淺談圖書與檔案的關(guān)系

周麗麗

摘 要：當(dāng)今圖書、情報(bào)、檔案一體化是圖書工作與檔案工作的新模式，對(duì)于從事圖書與檔案管理工作的人員，有必要了解圖書與檔案的關(guān)系。文章闡述了圖書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別，以期為圖書與檔案工作者提供思路。

關(guān)鍵詞：圖書；檔案；聯(lián)系；區(qū)別

圖書與檔案都是社會(huì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。在我國(guó)古代，圖書與檔案的區(qū)別并不明顯。《尚書·多士篇》記載：“惟殷先人，有冊(cè)有典?！钡叵鲁鐾恋囊筇摷坠亲C實(shí)了早在我國(guó)商朝就有一定規(guī)模的檔案工作。隨著文字的產(chǎn)生，信息載體形式的多樣化，人們用各種載體記錄存儲(chǔ)檔案圖書信息，這個(gè)時(shí)期，圖書與檔案大同小異，很難區(qū)分。

1 圖書與檔案的聯(lián)系

（一）圖書與檔案都是通過一定的物質(zhì)載體存儲(chǔ)傳遞信息

圖書與檔案存儲(chǔ)傳遞信息不是憑空想象的，都是通過一定的物質(zhì)載體來展現(xiàn)出來的。在古代，圖書與檔案區(qū)別并不明顯，人們用結(jié)繩、金石、龜甲獸骨、青銅器、絲綢、竹簡(jiǎn)等載體記錄傳遞社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐中需用的信息。隨著人類文明的發(fā)展，活字印刷術(shù)、文字、紙張的出現(xiàn)，人們記錄信息的技術(shù)水平、效率得到空前的發(fā)展，圖書與檔案的規(guī)模較之前更加繁榮，人們不必再用手抄的形式記錄信息，信息的載體形式也較之前更加多樣、便捷、存儲(chǔ)信息量更加豐富。現(xiàn)代社會(huì)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體、縮微膠片等技術(shù)的發(fā)展，圖書與檔案的載體形式更加豐富，人們通過記錄在這些載體上的圖書與檔案信息獲取新的知識(shí)。

（二）圖書與檔案都是一種信息資源

檔案與圖書都是重要的信息資源。兩者在外延上形成了交叉關(guān)系。檔案是社會(huì)實(shí)踐的原始性記錄，是人們生產(chǎn)、生活中的點(diǎn)滴記錄，側(cè)重于原始性的知識(shí)信息。圖書既包含有原始的信息記錄，也包含最新的和一般的知識(shí)信息，但是，圖書參雜了人的思想、情感、理智， 是人類思維的結(jié)晶。圖書是經(jīng)過加工、提煉、總結(jié)過的系統(tǒng)性知識(shí)信息。

（三）圖書與檔案管理方法和現(xiàn)在化手段相同

圖書與檔案從輸入、存貯和輸出環(huán)節(jié)的技術(shù)方法和工作流程基本相同，都是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、聲像技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)，使其管理和利用實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、縮微化、視聽化、網(wǎng)絡(luò)化，從而能更好的服務(wù)利用者。

2 圖書與檔案的區(qū)別

（一）圖書與檔案的來源不同

中國(guó)人民大學(xué)馮惠玲主編的《檔案學(xué)概論》第二版將檔案定義表述為“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息”。檔案是人類社會(huì)實(shí)踐的自然產(chǎn)物，檔案館中接收的檔案主要來源于各個(gè)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人，各機(jī)關(guān)組織依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)將有價(jià)值的檔案移交到檔案管理部門，個(gè)人將所擁有的檔案無償贈(zèng)送給檔案館保存。“圖書是利用文字、圖畫、符號(hào)并在一定的載體材料上對(duì)知識(shí)進(jìn)行記錄，能夠表達(dá)表達(dá)思想、傳播知識(shí)，并被制成卷冊(cè)形式的著作物”。圖書作為可供人們閱讀的出版物，必須經(jīng)過整理編輯、印刷出版。圖書館設(shè)置特定的采購(gòu)部門，每年根據(jù)撥下來的圖書采購(gòu)專項(xiàng)資金，制定圖書采購(gòu)計(jì)劃，所以，圖書館所藏的圖書主要來源于采購(gòu)部門購(gòu)買出版商的圖書。

（二）圖書與檔案的內(nèi)容不同

圖書是人們有意識(shí)加工過的系統(tǒng)性知識(shí)，其內(nèi)容有真實(shí)的，也有虛擬的，人們可以根據(jù)興趣閱讀圖書。檔案的內(nèi)容多是零散的原始性記錄，具有真實(shí)性和客觀性。

（三）圖書與檔案的作用不同

檔案具有憑證參考作用，人們查找檔案是為了解決實(shí)際中遇到的問題，圖書是一種精神產(chǎn)品和藝術(shù)作品，是人類思維活動(dòng)的結(jié)晶，它不能反映某一人物或事件的歷史真實(shí)面貌。人們閱讀圖書往往是為了陶冶性情，提升個(gè)人知識(shí)面。

（四）圖書與檔案的性質(zhì)不同

檔案具有保密性，其內(nèi)容涉及機(jī)密，所以只能在特定的范圍內(nèi)利用，有的檔案需要過了保密期限才可以對(duì)外開放。圖書沒有保密性和界定性，不受時(shí)間限制，任何時(shí)候都可以公開出版發(fā)行，像社會(huì)大眾開放。

（五）圖書與檔案的服務(wù)范圍不同

檔案具有特定的服務(wù)性，它是隨著某地區(qū)或某單位的發(fā)展而形成的，具有明顯的地域性。所以，其服務(wù)對(duì)象與其內(nèi)容的針對(duì)性一樣，不能為社會(huì)普遍利用。圖書流通范圍廣，沒有地域的限制，其內(nèi)容涉及面廣且具有商品的屬性，所以，圖書的服務(wù)范圍廣，沒有地域的限制，是公眾良好的精神食糧。

（六）圖書與檔案的分類方法不同

檔案按來源分類。同一來源的檔案不可分散，不同來源的檔案不可混淆。目前大部分檔案館（室）依據(jù)本單位的實(shí)際情況再結(jié)合行業(yè)制定的分類法對(duì)檔案進(jìn)行分類。高校檔案館（室）檔案分類根據(jù)國(guó)家教委頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》再結(jié)合本單位的實(shí)際制定文件歸檔范圍、分類和保管期限。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)檔案根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第 8 號(hào)），再結(jié)合本單位的實(shí)際制定文件材料歸檔范圍、分類和保管期限。圖書按內(nèi)容分類。目前我國(guó)各類圖書館使用《中國(guó)圖書館圖書分類法》對(duì)圖書進(jìn)行分類，從一般到具體，先內(nèi)容概括，再形式綜合，理論指導(dǎo)實(shí)踐將圖書按內(nèi)容分為 22個(gè) 大類?！吨袊?guó)圖書館圖書分類法》的類目非常詳細(xì)，各類型圖書館可以根據(jù)自己的實(shí)際情況確定本館使用的類目級(jí)別，這樣各圖書館的圖書分類大類是統(tǒng)一的，不同的只是下級(jí)類目細(xì)微的差別，這樣并不影響圖書排架和讀者查找圖書。

3 小結(jié)

圖書與檔案的內(nèi)容和形式隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展。目前，圖書館學(xué)界和檔案學(xué)界熱烈的討論圖書情報(bào)檔案管理一體化問題，圖書與檔案的一體化管理是歷史發(fā)展的必然。但強(qiáng)調(diào)“一體化”，并不能混淆兩者在來源、內(nèi)容、性質(zhì)等方面的區(qū)別，明確圖書與檔案之間的關(guān)系，對(duì)每一個(gè)從事圖書管理或檔案管理的工作人員具有重要的意義。

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