淺析檔案工作中的人性化管理途徑

孟令怡

【摘 要】檔案管理工作內容非常的豐富，在社會不斷發展的形勢下，檔案工作也進行了轉型，其工作重心趨向于人性化的發展，將以人為本的服務理念應用到了檔案工作中，這是檔案管理工作額度必然發展趨勢，也是適應現代社會需要遵守的原則。想要對檔案工作進行人性化管理，需要對管理方式進行變更、進行柔性化管理，同時也要提升管理人員的素質，這樣才可以將人性化理融入到檔案工作中。

【關鍵詞】檔案工作 人性化 管理途徑

傳統的檔案管理模式是物本管理，檔案員工作重點在于整理、保管檔案和日常利用工作，而在建設和諧社會的今天，檔案工作的核心應該轉到服務上來，其目標是讓利用者滿意，確立以人為本的服務理念，更新服務觀念，最大限度地滿足利用者的需求。人性化要求符合人的需求的行為，人事檔案人性化管理與服務是上級和下級之間，檔案員和使用者之間在檔案工作中的互動形式。

一、檔案工作中的人性化管理

人本管理作為正確認識和處理人與其他生產要素的辯證關系，重視人的智慧、創造力及其主導、能動和決定性作用，將人作為“活力源”而形成的關于人的科學理念。人性化的管理則是將組織中的每一個個體作為關注中心，把調節、控制和管理人的行為看作是管理好整個組織系統的關鍵，把調動人的積極性和創造性看作是搞好整個管理工作的根本。

（一）管理方式的變更

傳統的管理把人視為經營的手段、人僅僅是機械的延伸、研究人只是為了提高人的工作效率，而在人性化管理中，人是管理的目的，以“人”為中心，把人各層次需求的自我實現作為管理的核心，創造一種促進人不斷學習和積極發展的氛圍，使之成為組織成員的共同愿望，使組織成員自發進行內在的知識積累，然后在此基礎上實現個人及組織潛力的外化，形成個人的自我實現和組織的創新發展。檔案管理工作雖然人員較少，組織結構簡單，但也存在著個人目標與組織愿景協同一致的問題，重視情感管理，營造舒暢、和諧的工作環境同樣顯得重要。通過情感管理可以激發人的動力，充分發揮其積極性和創造性，提高管理效能和服務質量。

（二）管理制度的柔化

柔性管理的最大特點，在于它主要不是依靠權利影響力（如上級的發號施令），而是依賴于員工的心理過程，依賴于從每個員工內心深處激發的主動性、內在潛力和創造精神，因此具有明顯的內在驅動性。檔案管理層級在人員、組織方面存在著有利條件，比如服務的專業性、針對性強，應用上更顯直接；工作開展靈活性高，往往一人身兼多職，責任劃分清晰，不易相互扯皮推諉；人員結構層次少，便于提高管理的科學性、準確性和系統性；傳遞信息及時有效。結合這些特點，更應該發揮靈活高效的優勢，引入柔性管理手段，為各項業務的開展創造有利條件。

（三）管理人員素養提升

檔案管理建立在一系列的制度、流程和信息技術上，但最終還需要既有良好職業道德，又擁有專業檔案管理及其他相關學科的知識，并掌握計算機技能的工作人員來實現。檔案員的素質應當不斷地通過崗前培訓、日常業務培訓、雙向交流、派出學習等方式提高。檔案員所具有的服務意識、服務能力、服務禮儀等對使用者的心理有很大的影響。

二、檔案工作中的人性化管理途徑

（一）對管理理念進行改變

在以往的檔案管理工作中，主要注重的是檔案的應用價值，管理工作也圍繞這方面開展。而檔案工作的人性化管理，不光是注重檔案的應用價值，也更加注重人的需求和理念。檔案資料的主要價值就是將其應用到合理的地方，檔案人員需要在此基礎上將人性化的管理理念也融入到管理工作中，為有需要的用戶提供人性化的服務，讓人們可以感受到自身的重要程度。檔案管理工作人員為用戶提供服務的過程中，不光要滿足用戶的當前需求，也要對用戶的潛在需求也要進行分析，通過自身的工作經驗和對專業知識的掌握，幫助用戶得到所需要的檔案資料，要保證檔案工作的科學性和有效性。

（二）歸檔方法改進

單位檔案資料所涉及的內容和種類非常多，檔案管理工作主要就對各種資料信息進行收集、整理儲存，是各個方面發展歷程的體現，其對企業的發展有著非常重要的作用。想要對檔案資料進行人性化的管理，需要從使用者的角度對檔案管理工作的方法進改變。

（三）工作環境優化

檔案工作的環境對個性化管理的開展具有一定的影響。對環境進行優化，將個性化管理理念融到檔案工作環境中，可以改善原本的工作氛圍。在進行環境優化的過程中，可以將其分為兩個方面，一方面是外部環境的優化，另一方面是內部環境的優化。外部環境優化就是對工作環境進行優化，讓工作人員可以在一個積極向上的環境下進行檔案管理，在優化外部環境的過程中，還可以根據檔案工作的需求，進行基礎設施的建設，提高工作效率。內部環境優化指的是精神層面的優化，讓檔案工作中的各個項目都有人性化的特點，構建一個人性化的工作氛圍。

三、結語

信息時代使檔案信息資源急劇增多，檔案的形式及種類也增長，在此條件下檔案管理工作需要面對更大的壓力及挑戰，也促使檔案管理工作的模式及理念亟需進行革新及創新。而人性化管理是一種新型的、科學的、合理的現代檔案管理理念，其在應用中對管理模式進行了革新及調整，其通過對外部環境中的基礎設施及工作環境的轉變加上對管理人員思想意識及管理模式的轉變促使管理工作向著更高的水平發展，促使檔案管理工作邁向了一個新的臺階。

參考文獻：

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[2]徐利軍.試論檔案工作中的人性化管理途徑[J].青春歲月，2016（9）.