淺談林業(yè)檔案開發(fā)利用與規(guī)范管理

馬士麗

摘 要：林業(yè)檔案是在林業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理和科學研究活動中形成的，具有保存查考價值的文字、圖像、磁盤及其它形式的原始記錄，是林業(yè)的寶貴財富和無形資產(chǎn)。林業(yè)檔案反映了林業(yè)各個時期生產(chǎn)經(jīng)營、管理和科學研究的方向和動態(tài)，為以后的林業(yè)科學規(guī)劃提供了可靠的參考依據(jù)。林業(yè)部門在林業(yè)檔案管理中要不斷強化規(guī)范管理意識，加強標準化建設；加強林業(yè)檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值。

關鍵詞：林業(yè)檔案；規(guī)范管理；開發(fā)利用

林業(yè)部門的檔案管理工作主要是收集、整理和保存檔案資料以及對檔案信息資源進行開發(fā)利用。因此，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值，對林業(yè)部門的建設和發(fā)展起著重要的作用。林業(yè)發(fā)展對生態(tài)環(huán)境、氣候、人們的生活均有很大的影響，因此受到社會各界越來越多的關注。為了使林業(yè)能夠得到科學合理的發(fā)展，林業(yè)部門要做好林業(yè)檔案管理工作，充分發(fā)揮林業(yè)檔案的價值。

1 加強林業(yè)檔案的規(guī)范管理工作

1、強化服務意識，規(guī)范管理意識

要想科學有效的進行林業(yè)檔案管理，相關部門和工作人員必須樹立起正確的林業(yè)檔案服務意識和宣傳意識，利用檔案信息資源為林業(yè)的建設和發(fā)展服務。林業(yè)部門要總結以往林業(yè)工作的經(jīng)驗教訓，為林業(yè)部門科研工作者和決策階層提供準確的參考數(shù)據(jù)和工作經(jīng)驗。林業(yè)部門要積極主動向領導宣傳林業(yè)檔案的重要性，使領導決策部門對林業(yè)檔案工作引起重視，為做好檔案管理工作取得可靠保證。同時，林業(yè)部門還要向林業(yè)科技人員和其他工作人員進行宣傳，提高人們對林業(yè)檔案的重視程度，讓檔案意識扎根于工作人員的腦中，理解檔案管理工作是科學發(fā)展林業(yè)的關鍵因素。相關部門要樹立起科學發(fā)展林業(yè)的正確理念，全面保障林業(yè)的健康發(fā)展，提高林業(yè)管理工作質(zhì)量，正確理解林業(yè)檔案管理工作的重要性。檔案管理工作者要樹立全心全意為人民服務的堅定信念和勤勤懇懇的工作態(tài)度，不要計較個人得失，形成精益求精的工作作風。林業(yè)部門要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，把過去重保養(yǎng)、重收藏的管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)橹刭Y源開發(fā)、加強資源利用的理念，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的價值，把檔案管理工作從過去的保管型轉(zhuǎn)向決策型和多元服務型，把林業(yè)檔案的資源性能充分挖掘出來，為社會服務，為人民服務。

2、加強標準化建設，完善管理制度

科學化、標準化的檔案管理標準是檔案信息管理工作的基礎，也是保障和管理林業(yè)檔案信息和現(xiàn)代化發(fā)展的重要手段。國家林業(yè)局對林業(yè)部門的檔案信息資源管理工作非常重視，制訂了多項檔案管理規(guī)定及標準，這些標準和規(guī)定對檔案管理的日常工作細節(jié)都有相應的規(guī)定。同時，為防止檔案數(shù)據(jù)的遺失也制訂了相應的防范措施和補救辦法，絕對保護檔案信息資源內(nèi)容，避免數(shù)據(jù)損壞遺失給林業(yè)發(fā)展帶來巨大損失。在科學技術不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會，林業(yè)檔案管理逐漸形成了一個完整體系，因此，我們要更加重視建立和完善檔案管理體系和檔案管理制度，提高林業(yè)檔案管理水平。首先，林業(yè)部門應該把檔案意識貫穿于林業(yè)工作的每一項活動，實施目標管理，把林業(yè)檔案管理納入到林業(yè)發(fā)展整體規(guī)劃中來，把檔案管理列入領導的議事日程，同時對林業(yè)科研的研究過程和驗收鑒定以及獲獎等做好資料收集、歸檔工作。

在科研項目鑒定驗收時，林業(yè)檔案管理部門應該進行認真審查，完整、準確、系統(tǒng)的進行材料鑒定、系統(tǒng)歸檔。對于沒有完成文件階段任務的，要立卷歸檔，以免造成檔案管理的混亂和無序。在實際的檔案管理工作中，檔案工作人員要特別注意區(qū)分文件和資料，尤其是區(qū)分在形式、內(nèi)容以及作用等方面近似的文件資料。仔細斟酌、認真分析，減少檔案管理中信息資料的重復度和冗余度，提高檔案開發(fā)利用的效率。另外，林業(yè)部門要堅持“以我為主”的歸檔原則，注意保持全宗的完整性。在實際的歸檔工作中要分清主次、掌握重點，嚴格把守全宗入口，避免不該入檔的文件資料蒙混過關，也不能讓應該歸檔的文件材料散失。在立卷時，林業(yè)部門應該把具有內(nèi)在聯(lián)系的同類文件歸放到一個卷內(nèi)，保持同類文件的完整性。這樣可以使歸檔后的檔案既完整又不冗雜，提高檔案材料的利用價值，為林業(yè)檔案管理的標準化和規(guī)范化工作奠定基礎。

2 加強林業(yè)檔案開發(fā)利用，體現(xiàn)林業(yè)檔案資源價值

1、構建信息管理平臺，做好資料編研工作

在快速發(fā)展的現(xiàn)代社會，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了當前林業(yè)發(fā)展的需求。因此，林業(yè)部門需要建立先進的信息管理平臺，創(chuàng)新檔案信息資源管理的模式，確保林業(yè)檔案管理能夠適應當前社會對檔案信息的需求。林業(yè)檔案管理工作是一項非常消耗時間和人力物力的工作，如果把檔案管理的重點放在初步記錄上，就會在此環(huán)節(jié)消耗許多時間，從而導致在第二次、第三次的檔案編著質(zhì)量不能保證。因此，林業(yè)部門要利用現(xiàn)代信息技術進行林業(yè)檔案管理工作，構建林業(yè)檔案信息管理平臺，利用計算機技術進行檔案材料的搜集、整理、審查、歸檔，提高檔案管理工作的效率，保證電子檔案的完整性。

林業(yè)部門要積極開展林業(yè)檔案的編研工作，對檔案信息進行再加工，對一些分散的檔案材料和不夠?qū)I(yè)、系統(tǒng)的文件內(nèi)容進行仔細分類，對具有特殊用途的檔案資料使用特殊的方式方法進行編著。此外，林業(yè)部門要使用新的語言方式和新的體例對檔案資料進行深層次的加工和編排，使林業(yè)檔案的原始形態(tài)徹底得到改變，內(nèi)容更加簡潔，具有較強的針對性。這種方式簡化了工作程序，省去了查閱檔案原件的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理效率。我們可以利用現(xiàn)代信息技術，根據(jù)各個部門的工作特點，設定相應的檔案管理系統(tǒng)，把軟件系統(tǒng)與每個部門相互連接，達到信息共享、提高工作效率的目的，保證林業(yè)部門檔案管理工作順利開展。

2、注重檔案開發(fā)利用的超前性和效率性

林業(yè)檔案管理工作的目的是加強檔案資源的開發(fā)利用，挖掘檔案信息資源的潛力，從而使檔案信息更好地為單位服務，用實際工作效果證明林業(yè)檔案管理工作的重要性。編寫各類林業(yè)資料文件以及林業(yè)科研成果記錄都可以為林業(yè)發(fā)展和領導決策提供可靠的參考依據(jù)，使領導的決策更具科學性和永久性。隨著社會的發(fā)展，開發(fā)利用檔案信息資源成為了檔案管理工作的重要內(nèi)容，積極開展檔案編纂工作提高了檔案文件的利用價值，減少了原始文件檔案的直接利用，減少了檔案資源保存與利用之間的矛盾。針對一般性的查詢，人們只需要翻閱檔案匯編要求就能夠得到想要的信息，這就解決了檔案高質(zhì)低效的問題。檔案管理人員可以結合單位需求，編寫單位介紹、組織沿革、大事匯編、干部任免、職務晉升、單位各項基礎數(shù)據(jù)等匯編檔案分類，建立索引目錄，做到快速、高效的為檔案使用者提供服務，提高檔案資料使用價值，提升工作效率。

林業(yè)檔案的工作活力深深地隱藏在檔案的利用價值中，充分發(fā)揮檔案工作的活力能夠使檔案的使用價值得到最大化的體現(xiàn)。林業(yè)檔案工作人員要積極發(fā)揮檔案的橋梁作用，樹立高度的責任感和明確的服務意識，精心研究本部門的檔案開發(fā)利用特點，了解更多的單位活動信息，不斷完善和健全林業(yè)檔案，提高林業(yè)檔案的利用價值，與時俱進、不斷完善和創(chuàng)新檔案管理方式，為林業(yè)發(fā)展以及各個社會領域提供可靠的數(shù)據(jù)和信息形態(tài)，從而使林業(yè)檔案更好地為社會全面、協(xié)調(diào)發(fā)展做出應有的貢獻。

3 結語

總而言之，林業(yè)檔案管理工作，是林業(yè)科學發(fā)展的重要動力。合理開發(fā)利用林業(yè)檔案，能夠推動林業(yè)部門更加科學、快速的發(fā)展，對林業(yè)管理的進一步研究和探討提供有力的服務，能夠提升林業(yè)科學研究的實踐應用率，全面推動林業(yè)更加科學、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

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