如何處理檔案利用與保密的關系

劉玉芬

【摘 要】保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是每個檔案管理人員的神圣職責，我們要認真履行這一職責，把檔案保密工作中的每一個環節都做到萬無一失。

【關鍵詞】檔案；利用；保密

一、做好檔案保管過程中的保密工作

1.檔案庫房管理是檔案保密的重點。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層。庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止人內。

2.檔案管理是檔案保密的核心。首先，要提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員對保守的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止 “無形”的儲存在頭腦中秘密的泄露。由子檔案管理人員經常接觸大量的秘密，這些秘密隨著主人的活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。其次，要加強保密檔案的日常管理。保密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。保密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密，應及時查明原因，進行補救。

3.做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。確定保管期限的原則是，正確和鑒別檔案的現實作用，根據本單位工作的需要和積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據本單位秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對本單位的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該單位秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密、法規的保護，產生法律效力的時限。

4.檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排列整齊規范，有規可循，有目寸查。檔案保管工作的任務是艱巨的。也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案管理人員要持之以恒，時刻警惕。防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

二、進一步做好檔案開放前的準備工作

一成不變地看待檔案的秘密牲，無視其秘密牲的時效和范圍，是不對的。但如果缺乏保密觀念，對保密檔案無視其秘密牲，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

2.做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為 “絕密”、“機密” 、秘密” 三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案管理人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效牲。對外開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

3.做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要在利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學 組卷合合理、編目清楚、排列系統的要求。

三、做好檔案開放利用過程中的保密工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：一是制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽、外借. 復制等制度。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。二是隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題。從中掌握利用工作的規律。

四、正確處理好檔案保密與利用的關系

在日常工作中，檔案管理人員受傳統保密觀念影響，往往過分重視檔案的保密。而輕視或忽略了檔案的利用，從而使檔案管理工作普遍存在著“重保輕用”的現象。這種檔案資源的利用不足，無疑也是我們檔案工作的一個缺憾，由此而產生的一些弊端也值得我們作認真的反思。這些弊端包括：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要。