提高辦公室檔案管理效率的方法

劉佳

【摘 要】在實際開展辦公室檔案管理工作的過程中注意結合實際實現對有效方法的科學使用，促使其效率以及質量得到根本上的提升，這也是現代辦公室管理工作在開展過程中所必須深刻考慮的內容。傳統的檔案管理模式已經不能實現對現代社會需求與發展的滿足，因此必須在結合實際的基礎上對其進行科學的改革與創新。在上述條件得到滿足的基礎上辦公室檔案管理工作效率可得到相當大程度的提升。

【關鍵詞】辦公室 檔案管理 效率 方法

在不斷實踐與發展的過程中檔案管理工作已經取得相當大的成就，但在實際運行過程中還是存在不可避免的缺陷與不足，管理效率較為低下就是其中之一，這要求相關部門以及工作人員必須提高對檔案管理工作的重視程度，并結合實際使用先進的技術與手段促使起效率得到真正意義上的提升。這不僅對檔案管理工作的順利開展有積極意義，同時也可促使相關單位實現長遠健康發展的總目標。

一、辦公室檔案管理原則及要求

嚴謹、高效以及合作是檔案管理工作所必須嚴格遵守的要求與原則，這是保障檔案管理工作及時性、客觀性以及準確性的重要手段，促使檔案管理工作的職能得到最大限度的發揮，為辦公室其他業務的順利開展打下基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容

檔案管理工作可以說是作為一種紐帶對辦公室經營管理作業進行連接與支撐，為在真正意義上促使檔案將幫助提供給單位領導進行決策工作必須實現對關鍵信息的有效收集，并對其進行科學的整理，促使檔案管理工作的作用得到最大限度的發揮。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務

效率是現代辦公室管理工作強調的主要內容，在詳細記錄轉達多元化信息的基礎上可協助檔案管理工作人員完成各項工作，嚴謹性原則是在這一過程中所必須遵守的原則。關注細節是檔案管理工作順利完成的基礎與前提，同時可從根本上保障檔案管理工作的合格性。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率

在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。

要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調

檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時

現階段辦公室檔案管理工作普遍面對的問題就是歸檔不及時以及與其他業務脫節較為嚴重的現象。甚至存在完全完成工作后在記錄檔案的現象，在實際進行的過程中不能對檔案進行及時的更新。在這一過程中開展的檔案管理工作會對信息的完整性造成相當大程度的影響，進而阻礙到辦公分析以及研究工作。

（二）檔案管理不規范

檔案資料不全、資料內容混亂等現象可實現對辦公室檔案管理質量不高的直觀體現，很多辦公室還會出現管理人員兼任的現象，他們所進行的工作也較為簡單，其中主要包括整理、編號以及保存等，但在實際對檔案以及資料進行分類的過程中存在相當大的不足與缺陷。

（三）權責不明

辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置

辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養

檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任基礎上從事本職工作。

四、結語

針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。