檔案管理工作規范化及標準化建議

劉洪娜

【摘 要】檔案管理工作在單位的發展中有著非常重要的作用，檔案管理工作的效率和質量對單位整體的管理水平有著直接影響。以往的檔案管理工作已經無法滿足社會的發展需求，各個行業在發展的過程中都需要加強對檔案管理工作的重視，了解檔案管理規范化及標準化的重要性，針對目前檔案管理工作中存在的問題，對檔案資料進行規范化的管理，這樣才可以將檔案作用充分發揮出來。

【關鍵詞】檔案管理工作 規范化 標準化 建議

在信息技術高速發展并且互聯網信息技術在社會范圍內得到普遍應用的背景下，單位傳統的檔案管理工作已經難以滿足檔案管理工作的現實需求，不利于檔案資源的有效利用和單位綜合管理工作的開展。所以基于信息技術對檔案管理工作的影響，應該積極探索檔案管理工作規范化標準化建設的措施，增強檔案管理工作的穩定性，為單位的高效發展創造良好的條件。

一、檔案管理工作規范化和標準化進程中存在的問題

（一）缺乏正確的認識

檔案管理工作規范化和標準化的進程中，存在一系列障礙因素，存在的首要問題就是認識不足。很多單位從負責人到管理人對檔案管理的規范化和標準化重視程度不夠，固守傳統的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。檔案管理的規范化和標準化不僅僅是工作態度嚴謹就能實現的，還需要與現代信息技術、網絡技術、數字技術相結合，構建一套科學化、現代化的管理系統，提高管理效率。

（二）缺乏投入的力度

檔案管理工作的規范化和標準化意味著檔案管理系統包括管理設備、管理技術、管理人才等都需要全面的優化建設，設備要更新，技術要改進，人才要培養，而每一項工作的優化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作規范化和標準化的實現。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作的規范化和標準化進展緩慢很大程度上與資金投入量過小、經費支持不足有關，相關機構的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導致檔案管理工作建設失力。

（三）缺乏原則的確立

檔案管理工作的規范化和標準化需要確立嚴格的原則加以維護，否則就會成為某一個單位或部門自愿采取而其他機構不予熱心的內容，檔案管理工作的規范化和標準化就無法大范圍地普及和推廣。檔案管理工作的規范化和標準化的原則確立，需要相關政策和法律的支持，但是當前我國缺乏對檔案管理工作的相關政策規范和法律規定，導致了檔案管理工作的規范化和標準化缺乏統一的標準，工作進程中出現各種矛盾和弊端，轉型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持。

二、檔案管理工作規范化標準化建設措施

檔案管理工作對單位的發展產生著重要的影響，特別是對于人力資源和社會保障局檔案管理工作而言，只有實現標注化規范化管理目標，才能夠實現對檔案資源的有效利用，確保單位各項工作得以優化開展。

（一）做好宣傳工作，提高工作人員的認識

檔案管理工作對單位內部的管理工作有著直接影響，想要提高單位管理工作的水平，一定要保證檔案管理工作的規范化和標準化。在當前的檔案工作中，想要進一步加強檔案管理效果，首先要加大宣傳力度，讓單位的所有人員對檔案管理工作有一個正確的認知，了解檔案工作的規范化管理對單位發展的重要性。通過宣傳教育工作，單位中的工作人員可以認識到檔案管理工作規范化和標準化的作用，在實際工作過程中，就會積極的投入到相關工作中，同時也會在工作的過程中不斷進行完善和創新，讓檔案管理工作可以更好的開展。

（二）明確工作職責，構建完善的檔案管理機制

檔案管理機制的建設和管理制度的完善能夠為檔案管理工作的全面優化提供相應的保障。所以單位在加強檔案管理工作的過程中，應該對檔案管理人員的工作職責進行明確，借助合理分工促進整體工作效率的提高，進而在檔案管理機制和制度的作用下，形成系統化的檔案管理模式，真正突出檔案管理人員的優勢，強化檔案管理效果。這樣就能夠構建完善檔案管理機制和系統化較強的檔案管理實際效果，促進檔案管理工作中各項任務的完成，為檔案管理的規范化標準化建設創造良好的條件。

（三）加強檔案管理工作的信息化建設

信息技術發展的腳步非常迅速，其對各個行業的發展有著深遠的影響。許多單位都引進了先進的技術設備，檔案管理工作中也是一樣，應用了現代化的信息技術。通過信息技術的合理應用，有效提高了檔案管理工作的管理水平。單位在當前的發展形勢下，需要順應的時代的發展，加強信息化建設，在原來工作的基礎上進行改革，利用現代化技術，提高檔案管理工作信息化和標準化程度，提高整體的管理效果，這樣才能將單位檔案資源的價值充分發揮出來，促進單位的發展。

（四）提高檔案工作人員的綜合素質水平

在檔案管理工作中，最重要的組成部分是工作人員，高素質人才在應用的過程中可以保證檔案管理工作的質量，其可以認識到檔案管理工作的重要性，并對自己的工作負責，這種高素質、高水平的人才可以將所學到的技能和手段應用到實際的檔案管理工作中，提高檔案管理工作的整體質量。

三、結語

在社會全面發展的背景下，單位檔案管理工作也出現了一定的變化，要想保證檔案管理作用的發揮，就應該與時俱進的探索檔案管理工作的規范化和標準化建設，促進檔案管理水平的提高，為單位的綜合管理工作創造良好的條件。在本次研究活動中以此為研究對象，對檔案管理工作的優化創新進行分析，希望能夠為單位檔案管理工作改革提供相應的指導，加快單位檔案管理發展進程。