淺析檔案管理中的公文歸檔

張紅梅

摘 要：檔案是我們生產和生活中各項活動的有價值的保存和記錄，在實際的生產中有著重要的意義，本文對檔案中的公文怎樣進科學行歸檔的問題進行分析。

關鍵詞：檔案；公文；歸檔；分析

檔案是我們生產和生活中各項活動的有價值的保存和記錄，在實際的生產中有著重要的意義，那么多的檔案如何進行分類保存是我們檔案管理中的難點，把一些公文進行歸檔，則有利于我們對檔案進行有效的管理和分析。

1 文件分檔處理的意義

文件分檔對于文檔管理有著重要的意義。在一定程度上減輕了我們的工作負擔，提高了文件保存和歸檔的質量。本單位的文件處理部門根據檔案管理的規定，對歸檔的文件進行登記和編目，對一些重要文件進行裝訂、編目，對一些不重要的文件及時進行銷毀，減輕我們的工作負擔。目前，電子檔案在很大程度上取得了傳統的檔案保存模式，電子檔案的管理、查找、整理更加方便、合理、快捷。但是在實現電子檔案的過程中，傳統的檔案保存具有自身的優勢。在實際的工作，我們建議把兩種方式進行結合，來提高我們檔案的管理水平。

2 歸檔文件的內容

為了提高一些機關單位的歸檔效率和質量，我們應該根據時代的需要，制定新的歸檔的管理方法，來提高我們的檔案管理水平。文件的歸檔是檔案管理的最后步驟，同時也是檔案管理的重要環節。

做好歸檔工作，既是歷史的記錄，同時也提高了我們檔案質量的基礎性工作。我們在進行歸檔的時候，要把握一個總的原則，那就是維持檔案的真實性，還原真實的歷史。下面我們對歸檔的工作進行簡單的介紹，在我們進行歸檔之前，我們要弄清楚文檔的來源。一般來說，歸檔的文件往往是上級一些機關單位發的文件，一些本單位重要的資料，還有一些同級別單位的文件，我們要弄清楚文件的來源。那么在歸檔的過程中，我們才能掌握工作的主動權。本單位的文件處理處理部門可以把文件進行簡單的處理，形成一份完整的文件，在文件處理部門在對文件處理的過中，可以根據文件的內容補充一些東西，使我們的檔案更加完整。因為文件處理部門了解文件的形成規律，處理后的文件有利于我們歸檔。在這些檔案中，我們需要體現本單位的基本面貌，一些政策方針的執行情況等不同的方面的介紹，這些方面應該是我們進行檔案處理的重點，同時，我們也需要刪除一些沒有保存價值的文件內容。

當我們把文檔進行簡單的處理之后，然后再進行檔案的分類。我們需要根據文件的保管年限進行相應的分類處理，這樣的分類是基于哲學的歷史唯物主義等相關的理論進行分析處理，然后根據文件的內容和作用對文件進行詳細的劃分，同時可以根據自己的工作經驗進行判斷，對文件的價值進行科學的分析，然后判斷文件的保管年限。

我們可以根據文件的使用時間進行劃分：第一種，有些檔案是需要我們永久進行保存的，這些文件能準確、全面概括本單位的歷史風貌，對于單位的建設和一些歷史方面的研究有著重要的指導意義，需要我們進行永久的保存。永久保存的文件包括本單位制定的一些政策性的文件和綱領，一些重要會議的記錄、一些報告記錄、統計分析表、員工花名冊、單位的一些人事的任免等，上級機關或者同級別機關一些比較重要的文件，這些文件我們需要永久進行保存；第二種，30年期保存的文件，這樣的文件一般是指本單位一些基本活動的記錄，這些文件在長時間對單位的工作有一定的指導和借鑒意義。所以我們需要長久進行保存。這些文件主要指人事管理的文件、會議的記錄文件、下屬機構送報的重要總結等；第三種，10年期保存的文件，一些文件在短時間內對本單位的工作有一定的指導意義的文件我們采用短期保管的方式進行歸檔處理，這樣的文件包括本單位一些事物的介紹、上級單位要求貫徹執行的文件、下級部門一般的工作總結等，我們只需要短期進行保存就可以了。

3 歸檔案卷或文件的質量要求

根據《機關檔案工作條例》、《歸檔文件整理規則》等有關文件的規定，檔案室一般不接收未經整理的零散文件材料。對歸檔案卷或文件的總的質量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯系，同時不能破壞文件材料形成的特點和規律，不同價值的文件要區別歸檔，方便檔案部門的利用和保管。在實際工作中應做到以下幾點：（一）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料，均應收集歸檔。歸檔文件的種類、份數及每份文件，均應齊全完整。

（二）遵循文件的形成規律和特點，層次分明。在立卷時應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個項目的材料，要把項目從立項到結束形成的材料組在一起，誰確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和過程，盡量做到一事一卷。

（三）區分不同價值的文件，分別組卷。在組卷過程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產生。

（四）卷內文件材料應保持彼此之間的有機聯系，系統排列。有相關聯系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復在前，請示在后；涉及會議的材料要按照時間順序進行排列；會議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結論性的文件在前，依據性的文件在后；產品銷售合同應按問題單獨組卷，再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷，卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國家標誰GB/T11822一2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行。

（五）對于跨年度文件材料的組卷和排列。除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的請示與批復，放在批復年度立卷；沒有批復的放在請示年度立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議放在會議開幕年度立卷。

（六）歸檔案卷在技術加工方面的要求：卷內文件材料按排列順序，依次編號，并填寫卷內文件目錄和卷末備考表。案卷標題應明確的反映卷內文件內容，并注明每個案卷的保管期限。

長期保存的案卷，卷內文件若有圓珠筆和鉛筆字跡，要有藍黑墨水筆或碳素墨水筆重抄或復印，連同原件一同歸檔。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。向檔案室移交的所有案卷都要按一定次序進行系統排列，并編定案卷順序號和數份案卷目錄。

4 結語

檔案在我們的生產和生活中的直接記錄，把檔案的公文進行分類保存對于檔案的科學管理有著重要的意義。在新的形勢下，電子檔案由于自身強大的優勢，取代了傳統的檔案保存模式，為我們的檔案保存工作帶來一些便利，同時，即使在電子檔案的歸檔中，仍然存在著一定的問題，需要我們不斷進行改進，那么我們的檔案保存和歸檔工作將會變得簡單，容易。

參考文獻

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