發(fā)布。

這樣給用戶提供了一個(gè)可供交互的平臺(tái)，滿足了用戶對(duì)信息的動(dòng)態(tài)需求，一方面減少了用戶利用網(wǎng)絡(luò)信息的盲目性，另一方面提高了網(wǎng)絡(luò)的有效利用率，不僅把Web與數(shù)據(jù)庫(kù)的所有優(yōu)點(diǎn)集中在一起，而且充分利用了大量已有的數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源。這對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布者和維護(hù)人員來(lái)說(shuō)也非常有意義。他們?cè)僖膊槐鼐S護(hù)大量需手工修改的靜態(tài)網(wǎng)頁(yè)，取而代之的是發(fā)布可以根據(jù)用戶的特殊需要從數(shù)據(jù)庫(kù)提取不同數(shù)據(jù)生成相應(yīng)內(nèi)容的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)。數(shù)據(jù)庫(kù)由專業(yè)人士進(jìn)行組織和管理，數(shù)據(jù)質(zhì)量、可靠性、安全性都比較高。利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)可以對(duì)各種復(fù)雜的信息進(jìn)行有效的管理。

3網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用

網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，是指檔案機(jī)構(gòu)通過(guò)各種類型的網(wǎng)絡(luò)直接傳遞檔案信息，為利用者服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用具有開放性、及時(shí)性、全面性、檢索的方便性等特點(diǎn)。

采用系統(tǒng)分析的方法可以設(shè)計(jì)清楚網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的整個(gè)工作流程（略）。在這個(gè)流程中涉及的主要問(wèn)題包括：：（1）利用者需求分析，掌握利用者對(duì)檔案信息的需求是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的前提條件；（2）檢索提問(wèn)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用者直接操作檢索系統(tǒng)，獲得檢索結(jié)果，因此利用者要有能力進(jìn)行檢索提問(wèn)；（3）執(zhí)行檢索，利用者按下相應(yīng)的功能鍵，檢索系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的檢索操作；（4）身份認(rèn)證與用戶權(quán)限，在網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用中必須能對(duì)某些有特殊要求的檔案信息加以控制。這種控制主要表現(xiàn)在利用者提供身份證明，檔案機(jī)構(gòu)賦予用戶權(quán)限；（5）網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用的費(fèi)用，包括檔案機(jī)構(gòu)前期開發(fā)投入的費(fèi)用、利用者的通信費(fèi)用和檔案機(jī)構(gòu)收取的信息服務(wù)費(fèi)幾個(gè)方面；（6）網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用結(jié)果，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，利用的結(jié)果有三種：一是在網(wǎng)絡(luò)中直接閱讀檔案信息，并按照需要下載；二是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息線索，獲得物理載體的復(fù)制品；三是獲得檔案證明。前兩種結(jié)果實(shí)現(xiàn)了檔案的情報(bào)價(jià)值，后一種實(shí)現(xiàn)了檔案的憑證價(jià)值。

研究網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用，服務(wù)效益是一個(gè)不可回避的問(wèn)題。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)形式來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用對(duì)促進(jìn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化具有積極意義，其社會(huì)效益更加顯著，這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是有利于更廣泛地傳播社會(huì)記憶和人類文化；二是有利于提高社會(huì)檔案意識(shí)。至于網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用服務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益，目前無(wú)法進(jìn)行定量分析。但是通過(guò)我國(guó)航拍片從美國(guó)國(guó)家檔案館“回歸”、北京市公路設(shè)計(jì)研究院的局域網(wǎng)檔案信息利用等實(shí)例，可以看出網(wǎng)絡(luò)檔案信息利用是有明顯的經(jīng)濟(jì)效益的。此外，檔案事業(yè)是公益性的基礎(chǔ)事業(yè)，不能僅僅以局部的、短期的利益來(lái)衡量其利用效益。

4結(jié)束語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息發(fā)布即能提升網(wǎng)上檔案信息資源的價(jià)值，又可以更主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。同時(shí)它還是原始檔案信息的延伸，也是單位檔案部門檔案信息資源建設(shè)的新內(nèi)容。

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