新時期機關事業單位人事檔案管理問題研究

摘要：機關事業單位人事檔案是單位培養人才、組織選人用人的重要依據。本文通過分析當前機關事業單位人事檔案管理中存在的一些問題，相應地提出了做好人事檔案管理工作的對策。

關鍵詞：機關事業單位；人事檔案；問題；對策

機關事業單位人事檔案是在機關事業單位進行人事管理活動的直接記錄，是職工個人情況的真實記載和客觀反應，關系到職工工作與生活的方方面面，是個人享受各種社會待遇的有效根據，是單位培養人才、組織選人用人的重要依據。新時期做好機關事業單位人事檔案的管理工作，對于個人能力的實現、單位未來的發展以及社會的綜合發展都具有極其重要的意義。

一、當前機關事業單位人事檔案管理存在的主要問題

（一）在觀念上重視程度不夠。

一些主管人事的單位領導對人事檔案管理存在誤區，認為它只是一般事務性的工作，日常關心少、經費投入低、人員配置弱；干部職工本人對檔案重要性的認識也不足，對于學歷、職稱、培訓等材料，不愿意或者不及時交檔案管理部門，致使個人檔案材料不完整；檔案管理人員對自身工作的重要性認識還不夠，業務不熟不精、保密意識差、材料分類不規范、裝訂不及時等現象普遍存在，嚴重影響了檔案管理水平。

（二）缺乏規范、健全的人事檔案管理制度。

雖然一些單位已經認識到人事檔案管理的重要性，制定了一些相應的管理制度。但是，對于人事檔案的管理工作仍缺乏統一的章程和規范，實際執行力度不大。檔案資料沒有按要求進行分門別類和規劃整理，管理制度的規范要求也過于淺層化和松散化，具有較大的活動空間，個別人員在操作上容易打擦邊球，起不到實際上的監督與督促作用，從而導致了管理工作達不到預期的效果，給新時期人事檔案管理工作帶來了極大的不變以及人力物力的浪費。

（三）人事檔案信息化管理程度不高。

隨著現代信息技術手段的不斷更新，各單位基本上都實現了網絡化管理，檔案管理工作也有了辦公的硬件設施，但是人事檔案的管理仍跟不上信息的變化速度，人事檔案管理在格式設計、歸檔方式、信息錄入模式等方面相對于新時期人事工作的發展是滯后的。人事檔案管理工作還缺乏統一的軟件系統，信息共享性差，阻礙了檔案管理事業的深入發展。

（四）人事檔案管理人員的綜合素質有待于進一步提高。

各單位的人事檔案管理人員，檔案專業出身的人員較少，在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面還有一定差距，隊伍整體缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，人才隊伍不能適應檔案網絡化建設和人事檔案事業發展的需要。

（五）人事檔案管理缺乏有力的資金保障。

各單位對人事檔案管理工作所投入的經費有限，遇到經費緊張的難題時，往往大多經費都被用到其他項目，對人事檔案管理工作軟硬件投入較少，對檔案管理人員的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案管理設備陳舊，技術落后，跟不上檔案信息化管理的要求。

二、解決機關事業單位人事檔案管理問題的相應對策

（一）增強檔案管理意識，重視人事檔案管理工作。

各單位要增強檔案管理意識，高度重視人事檔案管理工作，把人事檔案工作放到向黨的事業負責、向干部個人負責的高度來對待。要成立專門的人事檔案室和檔案管理機構，建立人事檔案管理達標升級考核機制，對檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，不斷推進人事檔案管理工作的有序開展。

（二）完善人事檔案管理制度，規范檔案日常管理。

機關事業單位人事檔案管理制度的完善，是新時期對人才管理的需要。各單位要按照人事檔案管理工作的職責和要求，對人事檔案管理工作進行發掘和深化，逐步建立健全人事檔案管理各項規章制度，包括人事檔案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、調動制度、移交制度等，使人事檔案工作有章可循、有據可依，同時，要加大監督檢查力度和各項制度的執行力度，不斷提高檔案的規范化管理水平。

（三）建立人事檔案信息系統，提高檔案管理的信息化程度。

應該按照機關事業單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統，建立并完善人事檔案信息數據庫，不斷摸索人事檔案應用軟件與實際工作的結合點。要制定規范的工作流程，認真做好新增材料的分類、掃描、錄入等工作，及時對干部基本信息進行更新，實現信息整合和資源共享，不斷提高檔案管理工作效率。

（四）建設專業性強、素質過硬的人事檔案管理隊伍。

建設素質好、威信高、能力強的機關人事檔案管理隊伍，是加強機關人事工作的重要保證。各單位要在配齊配強人事檔案管理隊伍上下功夫，把專業好、素質高、能力強、思路清、作風正的干部選配上來，不斷優化隊伍結構。作為人事檔案管理干部，要有強烈的事業心和責任感，立足自己的崗位職責，做好檔案工作。要加強經常性教育培訓，不但要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化、網絡化技術，成為信息和知識的先導者。

（五）加大對人事檔案管理的資金投入，盡快適應實際工作需要。

各單位要設立人事檔案管理專項資金，加大對人事檔案管理工作軟硬件的經費投入。一方面，要及時購置配備檔案柜、計算機、掃描儀等工作設施及除濕機、除塵機等管理設備，為檔案管理工作提供良好條件。另一方面，要加強對檔案管理人員的教育培訓，采取請進來、送出去等多種形式，不斷提高人事檔案管理隊伍的業務素質和工作能力。

作者簡介：丁佳佳，女，山東臨朐人，1982年生，研究生學歷，現為臨朐縣委黨校講師，主要從事檔案專業和區域經濟問題研究。endprint