新形勢下對檔案完整安全原則的再思考

汪坤

摘 要：隨著信息技術不斷進步，我國開始向信息化社會轉變，計算機技術與信息技術在各個領域都得到廣泛發展。檔案工作在國家發展過程中占據重要地位，因此在社會發展新形勢下有必要促使其向信息化發展方向轉變，需要完善檔案管理制度，促進檔案管理水平提升，提高檔案完整性與安全性，從而適應新的社會發展形勢，使檔案工作充分發揮其重要作用。本文針對新形勢下檔案的"完整安全原則"進行探討，分析檔案工作能力進一步提升的優化措施，為檔案工作效率提高提供幫助，促進其服務質量提升。

關鍵詞：新形勢；檔案工作；完整安全原則

檔案工作在我國社會發展中占有重要地位，各行各業發展都離不開檔案的應用，檔案是企業或組織機構歷史的記錄，使其發展依據，具有一定法律效用，因此其可靠性較高，其應用具有普遍性。檔案工作與其他工作性質不同，其以檔案為主要管理對象，因此需要保證檔案的真實性與準確性。檔案工作與社會發展有緊密聯系，在新的發展形勢下，為促進檔案工作效率提升，使檔案工作與時俱進，充分發揮其重要作用，需要與先進科學技術結合，思考檔案的完整安全原則，加強制度管理，聯系工作實際，使檔案工作實用性提升。維護檔案完整與安全原則，能夠保證檔案工作具有真實性，實現對歷史的忠實記錄，從而提高檔案工作效率。在新形勢下進行電子檔案建設，使檔案工作向信息化趨勢轉變。

1、檔案生存面臨新挑戰

計算機技術與信息技術的發展令社會更加現代化，信息化技術在各行業得到廣泛應用，為適應現代化社會發展與挑戰，要求檔案工作同樣向著現代化方向轉變。基于信息化技術而出現的電子檔案使檔案工作效率得到有效提升，但同時也給檔案工作發展帶來較大問題，使檔案工作面臨巨大挑戰。首先，電子文檔所處環境較復雜，而在工作過程中缺乏有效管理統一，給檔案管理工作帶來一定阻礙，不利于各部門統一管理，其具體系統形式不夠規范；其次，電子檔案的網絡管理始終存在較明顯問題，例如，在對檔案進行自動化建設時，其建立過程中缺乏相關部門的監督管理，導致檔案工作人員對網絡檔案系統了解程度不夠，不能熟練應用現代化設備，不利于網絡系統電子檔案效用的發揮；最后，電子檔案的長期保存存在一定問題，科學技術進步令網絡操作更加復雜，其保存方式更加繁瑣，使檔案的調取受到阻礙，檔案工作效率得不到提升。

2、檔案完整安全面臨新課題

檔案工作的意義隨著社會形勢變化而不斷轉變，信息化技術的發展與現代化檔案工作的進步令管理部門對檔案完整性的保持與安全性的維護方式開始改變，這種轉變給檔案工作帶來新的機遇與挑戰。為維護檔案完整與安全，需要堅持以下幾點：

（1）在新形勢下，相關管理部門要保證檔案具有完整性。在數字化的發展下，電子檔案是在流動狀態下，容易出現丟失的情況；由于電子檔案本身就具有繁瑣性，并且儲存形式也有很多種；依據處理流程的日益增多，容易讓儲存的檔案出現分散的情況，容易損失；

（2）在新形勢的發展下，確保檔案具有安全性。電子檔案在很大程度上都會計算機系統產生依賴，這樣就會讓檔案信息不能對自身起到保護的作用；電子檔案具有一定的信息特性以及相關的載體物化性，從而讓維護技術實施起來不容易；在網絡復雜情況下，會讓電子檔案中的相關知識產權加以保護。

3、檔案信息安全管理基本要求

檔案信息系統的建設方案要經過相關論證，釆購流程符合規范，設備通過相關檢測，信息系統正常運行并通過驗收。檔案信息系統應當配備正版軟件，使用通過國家認證的防惡意代碼軟件。檔案局域網應與互聯網物理隔離，局域網應具備非法外聯監控能力。局域網主干采用光纖鋪設，核心網絡設備（服務器、交換機等）應有冗余。檔案信息系統機房建設應符合安全標準。機房和辦公場地應選擇在具有防震、防風和防雨等能力的建筑內。機房位置應遠離強電磁場、強振動源、強噪聲源、粉塵、油煙、易燃易爆等場所和區域，理工作的職能部門，設定安全管理崗位，明確職責，提出相應機構各個部門和崗位的職責、分工和技能要求。應根據各個部門和崗位的職責明確授權審批部門及批準人，建立逐級審批制度，對系統投人運行、網絡系統接人和重要資源的訪問等關鍵活動進行審批。應制定檔案數字資源和系統安全工作的管理制度、操作規程，形成由安全策略、管理制度、操作規程等構成的全面的安全管理制度體系。應定期檢查系統日常運行、系統漏洞和數據備份等情況，匯總安全檢查數據，形成安全檢查報告，并對安全檢查結果進行通報，并及時對存在不足或需要改進的安全管理制度進行修訂。

4、對“完整安全原則”的再認識

在新形勢的發展下，檔案的相關性質都在不斷的改變，在以往的檔案工作中堅持安全完整的制度應當從全新的角度來認識。筆者依據多年經驗以及結合實際情況認為，對“完整安全原則”闡述內容應當分為以下兩點：一點是相關部門應當對電子檔案的安全進行合理的預防。其中，電子文件是因為特別的規律而形成的并且與文件時間的運轉狀態，把以往的相應工序事先形成文件的時期，而且再將電子文件自身的特點、計算機管理的標準等方面有效的結合，進而讓電子文件不管是在收集還是在歸檔等工作上都能夠達到豐富的效果。

5、維護檔案完整與安全的對策

5.1擴大宣傳力度，增強安全意識

要建立完善檔案安全體系，必須擴大檔案安全的宣傳教育，將檔案保護意識（含責任意識、憂患意識、防范意識、法制意識）融入檔案的價值理論中，提高全社會的檔案保護意識，營造科學發展的檔案安全保護環境；利用網絡、報刊、雜志、宣傳欄、法制宣傳日、送檔下鄉等方式，要把檔案安全宣傳作為社會公眾提供檔案信息服務和擴大檔案工作社會影響的重要工作來抓，不斷擴大檔案宣傳的影響與實效。

5.2爭取領導支持，改進設施設備

必須積極爭取領導的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事來抓，要穩步推進檔案安全體系建設工作，就要把檔案安全體系建設工作納入檔案事業發展規劃，并提出具體的實施目標與措施；努力做到把檔案安全體系建設工作納入同級安全生產委員會的檢查、監督，并成為與各單位簽訂《檔案目標管理責任書》中的重要考核項目，明確各部門的職能職責，實行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。

6、結語

綜上所述，檔案應當具有安全性與完整性，相關部門需要保證檔案的真實性，實現對歷史狀況的保護，在檔案工作中相關管理部門應起到促進效用，其工作方式應符合社會形勢發展需求與檔案事業發展要求。對檔案的建設應以安全為核心，提高其防范能力。促進檔案工作安全性提升，延長檔案保存與應用時間，從而使檔案工作效用得到充分發揮，為檔案工作水平提升提供便利條件。

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