醫院檔案管理中紙質檔案與電子檔案共存的必要性分析

黃睿一

摘要：檔案信息化是現代信息社會檔案管理工作的必然趨勢，隨著信息化程度的不斷提高，傳統的紙質檔案逐步電子化。在醫院辦公系統中，電子文件的利用更廣泛，歸檔更便捷。然而，電子檔案也存在著真實性與可靠性較低等問題，這使得紙質檔案在當前醫院檔案管理中依然有著重要的地位。所以，就目前的技術和管理水平而言，醫院的檔案管理工作通過“雙軌制”的管理方式實現紙質檔案與電子檔案的優勢互補就顯得尤為重要。

關鍵詞：醫院；紙質檔案；電子檔案；雙軌制

中圖分類號：G276；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-1959（2017）17-0005-02

1醫院檔案管理現狀

長期以來，紙質檔案一直是醫院檔案管理的主要對象，主要針對醫院在運營過程中產生的各類文件，上級機關下發的指導性文件以及與協作單位業務來往中產生的書信、函件等[1]。對應這種管理模式，檔案工作人員大部分身兼多職，以辦公室人員居多，沒有系統的時間整理檔案，檔案文件多形成于辦公室部門，每年整理、保管檔案的困難較大，有部分領導以文件材料方便參考、收為己用等原因，不能及時歸檔，導致以“件”為單位的檔案的歸檔率下降[2]。

隨著信息化程度的不斷提高，傳統的紙質檔案逐步電子化，OA系統辦公環境下收發文件更加便捷迅速，電子文件的利用更廣泛，歸檔更便捷，對于醫院檔案工作人員的工作時長要求降低。利用電子文件、網絡、郵箱等途徑可以大大降低原來以復印傳閱為主的辦公模式，減少紙浪費也更加環保。相對于紙質文件，電子文件在平時工作中的利用率更高。然而電子檔案并不能取代紙質檔案，這與他們的特性以及工作中的需求息息相關。

2紙質檔案與電子檔案的優缺點分析

紙質檔案是以紙張作為載體的，它的原始性和真實性都受到法律認可，具有憑證作用；紙質檔案所承載的信息無法輕易修改，較難偽造，并且通過鑒定也很容易對檔案真假進行辨別。同時，紙質檔案存在歷史悠久，只要注意保管過程中，排除發生水解和氧化的兩大化學反應的因素，紙質檔案的壽命可達百年以上。但紙質檔案由于載體的局限性在查閱上會花費較多時間，而且借閱過程中，借閱人也容易對檔案原件造成損壞。同時，紙質檔案體積大，在保管方面會耗費更多空間[3]。

電子檔案以磁性物質和光盤為載體，包含光盤文件、硬盤文件、磁帶文件等多種類型[4]。電子文件有很多優點，比如電子文件信息存儲密度大，可節省儲存空間；電子文件能利用電子設備、移動硬盤、網絡等媒介更快捷、更高效的傳送文件，有利于電子檔案的信息共享；辦公自動化的檢索程序更加方便查閱利用；電子文件便于修改并且可以轉化為紙質文件等等。電子檔案在具有先進性的同時也存在著明顯的缺陷，從載體上講，作為磁盤和磁帶的支持體的聚酯底基，因其容易產生靜電，吸引塵埃顆粒，從而發生卷曲，在這種情況下，容易與磁粉脫離，而伸長后又不易恢復。連接磁粉和底基的粘合劑，很易熱脹冷縮產生磨損，進而脫落，還可以生霉，這樣直接影響了信息的再現。從存儲上講，電子檔案的信息安全不如紙質檔案，電子文件信息具有可修改性，可以任意修改，電腦病毒也有可能篡改電子檔案內容。從利用上講，電子檔案由于信息技術的操作方式，查閱、利用、儲存都需要借用到計算機這個媒介，科技的發展會導致計算機本身不斷升級，過時的電子光盤、磁盤等文件可能會因為科技進步而影響使用。

3紙質檔案與電子檔案取長補短的必要性

紙質檔案一直是檔案管理工作中最為常見也是使用最廣泛的一種。隨著大數據時代的來臨，檔案工作的業務量與日俱增，檔案以更加多元化、開放化、先進化的發展模式為檔案利用者帶來了全新的體驗。為迎合信息化的潮流與趨勢，OA系統辦公環境下的電子文件被廣泛運用，以紙質文件傳閱、簽閱的文件傳閱方式逐步被通過郵箱、微信等電子形式的傳閱形式代替，這對傳統紙質檔案的儲存保管帶來了挑戰。然而電子檔案與紙質檔案利用的特點不同，紙質文件的法律依據性和電子文件的方便快捷性都是他們本身不可取代的優點，只有將二者的優勢特點互相融合，檔案的價值才得以實現。

目前，針對醫院的檔案管理應采取紙質檔案與電子檔案共存的管理方法。以我院檔案室為例，檔案室設于辦公室，專職檔案人員同時也兼任辦公室內勤工作，內勤人員熟悉OA系統辦公環境下的收發文程序，在平時工作中就可以對每年度的文件歸檔作相應分類。

3.1檔案查閱利用中的互補性

檔案室的借閱需求以紙質檔案為主，紙質檔案更能體現在文件閱辦的過程中，領導對文件的批示、指示。在實際工作中，隨著電子檔案的廣泛應用，紙質檔案的儲存量也直線上升。每一份電子文件都有對應的紙質版文件，紙質版的文件在簽閱過程中更具真實性，儲存的紙質檔案也更具法律效力，同時紙質檔案有更高的保密性，不能私自傳閱、借閱。然而，傳統的紙質文件作為一種“有形的信息資源”，只能在一定的場所和固定的時間范圍內被需求者利用。這局限了檔案利用時間、地點和人數。電子文件的共享性可以讓一個文件在同一時間被多個需求者在不同地點查閱、利用。文件不再是“獨享”，而是共享。這為檔案借閱中多人利用提供了便利。

3.2檔案儲存中雙套制的保險性

醫院檔案管理工作中，紙質檔案和電子檔案的成因大致有兩種：一種是辦公系統產生的電子文件和其轉化成的紙質文件，二者應用于實際工作中，具有文件功能。電子文件與紙質文件共同保存，這樣儲存的電子文件在檢索、利用、傳輸、儲存等方面都為檔案查閱帶來便捷。另一種是為現有的紙質檔案制作的數字化副本。有了數字化副本，在文件的檢索和查閱上就更加便捷，并且在檔案保護方面，紙質檔案由于重復利用會導致原件質量下降，而數字化副本則可避免這種情況。

這兩種情況衍生了電子檔案與紙質檔案的雙套制管理。電子檔案歸檔后，紙質版檔案也要求歸檔一份，這樣如果遇到電子檔案信息丟失，也會有紙質版的檔案記載檔案內容做備份。電子檔案的利用有很多優點，但也帶來了諸如檔案泄密、磁盤儲存年限短、網絡病毒等問題。除了在今后的工作中不斷提高電子檔案信息安全意識，加強電子檔案信息安全方面的研究。還應借助紙質檔案的優勢特點，紙質檔案是不易被修改的，保存年限也更長，保密等級更高。

3.3紙質檔案與電子檔案并存的長期性

紙質檔案與電子檔案在實際工作中有著不可忽視的聯系，將二者互為補充，取長補短[10]，是檔案管理人員更好地在工作中實現對檔案管理的最佳途徑。在我國現階段大部分的醫療機構中，辦公自動化的程度不高或未完全實現辦公自動化的情況下，紙質檔案與電子檔案會在今后的一定時期內并存，這將是現代檔案管理工作的發展趨勢。

綜上所述，就目前的技術和管理水平而言，醫院的檔案管理工作現狀是由紙質檔案與電子檔案共存的雙套制管理。電子文件的產生推動了文件管理和檔案管理的標準化、規范化和現代化發展。然而電子文件的易于修改、缺乏原件的真實性、安全系數低等缺點使其在很長的一段時間內不能取代紙質檔案的地位。傳統的紙質檔案仍將占主導地位。在這樣一個狀態下，電子檔案與紙質檔案在一定時期內長期共存將是歷史的必然。

參考文獻：

[1]李雪.醫院檔案管理的現狀分析與對策探討[J].中國煤炭工業醫學雜志，2012，15（9）：1468-1469.

[2]高秋鳳.文件歸檔卷改件后檔案接收進館問題的思考[J].卷宗，2012（2）：65.

[3]于向紅.醫院檔案借閱中存在的問題及優化對策[J].黑龍江史志，2015（13）：187.

[4]韓靜.檔案部門電子文件的安全技術保護初探[J].蘭臺內外，2010（4）：25.

編輯/李樺endprint