論城市建設城市檔案管理中的信息化建設

王玉召　馬金貴

摘要：隨著城市經濟的不斷發展，城市各建筑的不斷崛起，對其相關文件進行的歸檔即城市建設城市檔案管理的要求也越來越高。在如今的信息化程度越來越高的現代社會，提高城市建設城市檔案管理的效率和其利用率，結合信息化建設進行城市建設檔案的管理勢在必行。通過城市建設城市檔案管理的信息化能夠提高城市建設城市檔案管理質量，文章從城市建設檔案管理信息化的現狀出發指出發現的問題，提出一些關于城市建設城市檔案管理信息化建設的建議。

關鍵詞：城市建設；城市檔案管理；信息化建設

導言

隨著科學技術的不斷發展，信息化技術在各種各樣的應用中被廣泛的應用，在我們事業單位推廣信息化技術時，信息化建設已經被全面的應用在城市檔案管理的工作之中，并發揮了重要的作用，有了檔案信息化我們在企業中會節省很大的精力，所以實現檔案信息化建設是必要的。近年來，城市檔案管理的建設已逐步由傳統模式向現代模式進行轉化，也從我們的文字記載逐步成為信息數字的記載。通常我們單位都需要進行城市檔案管理，而將檔案管理信息化又可以更高效的提高我們的工作效率，而且不同于傳統管理方式，可以使我們的檔案資料保存的更加完整，并將信息進行合理的運用，雖然如此，在檔案管理信息化轉型的過程中，仍舊存在這一部分問題，而只有我們去面對、清除了這些問題，我們檔案信息化建設才會有更高層次的提升，才能有一個質的飛躍。

一、城市檔案管理信息化建設的重要性

（一）滿足社會發展需求

在社會生產和生活中，所有事宜都要求講依據、講證據，而能夠提供依據和證據的正是檔案，因此，社會對城市檔案管理引起了高度重視，不斷創新和研究城市檔案管理的方法。隨著市場經濟和科學技術的發展，各行各業實現了信息化管理和自動化辦公，因此，對城市檔案管理提出了更高的要求，城市檔案管理信息化建設迫在眉睫。在信息化建設的過程中，會生成很多電子文件。比如說制造業應用 CAPP 、 ERP 、 OA 等系統，設計院應用專業設計系統、 PDM 系統會生成大量的電子文件，與傳統紙質文件不同的是，電子文件具有多樣化的類型，在管理、使用和歸檔過程中需要一套科學的管理系統，這樣才能真正實現城市檔案管理信息化，提高城市檔案管理的質量和效率，加強檔案資源利用率。

（二）滿足檔案部門管理發展需求

各行各業在利用信息技術的發展過程中，生成了大量的電子文件，如果繼續采用傳統的城市檔案管理方式將無法滿足當前發展需求，因此，必須要改變傳統的城市檔案管理觀念，創新檔案管理方法，培養城市檔案管理人員的計算機操作能力。在信息化的城市檔案管理過程中，城市檔案管理人員只需要通過一臺電腦就能完成城市檔案管理的所有工作內容，例如檔案檢索、分類、歸檔、匯總等，能夠快速為領導決策提供有效、準確的信息，為企業發展提供更加快捷、優質的服務。因此，城市檔案管理信息化建設迫在眉睫。

二、城市建設城市檔案管理信息化建設發現的問題

（一）城市檔案管理的標準化水平較低

在我國的城市檔案管理工作中還存在著大量的不足，使我們的一些工作部門在我們城市檔案管理的規范性，準確性等工作的建設還需要進一步的進行提高。此外，各地區和各單位的發展各不相同，為城市檔案管理和檔案信息化建設起到了一定的阻礙作用，對部分甚至嚴重落后的地區缺乏足夠的重視，這些問題嚴重的導致了信息資源的統一建設，同時也阻礙了我們管理工作的進一步發展。

（二）缺乏組織領導意識

信息化建設中，必須積極主動推進城市建設城市檔案管理信息化的建設工作，對工作中的責任要落實到位，明確各員工的工作職責所在。要提倡開拓進取，不斷提高信息化的學習，領導者要加大對信息化建設的關注度，加大力度提高檔案信息化建設的發展，提高工作的積極性和效率。

（三）缺少統一標準和相關規范的約束

城市建設檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。然而現狀為：計算機的軟件開發不具有整體規劃性，其相關軟件在通用性、實用性等方面存在較為嚴重的不足；缺乏技術上的支持和相關網絡技術作為后盾，這些因素都嚴重影響著檔案信息化建設的進程。

三、加強城市檔案管理及檔案信息化建設的措施辦法

（一）推動城市檔案管理工作規范化及標準化進程

目前，我國各地的城市檔案管理工作還存在著規范化程度不高、信息管理體系建設存在諸多漏洞的問題。檔案管理的具體工作和在信息化建設的過程中，制定統一的工作標準，這不僅有利于企業提高效率和資源利用率，也能保證城市檔案管理工作的質量。事實上，技術人員在進行文本轉換為數字信息的工作過程中，不僅僅要做那些表面上的工作，更要對信息進行歸檔，存儲，我們要把工作的每一部都詳細化，只有這樣，將檔 案管理和信息化建設工作進行具體的實施，才能防止在未來的工作中出現一系列的問題。

（二）加強對城市檔案管理信息化建設人才隊伍的培養

城市檔案管理信息化建設過程中需要大量的工作人才，在這項工作中需要他們給出謀劃策，需要他們專業的技術理念，和專業素養。但就我們現在的水平來說，從事文獻管理的高級技術人員的數量又是少之又少，技術人員的專業水平更需要進一步的加強。所以，各企事業單位要積極的引進城市檔案管理信息化建設的人才，逐漸擴大城市檔案管理信息化建設的工作隊伍，更要加強對工作人員的管理，使其在有序的工作中發展城市檔案管理信息化建設。

（三）提高對檔案管理信息化建設的認識水平

我們的部分企業和機構同時還要積極的進行開展培訓教育工作，使員工對該項技術更加了解，并使他們充分的認識檔案管理信息化建設的重要性。讓他們明白信息化建設給我們社會的發展，工作效率的提高帶來的優勢。此外，有關單位和部門的管理階層和領導要不斷提高自己的責任意識，采取有效的措施和手段，不斷建立和完善檔案管理責任制，制定合理有序的檔案信息化建設，并將檔案信息化建設大為推廣，使各企業實現檔案信息化的建設。

結語

眼下，城市檔案管理信息化建設是城市檔案管理發展主線，是時代發展和現代城市檔案管理的客觀要求。 我們應緊跟時代的步伐，積極探索、勇于實踐，努力推動城市檔案管理實現信息化高效和快速建設。 在實踐中，我們要總結經驗，借鑒國外或發達地區的先進做法， 使其更好地保障城市檔案管理信息化發展建設，為經濟社會發展助添新的發展動力，為檔案管理的大發展謀求新的發展路徑。

參考文獻

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