電子技術在水利工程技術檔案中的應用

黃志鵬

摘 要：水利工程施工結束后，會留存大量的材料，這些材料主要包括投標書、合同書、圖紙等，這些材料的內容比較多，材料的類型也比較多，這就給工作人員的整理造成了巨大的困難。很多工作人員在整理這些材料時，感覺比較混亂。在信息技術水平不斷提高的背景下，水利工程領域人員在水利工程技術檔案中開始運用一種先進的技術——電子技術，在整理檔案中運用先進的電子技術，不僅可提高工作效率，而且可保證檔案資料的完整性。

關鍵詞：電子技術；水利工程；檔案；策略

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A

一、嚴格把好分類關

水利工程技術檔案的類型是比較多的，有綜合水利工程、電力工程、水文科教等，工作人員在進行歸檔時，應該做好分類工作。第一，批復性文件，該文件是水利工程前期工作的產物，工作人員在對相關資料進行歸檔時，應該保證資料的完整性，這樣在施工時才能有重要的資料參考。第二，協議性文件，該文件包括的類型也是比較多的，有工程立項后和工程開工前的文件等，在對這些材料進行歸檔管理時，應該小心翼翼，不能忽視工作中的任何一個細節。第三，信函性材料，該材料主要是工程建設指揮部有關單位之間的重要信件，包括設計項目修改通知單、施工報告單等，在整理這些資料時，應該保證資料的完整性。第四，原始記錄材料，該材料包括施工程序記錄、施工代表記錄、工程驗收記錄等。基于這些材料是施工中比較重要的材料，所以在對這些材料進行歸檔時，應該杜絕錯誤的發生。第五，圖紙，圖紙包括的內容也是比較多的，主要有總體工程圖紙、單項工程圖紙以及施工分解圖紙等，這些圖紙對施工有著重要的指導作用，所以應該保管好這些資料。工作人員只有做好資料分類工作，才能保證重要資料的完整性。

二、檔案的收集與整理

在運用電子技術對水利工程檔案進行管理時，首先應該對電子文件檔案進行收集。工作人員在對電子文件檔案進行收集時，應該保證和收集紙質檔案是同步的。

工作人員在收集電子文件檔案時，應該使文件的存儲路徑、文件名、文件格式是規范和統一的。工作人員在整理電子文件檔案時還需要檢測文件是否有病毒，如果在檢測中發現病毒，應及時殺毒。工作人員還需要檢測電子文件檔案的內容和紙質內容是否一致，主要對檔案中的數據、操作流程等進行全面系統的檢查，在確定電子文件檔案沒有病毒并且和紙質檔案的內容相一致之后，再交檔案部門歸檔。

三、檔案的利用與管理

在進行工程建設和工程管理時，利用電子檔案主要包括四種方式，分別是提供拷貝、通信傳輸、直接使用、網上共享。基于電子文件檔案的形成和處理是依賴計算機的，所以對管理人員的要求比較高。管理人員在對電子文件檔案進行管理時，只了解檔案的規定、要求是遠遠不夠的，還需要掌握一些專業的計算機知識，這樣才可以提高工作效率和質量。

對電子文件檔案進行管理需要滿足三個條件：首先，配備專用的計算機，配置數字掃描儀、光盤刻錄機等設備。其次，安裝和建立數據查詢和管理系統。最后，管理人員在管理電子文件檔案時，應該定期檢測電子文件和讀取設備，如果更新設備或者需要擴充系統，需要遷移電子文件。

四、檔案的安全管理

對電子文件檔案進行安全管理是一項重要工作，做好這個工作才能保證檔案信息所處的環境是安全的。對電子文件檔案進行安全管理主要有三個方式：第一，隨時備份，可以把電子文件檔案存儲在能夠脫機保存的載體上，這樣可以保證檔案信息的完整性。第二，制作和電子文件檔案內容一致的紙質檔案，并且做好紙質檔案的歸檔工作。第三，在使用電子文件檔案進行網上交接時，要及時檢測網絡環境是否安全。工作人員可以建立計算機內外兩套網絡系統，設置隔離卡，為電子檔案傳輸創設一個安全的環境。

五、結語

科學、系統的水利工程技術檔案管理體制是提高檔案管理工作質量的關鍵，因此，水利工程部門應該探究出完善的檔案管理體制，使檔案管理工作不再是混亂的，而是有條不紊的，這樣的檔案管理工作才是高效的。

參考文獻：

[1]張 明.水利水電工程地質計算機應用綜述[J].價值工程，2011（6）：10.

[2]賈 碩.水利水電工程生態環境影響評價指標體系與評價方法的研究[D].保定：河北農業大學，2011.endprint