數據透視表在學生收費統計中的應用

王曙+李冬萍

【摘要】EXCEL中的數據透視表具有靈活便捷的數據統計匯總功能。本文以高職院校學生收費管理為例，介紹了數據透視表在學生收費統計工作中的應用。

【關鍵詞】數據透視表 學生收費

高校辦學經費主要來源于學生的學宿費收入，而學宿費的高欠費率則會限制高校的正常運轉，同時也會對學生的誠信造成影響。因此，加強學生收費管理工作具有重要的現實意義。目前江蘇省高校收費工作中普遍采用的是上海復旦天翼軟件公司開發的學生收費系統，根據收費系統中導出的基礎數據是EXCEL格式，使用EXCEL電子表格中的數據透視表功能可以非常方便地按照用戶的不同需求對學生收費數據進行查詢、統計、比對、匯總、分析，不僅可以生成表格形式，還可以生成柱形圖、餅狀圖等多種更直觀的圖表格式。下面就以常州輕工職業技術學院學生收費數據為例介紹EXCEL中數據透視表功能的應用。

一、創建數據透視表

首先，從學生收費系統中將基礎數據導出為EXCEL工作簿格式（本文以EXCEL2007為例）。然后，在打開的EXCEL數據表中，菜單欄選擇“插入”——“數據透視表”，默認生成數據透視表的區域為全工作表區域。接著，在“創建數據透視表”窗口中的“選擇一個表或區域”中鍵入數據源，在“選擇放置數據透視表的位置”選擇“新工作表”，就會在現有工作簿中生成一個新的工作表，用來專門存放新生成的數據透視表；如果是選擇“現有工作表”，就需要在現有工作表中的指定區域存放生成的數據透視表。最后，在“創建數據透視表”窗口中點擊“確定”按鈕，則自動生成了數據透視表框架。

二、在創建的“數據透視表”框架中添加需要分類匯總的內容

例如要統計全校各系部各年級各專業學生的繳費情況，將“系科”的字段拖入報表篩選區域，將“年級”、“專業”、“姓名”字段按順序拖入到行標簽區域，將“學費應收”、“學費已收”、“學費未交”、“住宿費應收”、“住宿費已收”、“住宿費未交”字段按順序拖入到數值區域，選擇匯總方式計算類型為“求和”，列標簽區域默認為求和數值。如圖1所示：

收費數據統計結果如圖2所示，點擊系科下拉菜單，可以選擇查看每個系部的學生收費情況，點擊年級前+號展開，可以查看到各年級各班級各個學生的繳費情況。

通過使用EXCEL中數據透視表功能，按照不同分類對數據進行匯總，還可以展開或折疊要關注結果的數據級別，查看用戶感興趣區域匯總數據的明細，將列移動到行或將行移動到列，可以查看源數據的不同匯總結果，方便我們以多種方式查詢統計不計其數的學生收費數據。對最有用和最關注的數據子集進行篩選、排序、分組和有條件地設置格式，使我們能夠從冗余的數據中快速地查詢到最關注的信息。下面以統計輕化系14材料331班學生收費情況為例，在圖3系科下拉框中選擇輕化系，展開2014級14材料331班，就可以清晰地查看該班級學生的個人繳費情況，如圖4所示。

三、結束語

綜上所述，EXCEL中的數據透視表具有出類拔萃的數據匯總統計功能，合理地使用數據透視表可以幫助用戶輕松迅速地完成大量數據的統計、分類匯總、查詢、篩選等工作。學生收費工作人員熟練掌握EXCEL數據透視表的使用，可以輕松完成日常高校收費管理中的各類學生收費數據的統計任務，定期通知各系部學生的繳費情況，方便進行學生欠費的催繳，降低惡意欠費的發生率。而且，使用上海復旦天翼收費軟件時，導出的都是EXCEL表，那么EXCEL中的數據透視表的功能可以在收費工作中得到充分的發揮，并且容易學會、操作簡單、處理快捷、不易出錯，給學生收費管理人員的工作帶來了便利，大大提高了工作效率。

參考文獻

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[2]李婷.高職院校學生收費常見問題及應對[J].中國經貿導刊，2017（1）：51-52.

作者簡介：王曙（1988-），女，江蘇常州人，常州輕工職業技術學院，會計師，碩士研究生，財會類；李冬萍（1975-），女，江蘇常州人，常州輕工職業技術學院，初級會計師，財會類。endprint