信息化條件下改進檔案管理工作的路徑

張婷巍

【摘 要】現代化信息技術水平在不斷提高，為人們的生活提供了便利。各個行業都向著信息化方面發展，將許多先進的技術設備應用到了管理工作中，改變了以往的管理模式。當前的發展形勢為檔案管理工作來提供了新的機遇和挑戰。面對海量的信息資源，檔案管理工作需要實現信息化和網絡化建設，才能為后續的應用打下基礎。檔案管理部門需要完善檔案工作中存在的不足，加強基礎設施建設、提高工作人員的素質水平，將現代化信息技術檔案的管理工作相融合，實現對檔案管理工作的優化和改革。

【關鍵詞】信息化 檔案管理工作 路徑

一、保證經費投入，加強基礎設施建設

（一）選用適合的檔案管理軟件

要實現檔案信息化管理，就必須選用一款適合的檔案管理軟件。目前，市面上做檔案管理軟件的公司很多，品牌也很多，免不了魚龍混雜，因此，檔案工作者首先要梳理好各項檔案工作流程，明確需要軟件實現的功能，然后再根據需要去選擇適合自己工作實際的軟件產品。檔案管理有專門的軟件，并且功能齊全，幫助檔案管理工作者對檔案進行收集、篩選、分析整理等工作，并能輔助實體管理及根據用戶特殊要求增擴其他相應功能。在選擇檔案管理軟件時，要遵循“規范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作的需要，又要兼顧將來技術發展的趨勢。一個好的檔案管理軟件能讓檔案管理工作有條不紊、省時省力、一次輸入多次輸出，幫助檔案工作者成倍提高工作效率。

（二）配備必要的檔案數字化設備

如計算機、高速掃描儀、數碼相機、刻錄機等，這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。數字化設備投入不足，直接影響檔案數字化工作的質量和進度，檔案信息化建設也會發展緩慢。

二、轉變傳統的檔案管理模式

以往的檔案管理工作，通常都是進行人工操作。檔案管理工作的流程是比較復雜的，涉及的內容也比較多，那么在實際工作中，工作人員的任務量比較大，花費的時間比較多。目前是信息時代，辦公條件也越來越好，許多信息技術軟件和多媒體技術都應用到了辦公室工作中，這就在一定程度上轉變了以往檔案管理工作的方式。將信息技術合理應用到該項工作中，直接在網絡上就可以進行相關操作，減少了人工操作過程中的一些瑣碎事情，縮短了工作的時間。想要改進該項工作的管理路程，要從一下兩個方面入手：

（1）對館藏檔案進行數字化加工，這是一項長期的工作。檔案數字化工作要有計劃、有選擇地分步實施：從時間上來說，應當由近及遠逐年進行，先把近期的檔案數字化，再逐步按年代往前推進。從內容上來說，應當先把利用頻繁的、瀕危的檔案數字化，然后再數字化其他的。先做目錄數字化，再做全文數字化。按照“以我為主”原則，堅持先把本單位的文件數字化，然后再進行上級單位和其他單位利用頻繁檔案文件的數字化。

（2）做好電子文件的采集和接收。要制定科學的電子文件管理標準，嚴格控制電子檔案的可轉換性，以保證電子檔案的安全。

三、提高檔案工作者的素質

社會是不斷的發展的，檔案管理工作也要與時俱進，隨著網絡信息技術的發展，已經在檔案管理工作中得到了普遍的應用，極大的提高了檔案管理工作效率，同時也提出了對檔案管理工作更高的要求。為做好信息化條件下的檔案管理工作，檔案工作者就從以下幾個方面做起：

（一）提高綜合素質水平

檔案管理工作人員在實際工作中一定要認識到該項工作的重要性，對自己的工作負責任，具有良好的工作素養，這樣才能更好的完成自身崗位上的工作。單位管理人員需要培養工作人員的職業道德，使其在工作中認真負責，保證檔案資料的安全性和完整性。檔案工作也具有一定的政治性，在實際工作中需要將國家的利益放在首位，在工作的過程中不斷的完善和充實自己，提高自身的專業素質和知識水平，將創新精融入到其中，這樣才能更好的完成相關工作。

（二）保持嚴謹的工作作風

目前，信息技術已經廣泛應用到各個行業和領域，檔案管理工作也是一樣。在應用的過程中，與傳統的工作方式是不一樣的，這就需要工作人員不斷學習，確保可以熟練操作各項信息技術，使其作用得到有效實現。工作人員還需要提高工作的嚴謹性，對工作中每個環節的內容都要進行合理的控制，做到細節上的把控。因為檔案管理工作涉及的內容比較多，操作起來也比較繁瑣，在將紙質檔案轉換為電子檔案的過程中，工作量是非常大的，要想保證檔案資料的完整性和有效性，工作人員就需要付出更多的精力和耐心。

（三）掌握過硬的業務技能

檔案工作者要適應現代化管理的需要，不僅要具備一定的科學文化知識，還應努力學習檔案學理論知識以及一些自然科學、社會科學及邊緣科學的專業知識。檔案信息化條件下，檔案工作者還必須熟悉計算機方面的基礎知識，懂得規范準確地使用檔案軟件，能熟練操作各種信息化設備，最好能掌握一門外語，所以要樹立終身學習的觀念，加大繼續教育的力度，堅持學以致用的原則，掌握過硬的業務知識和技能，以適應檔案信息化管理的需要。

四、結語

在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

參考文獻：

[1]施華華.試析信息化條件下如何改進檔案管理工作[J].中文信息，2016（7）：168.

[2]郭玉英.對信息化條件下檔案管理工作的思考[J].黑龍江史志，2014（1）.