基于工作流管理的高校行政管理自動化研究

陳雪琴

各大高校倘若想要增強自己的核心競爭力，提升高校的行政管理能力是必然選擇。如今，高校行政管理中存在著些許的問題，為了改善當今高校行政管理中的不足，建議加強系統建設和模式創新等方面。一方面，認識到工作流管理技術的重要性并在高校行政管理自動化體系中加以應用，以實現資源優化、高校行政管理業務規范化、工作流管理技術的監督控制集中化等；另一方面，在對高校行政管理模式進行創新時，要結合知識管理、質量管理、服務從政等方面，從而提高高校的辦學效益。

工作流高校行政管理自動化隨著社會的進步和時代的發展，知識經濟社會的勢頭愈演愈烈，高校教育既面臨著千載難逢的發展機遇，同時也面臨著嚴峻的挑戰。高校行政管理水平是反映高校辦學綜合質量的一個重要性因素，如何提高高校行政管理水平以及工作效率是當務之急，也是全面提高學校綜合能力和核心競爭力的必然選擇。

一、工作流管理技術概述

工作流管理技術，簡而言之，就是一門以過程建模和過程管理為基礎的專業性技術，它不但能夠完美結合人工的行為和機器的行為，還能夠通過應用程序以及建模工具實現交互行為，最后對業務的整個流程進行自動化處理。工作流管理技術可以應用在其他各個系統中，通過二者的有機結合，為系統提供業務流程建模、管理和控制的技術支持，以便能夠滿足組織日益增長的各種業務管理目標的需求，比如，資源規劃系統、電子政務、辦公自動化系統、客戶關系管理系統、項目管理、供應鏈管理等，實現政務公開、行政辦公流程優化重組。

如圖1所示，這是目前工作流管理系統的體系機構和參考模型。該體系結構通過依靠過程建模工具來建立過程模型，并且在對過程模型進行解釋說明時引用了組織機構的模型數據，工作流引擎能夠憑借發送請求消息的手段來獲取相關工作流控制數據，同時通過對其控制來辨別每個過程的狀態。

如圖2所示，接口1是包含工作流引擎的工作流執行服務和過程定義工具之間的接口，主要的功能是解釋、讀寫以及訪問工作流模型；接口2是包含工作流引擎的工作流執行服務和客戶應用之間的接口，主要的作用是約定客戶應用和工作流執行服務之間的訪問防水；接口3是包含工作流引擎的執行服務和直接調用程序之間的接口；接口4是包含工作流引擎的各個工作流執行服務之間的相互操作接口；接口5則是工作流執行服務和管理工具之間的接口。

二、工作流管理技術在高校行政管理中的應用

如圖3所示，客戶端的界面設計在客戶應用層進行，同時借助可視化建模工具，設置用戶的權限管理，分別為管理員界面和普通用戶界面，顯示在Web瀏覽器下，在限制信息顯示范圍的同時設計動態頁面表現。工作流、業務管理邏輯層作為中間層，是能夠被客戶應用層隨時調用的，并且能夠通過服務器端腳本來創建Web頁面，使用組件對象模型組件與工作流引擎交互。主要由涵蓋組件對象模型的工作流引擎和業務組件組成，保證權限工作流是依據權限來執行服務組件對象模型的接口的，并加以協調運用，對工作流建模工具自定義的業務過程進行解釋說明，集成工作流組件，自動化處理業務信息。數據服務層的內容主要有工作流數據以及應用數據，它的主要功能是幫助工作流、業務管理邏輯層獲取相關的數據來源?？蛻魬脤?，工作流、業務管理邏輯層，以及數據服務層這三層結構模型在中間層將業務組件和工作流引擎進行整合和集中處理，在用戶界面和數據服務中將工作流執行服務分離出來，極大地減少了系統維護和管理的成本以及費用。 以工作流管理系統體系結構、工作流管理參考模型、計算機系統結構等為基礎能夠設計一套高校行政管理系統，如圖4所示。圖4中，高校行政管理系統共有應用層、基礎平臺以及網絡層三層。比如，應用層包含了業務系統、對外服務系統以及統計分析決策支持系統，同時具備了面向政務工作的基本應用框架；對于基礎平臺而言，跨平臺的信息通信、時間管理以及流程控制、協同工作、智能短信、智能郵件等以及對數據資源的訪問、提取、轉換、過濾和綜合等需求的滿足是當前主要任務；而至于網絡層，則主要是相關的軟硬件基礎設施，其中涵蓋了核心安全網、信息服務發布網以及內部安全網。每個平臺除了具備各自的基本功能之外，還要有強大且可靠的安全體系來保駕護航。

三、高校行政管理創新對策

（一）更新高校行政管理理念，創建服務型行政管理模式

早在1938年，德國的著名行政法學家厄斯特.福斯多夫就已經提出了“服務行政”的先進理念，從那以后，相關學者、行政管理人的研究重點便逐漸轉移到建立服務行政中來。重點建立服務行政的具體表現分別是：對行政管理體制不斷創新完善，提高行政體制的適應性、可調節性，保證行政管理體制不斷滿足組織對行政服務功能的不斷變化的要求和目標；組織依法行使自己的權利，最大限度的履行為群體利益服務的義務；將原本作為權利的載體的行政逐漸轉變為為群體組織提供服務的實體，實現“管理型行政”向“服務型行政”的過渡。明確高校行政部門的工作職能，加強行政部門的服務能力，可以依靠下放高校行政管理自主權、改革高校后勤社會化制度、改革人事制度以及分配制度、建設現代大學制度等方向來實現。

（二）構建基于知識管理的高校行政管理模式

20世紀80年代，彼得.德魯克率先提出了知識管理理論。知識管理理論具有豐富的內涵，涵蓋了如何管理知識、如何管理與知識相關聯的各種無形資產以及有形資源、涉及包含知識開發、分類、加工與共享等內容的資產、產權、人員、知識組織與服務的全過程、全方位、多層次的管理。知識管理理論作為一種全新的管理理念，以人本思想為基本立足點，全方位的改造創新知識的經濟形態，對知識的發掘和共享給予高度的重視和關注，對人才的儲備和知識運用，深入發展組織文化，旨在建設具有高度凝聚力的團隊，將工作重點放在領導方式的改革和發展，創新領導方式和工作模式。高校行政管理的工作模式應當充分發揮相關技術手段的優勢，致力于促進知識的交流與共享，推動文化的發展，同時將學習型組織理論很好的與高校行政管理體系相結合。

（三）加強質量管理意識，提升辦學效率

朱蘭和費根堡姆率先對全面質量管理理念做出了解釋。他們提出，在當前的大市場環境下，為了提高適應性，不能單純的強調個別部門的活動，要注意全部職能部門覆蓋的質量活動同時加以策劃。簡而言之，質量管理的主要任務就是在工作過程中確定質量標準、目標和職權，對質量體系中的策劃、控制、保障以及改進工作進行管理，從而保證全面管理活動的順利開展和進行。我國在1978年開始實施全面質量管理工作，如今我國的全面質量管理工作無論是在理論還是實踐都取得了長足的進步，具有良好的發展空間，但是對全面質量管理的深層次的研究和探索仍然是不可缺少的，要不斷總結經驗，從而提升全面質量管理。

高校應當充分發揮現代質量管理理念的優勢，增強對現代質量管理理念的認識和理解，強化意識，并且不斷學習、借鑒和吸收西方的經驗和先進技術，有意識的培養高校行政管理人員的質量管理觀念，大力推進“質量工程”，同時在實踐中形成具有高校自身特色的核心價值觀，高校要從自身的實際情況出發，實事求是，建立高質量、高層次的質量文化，同時在高校的行政管理業務中運用部分能夠提供借鑒可行性的質量管理體系，建立科學合理的評定標準和行之有效的控制措施，從而提高高校行政管理的工作效率。只有這樣，高校行政管理才能夠最大限度的提高自身的核心競爭力，在當今世界激烈的競爭環境中保持自己應有的地位和競爭力。

四、結語

高校行政管理，顧名思義，就是整合集中高校的人力、物力、財力、時間以及信息等各方面的資源，并且對整合后的信息進行處理，實現科學合理、優中擇優的高質量配置，明確學校的建設初衷，把握學校的發展方向，維護系統的正常運轉。本文簡單地介紹了工作流管理技術的基本情況以及其在高校行政管理中的具體應用，同時針對性的提出了高校行政管理的創新性對策，旨在為基于工作流管理的高校行政管理自動化的研究與探索工作貢獻一份力量。

參考文獻：

[1]魏雁平，應新洋，金煒.基于工作流技術的高校教務管理辦公自動化模型[J].福建電腦，2007，（10）：122+97.

[2]王赟.高校行政管理辦公自動化建設的問題及對策[J].蘇州教育學院學報，2010，（04）：134-136.

[3]孫祎.淺談網絡時代辦公自動化是高校行政管理改革的必然選擇[J].科技展望，2016，（26）：189.

[4]秦斯，陳茜.科學運用信息化技術積極推進高校行政管理辦公自動化[J].職業，2011，（02）：31-32.

[5]彭媛媛.工作流技術及其在高校辦公自動化系統的應用研究[J].辦公室業務，2014，（01）：143-144.

[6]鄒波.基于網絡的高校辦公室行政辦公管理系統的設計與應用[D].山東師范大學，2004.

[7]何振，周偉.電子政務信息資源共建共享的信息安全問題分析[J].檔案時空，2005，（04）.