新時期機構編制檔案管理初探

許健函

摘要：在新時期如何創新機構編制管理工作，優化配置管理資源鞏固機構改革成果，是機構編制管理部門面臨的挑戰和新的課題。

關鍵詞：機構編制；管理；研究

一、增強檔案管理人員的素質，是做好機構編制檔案管理工作的前提

機構編制檔案管理既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，要求檔案人員既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力、創新理念和服務意識，改變檔案保管員的角色定位。

一是推行競爭上崗，配強檔案人員。檔案人員素質的高低，是制約機構編制檔案管理工作水平的決定性因素。市編辦選拔政治覺悟高，有較強責任心和事業心的干部從事機構編制檔案管理工作，通過公平競爭、擇優上崗，切實增強檔案管理人員的危機感，從而激發工作熱情，最大限度地發揮個人潛力，使機構編制檔案管理工作充滿生機與活力。

二是強化學習培訓，提升業務水平。積極鼓勵機構編制檔案管理人員及時“充電”，定期組織參加各種檔案業務培訓，或到先進地區學習借鑒先進的管理經驗，并邀請省、市檔案館檔案管理專業人員作業務指導。同時，不斷加強檔案管理人員對各項機構編制業務知識的學習，促使檔案人員拓寬視野，了解檔案工作的最新情況及發展動態，熟練運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。

三是完善激勵機制，促進工作創新。市編辦健全完善了一系列鼓勵創新的考核辦法、獎懲制度等，激勵檔案人員適應新形勢，抓住新機遇，提出新思路，解決新問題，打破傳統的條條框框和管理模式的束縛，力爭在機構編制檔案管理上實現新突破。

二、提高檔案材料的標準要求，是做好機構編制檔案管理工作的重要保證

機構編制檔案材料齊全與否、質量高低，是衡量檔案管理工作水平的重要標志。為解決機構編制檔案材料普遍存在材料缺漏、質量標準不高等問題，市編辦從檔案管理的源頭出發，提前介入，在歸檔材料要求上念好“精、全、快”三字經。

一是對檔案材料求“精”。形成的檔案材料既要完整，又不能太雜，對涉及編委（辦）文件、機構改革文件、黨委政府對機構編制事項的審批文件、事業單位登記形成的文件、機構編制實名制管理材料、機構編制核查形成的材料等，要全部整理歸檔，把不在歸檔范圍的材料盡量清除，力求簡潔、明了。此外，由于種種原因，在機構編制工作中，沒有形成文字資料或沒有完整文字資料時，以“記事”的方式，盡最大限度進行客觀地記載，并爭取領導對記載的認可或審定，及時歸檔，起到一定的“補救”或參考作用。

二是對歸檔結構求“全”。在做好紙質載體歸檔管理工作的同時，對實物檔案、聲像檔案和新介質檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時把散存的有價值、有特色的機構編制檔案材料整理歸檔。市編辦先后投資十萬余元，配備了攝像機、掃描儀、照相機、移動硬盤、優盤、刻錄光盤、錄音筆等辦公設施。歸檔門類的擴大，從根本上改變了傳統檔案管理中載體、內容相對單一，珍貴有價值檔案資料匱乏等現象，確保了機構編制檔案信息更加完整和規范。

三是對歸檔時間求“快”。對在歸檔范圍內的材料一經認定立即按要求進入管理程序，迅速準確地錄入機構編制檔案管理軟件。自形成為檔案材料始，便將材料基本信息，如成文機關、日期、發文字號、文件標題、主題詞等主要信息輸入管理軟件，同時進行臨時編號，便于隨時查閱和跟蹤管理，防止檔案材料“失蹤”。

三、促進管理方式由傳統向現代化轉變，是提高機構編制檔案管理水平的重要手段

目前，現代化的管理手段雖已被廣泛應用于檔案管理工作中，但多數僅限于檔案目錄的輸入、輸出或檢索。為此，市編辦實施了以“三化”為標志的管理新技術，大力提升了信息技術在機構編制檔案管理上的應用空間。

一是檔案管理實現程序化。本著簡捷實用、易操作的原則，研究開發了機構編制檔案管理程序。利用該程序，除進行檔案目錄輸入、輸出和檢索外，還可以對檔案進行分類、統計、匯總和信息的簡要查詢，打破了傳統管理的局限。

二是庫房管理實現智能化。按照庫房管理智能化的要求，市編辦對檔案室安裝配置智能控制系統，實現了對溫度、濕度、消毒滅菌等設備的智能控制，提高了檔案材料存放的質量。

三是檔案傳閱實現網絡化。市編辦積極提倡無紙化辦公，將需要歸檔的文件材料掃描入電腦，利用網上辦公系統，供各部門單位傳閱，既保證了檔案材料的質量，又節省了傳閱時間，提高了工作效率。

四、強化程序意識，樹立部門權威

機構編制管理是內部行政行為。在機構編制管理工作中，各級機構編制部門是具體工作的承擔者，必須堅持按原則辦事，按政策辦事，按制度辦事，按程序辦事，把好入口、疏通出口，才能樹立機構編制管理部門的權威，充分發揮機構編制部門的職能作用，并與有關部門密切聯系，相互配合，共同建立機構編制管理的新模式和新機制，真正把機構編制管住管好。

嚴格執行集中統一管理的程序，凡涉及職能調整和機構、編制、領導職數增減的，統一由機構編制部門審核，按程序報批，其他任何部門和單位無權決定機構編制事項；對有關部門和單位無專題申報、違反審批程序和制度的機構編制送審事項，機構編制部門不予受理；對未經編委、編辦研究的重大機構編制問題，黨委、政府不得將其列入會議議題。

五、加強監督檢查，查處違規行為

監督檢查是加強機構編制管理工作的重要環節和有力抓手。隨著管理水平的不斷提升，人們的編制意識越來越強。但一些地方和部門還不同程度地存在著違反規定擅自增設機構、超編進人、超職數配備領導干部、上級業務部門干預下級機構設置和編制配置等現象，對已經發生的機構編制方面的違法事項，應當及時查處，以防止同類事項的蔓延，所以加強機構編制監督檢查工作勢在必行。

及時對違反機構編制管理法規的人和事進行嚴肅查處。凡違反機構編制管理規定超設機構、超編進人和超職配備領導干部的，機構編制管理部門要及時查處、限期糾正，落實責任追究。要在中央關于機構編制管理監督檢查各項規定的基礎上，研究制定實體性、具有可操作性的機構編制違規違紀行為責任追究和處理辦法。

六、結束語

機構編制檔案是機構編制部門工作的原始記錄和記載機構編制工作全面發展的重要文獻，是重要的法律資料和信息資料，不但為機構編制部門依法依規開展工作提供事實依據，而且為領導決策提供真實、可靠的數據資料。

（作者單位：吉林省公主嶺市機構編制電子政務中心）endprint