芻議如何做好電子檔案文件資料的管理工作

龐燕

摘要：隨著信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，電子文件為檔案管理工作提高了效率，同時也為電子檔案的真實性和長期安全保存提出了新的課題。以如何做好電子檔案文件資料的管理工作為研究方向，并做了深入的探討，以期使傳統(tǒng)檔案盒電子文件檔案的優(yōu)點能夠得到最大化發(fā)揮。

關鍵詞：電子檔案 文件資料 管理工作

一、電子文件資料的含義及其特點

所謂電子文件資料是指人們在社會生活中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子程序軟件、電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件資料有以下幾個特點：第一，電子文件資料不再是直觀的紙質文件，它需要借助現(xiàn)代化設備才能閱讀利用；第二，電子文件背景資料可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞；第三，電子文件的利用是共享的，也不再受時間和距離的影響；第四，電子文件的保存文件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件資料對檔案管理的影響

（一）對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性，一方面，表現(xiàn)在檔案的內容上；另一方面，表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆稿、領導者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件資料是計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與打印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣的文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來。這樣檔案概念就變得難理解。電子文件資料的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件資料能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案理論的一系列新課題，也賦予了檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

（二）對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外觀來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件資料的產(chǎn)生，后者愈發(fā)受到普遍關注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據(jù)其來源，從形成的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件資料在形成過程中，不再嚴格對應于現(xiàn)存的機關、組織、機構這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，在了解整個生命周期中文件組合的謀劃，應隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

（三）對檔案業(yè)務管理工作的影響

1.傳統(tǒng)的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢，具有保存價值的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件環(huán)境中，文件的形成特征和內特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

3.由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的辦法、內容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將地擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

三、檔案管理應采取的對策

（一）做好歸檔電子文件資料的技術處理工作

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會作用。

（二）解決好電子文件的保存問題

以化學碳性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質上的信息被密封在資料保護層內，不怕外界磁場的影響，也不會直接受到空氣中的灰塵、水汽及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件的形成的時間短，缺乏貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

（四）檔案人員知識結構的變革迫在眉睫

我國檔案人員目前思維方式和工作方法還沉醉在紙質檔案上，要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施，抓好知識更新，適應信息技術發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。endprint