加強基層單位檔案管理工作的建議

徐愛萍

【摘 要】檔案是一個單位發展歷程的見證，其可以為單位的生產經營，單位發展目標的制定提供有效的參考數據。檔案管理工作在基層單位的經營和發展中有著非常重要的作用，但是許多基層企業對檔案管理工作沒有一個正確的認識、管理意識較為薄弱、沒有健全的管理制度，使用的基礎設施和管理模式較為落后等，抑制了企業的發展。基層單位想要改善這種情況，則需要充分了解到檔案管理工作的重要性，采取針對性的措施對檔案信息進行有效的管理，才能提高管理水平。

【關鍵詞】基層單位 檔案管理 問題 建議

檔案管理工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節。因此，檔案管理工作是各項工作中必不可少的條件性和服務性工作。在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進經濟建設及各項事業的發展提供有效服務，重要的研究意義。

一、加強組織領導，提高檔案管理意識

增強管理意識、加強組織領導，是搞好基層單位檔案管理工作的有力保障。首先，要把檔案管理納入總體工作部署當中，全盤考慮，統籌考核，爭取人、財、物等多項檔案管理方面傾斜；其次，檔案管理人員應勤請示、多匯報、常反映，及時讓領導知道上級檔案管理部門的要求，多總結、發掘一些檔案管理工作中的可利用價值，讓領導認識到檔案管理工作的重要性、必要性和實用性，從而轉變領導無足輕重思想；再次，做好宣傳工作，提高大家的檔案意識，自覺提交文件資料，做到不存留不私毀，確保檔案管理工作暢通和資料完整。檔案管理人員更要增強檔案管理的服務意識，卸下包袱，充分發揮主觀能動作用，當好領導參謀，為檔案管理和單位的整體工作服好務。

二、加強隊伍建設，提高管理人員的素質水平

檔案管理人員在檔案管理工作中有著不可替代的作用，加強檔案管理隊伍的建設，才能提高檔案管理工作的水平。首先，要加強管理人員對專業知識的學習，基層單位的檔案管理工作人員一般都是身兼數職，檔案管理工作的專業性不強，這就不能保證檔案管理工作的質量和效率，管理人員需要多參加一些培訓課程，提升自身的檔案管理水平和計算機操作水平；其次，要增強管理人員責任意識和工作素養。檔案管理工作在單位的發展中有著具足輕重的作用，其對管理人員的工作有著嚴格的要求，需要檔案管理人員有一個嚴謹的工作態度，并且熱愛自己的工作，對自己的工作感興趣，這樣才會在工作的過程中進行創新，拓展工作思路，營造一個良好的工作氛圍；最后，合理分配檔案管理工作的任務，由于基層單位還在發展中，許多檔案管理工作人員的工作任務比較多，單位需要結合工作內容，對工作任務進行合理的分配，減少檔案管理人員的工作壓力，這樣才能讓其更多的時間和精力投入到檔案管理工作中。

三、規范檔案管理，提高檔案工作綜合管理水平

（一）建立獎懲、檢查、監督等管理機制

一是將檔案管理作為一項重要考核指標納入單位總體工作目標考核中，設立獎懲機制，對工作積極認真的給予表彰獎勵，激發檔案管理人員工作熱情，對管理不到位、私留私毀檔案的要嚴肅處理；二是加強日常檔案管理監管。應組織人員定期或隨機抽查檔案管理工作，嚴格標準，避免在收集、整理、歸檔、立卷、保管等環節上缺失、遺漏，有條件的可以經常邀請本地檔案專業部門指導、監督，提高檔案管理工作質量。

（二）整合力量，實行集中統一管理

將多人存放管理的文書、業務、財務、人事等文字、實物、圖片、聲像檔案，從收集、分類到裝訂、立卷全部由專人統一負責、集中管理，既節省人力，又便于管理，有利于檔案收集、整理、歸檔、立卷、查找和借閱流程的規范，避免人為因素導致資料丟失狀況，確保檔案管理安全。

（三）嚴格檔案管理規章制度，規范檔案管理操作

基層單位容易忽視建章立制，應建立健全《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《材料歸檔制度》、《檔案保密制度》以及檔案管理崗位責任制和考核獎懲等各項規章制度，明確責任，嚴格執行。嚴格規范材料的收集、整理、分類、歸檔、立卷、保存、傳閱、借閱等操作，在每個環節和操作上，嚴格標準，抓好細節，力求檔案資料收集及時化、完整化，整理歸檔規范化、專業化，檔案檢索科學化、快捷化，檔案保管完善化、安全化。

（四）運用科技管理手段，逐步實現檔案管理的現代化

隨著科學技術的發展，電子文檔應運而生，檔案管理模式應從傳統紙質文件立檔歸存向電子文件存儲發展。應充分發揮計算機和網絡的科學性、實用性、快捷性功能，合理運用科技管理軟件，建立檔案信息存儲系統以及檢索系統，利用現代化網絡信息平臺，擴大信息資源的存儲范圍，及時做好網絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔工作，使檔案管理更加及時化、科學化和廣泛化。

（五）加強和檔案基礎設施建設

拓寬融資渠道，積極爭取資金，改善檔案基礎設施：一是爭取設立獨立的檔案保管室，確保檔案的安全、有序管理；二是淘汰殘破卷柜，添置一批質量好、耐用耐磨的檔案柜、檔案盒、檔案裝訂設備等必要的檔案保管設施、設備；三是配備計算機、影印機、刻錄機、掃描儀等現代化歸檔設施，使檔案基礎設施與單位業務的發展相匹配。

四、結語

檔案管理工作客觀、真實、具體地記載和反映了單位各項職能活動的建設、發展過程，為各項工作的有效開展，提供了大量、有參考價值的珍貴信息資料。所以，加強基層單位檔案管理工作，要不斷更新觀念，拓寬管理范疇，創新管理方法，使檔案管理工作能更好地服務于現代信息社會，更好地推動單位整體工作的快速、優效發展。