如何做好重點項目檔案的收集整理工作

阮文萍

摘 要：建筑施工技術水平不斷提高給建筑業帶來較大促進作用，重點項目作為有利于社會經濟進步、促進城市化進程加快的工程建設，帶來較高經濟效益與社會效益。在重點項目快速發展階段，作為工程建設依據與資料，項目檔案的留存有利于為后續工程提供經驗教訓，因此我們必須要重視這類檔案管理工作，確保檔案收集工作的順利開展，促進檔案效用充分發揮。本文針對重點項目檔案主要內容進行闡述，分析其收集整理工作中存在的問題，提出有效改進措施，優化收集整理方式，促進重點項目檔案應用價值提升，為重點項目工程發展提供有力保障。

關鍵詞：重點項目；檔案；收集整理

重點項目檔案是重點項目工程的完整記錄，是重要的工程建設資料，在我國建筑工程發展中占有重要地位，通過應用重點項目檔案資料，能夠實現工程質量審查，為后續建設提供參考，有利于促進建筑業可持續發展，是提高企業經濟效益與社會效益的有力保障。建筑業飛速發展以及人們思想意識提高使重點項目檔案工作逐漸受到重視，在建筑工程中逐漸發揮其真正作用。在建筑市場競爭更加激烈的形勢下，為了提高市場競爭力，提高重點項目工程質量，需要做好重點項目檔案收集整理工作，提高相關工作人員收集整理水平，緊跟市場發展形勢，不斷改進與完善工作方式以適應市場發展。重點工程檔案是工程建設的重要組成部分，是工程從科研、立項、審批等工程前期到生產運行、工程評優、審計、后評價等全過程的真實記錄和全面反映，是工程建設的珍貴記憶和生產運行的重要資料，是工程創優的必備條件，同是也是企業的重要知識資產。

1 重點項目檔案工作現狀

重點工程檔案是勘察、設計、施工、監理、調試和建設管理等所有參建者在工程一線各種活動的直接記錄和原始記錄，是全體參建者勞動成果和智慧的結晶，也記錄了企業在工程建設過程中遇到的問題、面臨的困難、存在的矛盾、應對的策略、解決的辦法和積累的經驗等，具有重要的史料價值。重點建設項目檔案的收集范圍重點建設項目檔案是指從重點建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、監理、竣工投產全過程中形成的，具有保存價值的，應歸檔的各種載體的文件材料。其收集范圍主要包括以下幾個方面：

（1）立項審批文件主要包括項目建議書及批復、可行性研究報告、項目評估、環境預測評價報告，設計任務書、計劃任務書等。（2）設計文件包括初步設計、技術設計、施工圖設計、技術材料、專利文件、設計計算書，關鍵技術試驗，總體規劃設計，設計評價，鑒定及審批等。（3）施工技術文件主要包括施工定位測量、地質勘探資料、質保書、試驗報告，隱蔽工程驗收記錄、工程記錄及測試、沉降、位移、變形、監測記錄；圖紙會審、變更設計通知單等修改依據，工程質量事故報告及處理記錄，工程質量檢查、評定資料，焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄，設備、管線、電氣、儀表施工安裝記錄，質量評定、事故處理報告等等。（4）竣工文件主要包括建筑安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、測試記錄、隨工檢查簽證、記錄、工程變更單、重要工程質量事故報告、已安裝設備明細表。竣工圖主要包括：總平面圖，建筑、結構竣工圖，大型設備基礎竣工圖，電力、照明、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監控、電梯等專業竣工圖，建設用地范圍內地下綜合管網圖（含管線接口位置）等等。（5）監理文件主要包括監理合同、備忘錄、報告、會議紀要，施工質量簽證，監理規劃，監理三控制文件、協調文件等等。（6）設備文件主要包括設備、材料采購合同，出廠質量合格證明，開箱記錄，設備圖紙使用說明書、材料裝箱單，設備安裝調試記錄等等。

2 重點項目檔案收集整理中常見問題分析

1.一人兼多職，檔案管理員不專職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現了檔案人員兼職其他工作或者說其他工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負責文件的收發，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負責，投入到檔案管理工作當中去，出現了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題

2.檔案管理員工作能力有限，不利于電子檔案的收集與管理

當前的檔案管理人員大多年紀較大，對電腦的應用不熟練，不善于使用電子檔案，對收集與管理存在一些滯后管理。一些檔案人員對檔案工作不重視、不細心，導致的資料散失、不完整、錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞。

3.檔案的收集沒有統一要求，自成一體

由于事業單位沒有對檔案的收集工作進行統一的管理，也沒有給出固定的要求。隨著時代的發展，檔案從數量到形式上都發生了變遷，原有的制度中的條款沒有增刪，已經不再適合現代檔案的工作了，因此，自成一體，百花齊放是現代檔案資料存在的現狀。

3 如何做好重點工程建設項目檔案收集工作

1健全檔案管理制度

科學合理的檔案管理制度是保證重點項目檔案收集與整理工作效用發揮的基礎條件，有利于建立系統完整的檔案資料。建設單位必須堅決改變重施工輕管理、重進度輕檔案的工作方式，根據工程檔案在工程建設中環環相扣的特點，堅持以過程管理為重點，提出工程必須以檔案為基礎的管理思路，形成提前介入、對口管理、跟蹤監督、同步驗收、合同制約、經濟保證等一套形之有效的管理辦法。明確各參建單位在項目檔案管理中的職責，才能保證工程項目檔案工作的順利推進。必須從建設項目開始，就建立科學、合理、適用和可操性強的一整套建設項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、各方制責、獎勵處罰等方面做出明確的規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗收等重要問題，提出具體要求，使其有章可循。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位的管理規范化，從而有效地控制檔案的形成質量。

2對檔案工作人員的要求

檔案數據的真實與完整是保證檔案管理效用充分發揮的基礎，是工程建設的依據，因此需要提高工作人員專業水平，促進工作人員責任心與工作積極性提升，要求工作人員對實際施工現場進行調查，確保數據符合事實；加強與相關施工人員交流，宣傳檔案管理制度標準，使檔案收集整理與工程現場銜接緊密，提高施工人員配合度，使所收集數據資料更具有完整性并符合管理標準，使相關收集整理工作量降低。當工程施工結束，進入驗收階段時，需要管理人員與施工單位以及質量監管部門進行聯系，對竣工后資料收集整理，確保檔案具有整體性與系統性。

3科學化管理

科學技術的進步以及計算機技術的發展使各行各業工作方式得到轉變，重點項目檔案的收集與整理同樣能夠利用先進科學技術對檔案進行數據化管理，促進檔案收集整理準確性提升，帶來更高工作效率，減少占用空間、提高儲存容量。

4 結語

隨著社會經濟不斷發展，建筑業飛速進步，重點項目得到提升，社會逐漸意識到重點項目檔案收集與整理工作在重點項目工程中的重要地位。促進重點項目檔案收集與整理工作效率提高，需要完善檔案管理制度，提高相關工作人員專業水平，加強與工程各部門間聯系溝通，提高檔案收集整理數據準確度。只有保證收集與整理工作水平提高，才能促進重點項目工程建設水平進步，從而為建設單位提供更多經濟效益，促進社會效益提升并提高建筑業可持續發展能力，為其他行業提供有效參考。

參考文獻

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