新形勢下如何做好企業檔案的管理工作

姜嬌

【摘 要】檔案作為企業重要的歷史留存資料其在實際中與企業的發展有著一定的聯系，因此必須要針對企業的發展需求及發展形勢來制定相應的檔案管理體系，保證在檔案管理工作執行的過程中可以按照預期的要求來開展。而目前在新形勢下企業為了應對社會發展的要求也在不斷的進行改革，而這也使檔案管理工作的要求隨之增多，為此要想使檔案的價值可以良好的開發出來則需科學的運用管理措施來做好相關的企業檔案管理工作。

【關鍵詞】新形勢 企業 檔案管理

在新形勢下企業檔案管理工作要想良好的開展必須要保證其具備完整的管理體系、管理制度、管理流程，并且在管理工作中科學的運用現代化的管理技術及管理方式，以此來應對企業檔案管理工作在新形勢下不斷增多的要求。以下則通過對現今在企業檔案管理工作中主要包含的內容進行分析來探討其在實際中所需注意的管理要點，并研究了在新形勢下企業檔案管理工作的發展方向，立足于此從多角度提出了在實際中可以采取的措施來提升企業檔案管理工作的水平。

一、企業檔案管理工作的要點內容

（一）注重企業檔案信息的收集工作

在其檔案管理工作中對檔案信息進行收集屬于其基礎環節之一，通過檔案信息的收集可以對企業在運營中所產生的信息資料及時的進行處理，以此來防止在檔案管理工作中存有信息遺漏等問題。并且在實際中通過證檔案收集工作的進行還可以保證檔案信息的完整性、真實性，這樣可以為檔案信息資源的價值提供可靠保障。

（二）提供企業檔案的整理工作

要提供企業檔案的管理水平，就必須從大量的各種信息資料中篩選出有價值、可為企業查考利用的資料，在接收檔案進館時嚴把質量關，依據不同的屬性進行科學分類，并將各種信息資料在找出互相之間有機聯系的基礎上進行組合。并在企業檔案的整理、鑒定、保管等各項業務基礎各種中，注意保證檔案的高質量。

（三）加強檔案檢索工具體系建設

目前，許多企業檔案館（室）檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低。隨著檔案管理科技含量的不斷增加，檔案檢索自動化已成為今后企業的發展趨勢。企業檔案館（室）應根據自己企業的需要編制檢索工具種類。使館藏性、查找性、指導性檢索工具相互配套，突出檢索工具的有效性、兼容性、存儲性特征；各個種類的檢索工具要配套、并存，并能把館藏檔案的內容特征、形成特征和儲蓄地點揭示出來；編制以查找性檢索工具為主，指導性檢索工具為輔，以適應信息時代要求檔案管理提供高效利用及拓寬開發檔案信息源渠道的要求。

二、創新企業檔案管理工作

（一）轉變服務理念

現代企業管理制度下，檔案工作者應樹立主動服務理念，主動融入企業，參與企業生產全過程，了解并把握企業職工檔案利用的當前需要與潛在需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容、范圍和形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工、轉化、制作成信息產品提供服務。在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺；另一方面，在對信息需求充分調整的基礎上建立專題，收集、篩選深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

（二）強化檔案意識

首先企業領導要在認識上予以重視；其次檔案部門要加強對檔案工作自身的宣傳，讓廣大員工了解檔案工作的性質、地位和作用。客觀地說，目前企業需要利用檔案的人并不少，但實際利用檔案的人數并不是那么多。這其中的原因之一就是不少人缺乏檔案意識，不懂得或者不知道利用檔案。應通過廣播、電視、報紙、互聯網等大眾傳播媒介和舉辦檔案展覽、舉辦培訓班、開展專題講座等形式大力開發檔案信息資源，大力加強對檔案和檔案工作的宣傳，著力普及檔案知識和提高社會的檔案意識，逐漸改變人們對檔案和檔案工作的神秘感和陌生感，培養人們自覺利用檔案的意識，同時教會人們怎樣利用檔案，交給人們打開檔案信息寶庫的鑰匙。

（三）加強企業檔案隊伍建設

企業檔案管理隊伍建設應朝著知識結構綜合化、年齡結構階梯狀、性別比例適度、高學歷人員所占比例適當的目標努力，只有這樣才能實行現代企業檔案工作的持續、長久、高效發展。檔案工作人員必須樹立正確的價值觀，樹立終生學習理念，在工作中摸索、在摸索中積累、在積累中沉淀、在沉淀中創新。檔案工作者要順應信息時代發展的需要，學會利用計算機處理信息技術，還應學會利用網絡進行檔案信息的開發應用，實現檔案信息資源共享。企業管理者要以新的方式、新的觀念全方位發掘、培養、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷嘗試采用新的模式激勵檔案人員充分發揮其聰明才智，為企業發展提供智力支持。

（四）加快檔案信息化建設

在新形勢下企業檔案管理工作信息化發展是其所需面對的主要發展趨勢，因此則需要針對企業檔案管理工作的需求、特點及內容來制定完善的信息化建設體系，以此來通過信息技術建立起具備高效、快捷、方便的管理系統，從而使檔案管理工作可以更好的服務于企業的實際發展需求，滿足其對檔案信息資源的利用要求。而在檔案信息化管理建設的過程中需要注意其必須要具備良好的基礎條件，以一定的資金、技術和人才的支持來為檔案信息化建設創造一個良好環境尤為重要。為此，就要在積極拓展檔案服務領域、提高服務質量的基礎上建立檔案信息系統網絡，為檔案信息化建設奠定基礎。

參考文獻：

[1]于杰青.關于新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J].企業文化旬刊，2017（3）.