淺談事業單位檔案管理創新楊茗堯

李雪

摘 要：當前，伴隨著社會的發展帶動了科技的進步，加快了事業單位的行政改革，事業單位為了更好的發展下去，應該建立一個比較科學的體制。事業單位的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以事業單位應該高度重視檔案管理的創新。本文就事業單位檔案管理創新的方式和方法進行探討，以使檔案制度更加科學更加規范，進而提高檔案管理的效率。

關鍵詞：事業單位；檔案；管理；創新

隨著社會的飛速發展，市場經濟體制逐步完善，與此同時事業單位的改革也不斷的深入。事業單位在工作中通過重組、并購、轉型以及轉制等各種措施來獲得新發展。因此，檔案的管理必須以現階段新時期的發展作為引導和基礎，要正確認識檔案的管理發展方式，創新檔案管理新模式，實現檔案事業的可持續發展。

一、創新檔案管理工作的原則

伴隨著現代社會經濟、政治體制改革的日益發展，行政事業單位需要不斷地完善和強化檔案管理工作，以適應社會發展的需要。由于傳統的工作理念已不能滿足新型的檔案管理工作要求，需要創新工作原則，新型檔案管理工作是一條系統的鏈條，環環相扣，任何一個環節的缺失或是脫節都會造成整個管理工作的失誤，新的工作原則要嚴格依據管理的要求進行制定，使得檔案管理在工作的過程中充滿生機與活力。隨著當前社會科學技術的發展，新時期事業單位檔案管理需要面臨著新的挑戰，科技革命、管理革命需要事業單位檔案管理工作的創新。市場經濟的日臻完善，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了檔案管理和服務方式。采用網絡化管理手段和服務方式管理檔案。因此，當前新時期事業單位檔案管理工作創新具有歷史必然性和現實迫切性。

二、建立健全事業單位檔案管理制度

建立健全檔案工作規章制度，是規范檔案工作行為的一項基礎建設。在建立健全過程中，要根據單位的工作特點，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。另外，為了防止單位的上上下下對檔案工作的不重視，規章制度中要制定既對單位領導有約束力又要對干部職工有強制性的條款。在制定規章制度過程中，要嚴格遵照國家標準，在允許的情況下，可根據行政事業單位規模、工作特點的不同，適當、靈活的調整其管理方式與制度規范，實現規范性和靈活性的有機結合。檔案部門可根據以往的實踐、探索和總結，建立起一套內容全面、結構完整、符合本單位實際的規章制度體系。

另外，檔案規范化管理是事業單位檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應對檔案管理工作的每一環節做出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應急預案等。

三、全面開發事業單位檔案信息資源

一般情況下，檔案管理與利用的規范化、科學化程度可以間接地反映出企事業單位整體的發展水平。而檔案資源的價值正在于其使用價值，而決定其使用價值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內部現有的信息資源，還應更積極且充分利用各種現代技術手段對各種新穎、有價值的信息資源進行收集，促使檔案信息資源結構的最優化，最大限度豐富事業單位檔案信息庫。作為事業單位，應提高主動性與積極性，結合本單位發展的實際狀況，編制發展史、大事記、個人匯編等內容，或者圍繞中心建設與中心工作的需要，宣傳單位經驗與業績，為領導決策提供重要參謀。另外，通過網絡傳播優勢，樹立單位良好的社會形象，提高社會知名度與認可度，更好地提供服務，促進事業單位更快更好地發展。

四、開展事業單位檔案現代化和信息化建設

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

此外，檔案信息管理系統的安全與否直接決定著檔案的信息安全，故應定期維護檔案信息管理系統，每周進行例行檢查，定期進行病毒檢測與病毒查殺、不斷進行數字化掃描，通過多種系統維護方式來確保檔案信息安全。

五、創新事業單位檔案管理服務手段

在我國事業單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質量。因此，事業單位檔案管理中應注重服務手段的創新，利用事業單位內部局域網制作檔案部門網頁，并增強網上信息檢索功能。模仿數字化圖書館的建立與運用方式，提高事業單位內部檔案使用率、提高檔案服務手段及服務水平。另外，事業單位檔案管理部門還需要建立在線服務系統，針對現代辦公自動化現狀，提供在線服務功能，促進檔案管理水平及服務水平的提高，促進事業單位領導對檔案管理工作的重視。

六、結語

在新的社會背景下，事業單位的檔案管理應該與時俱進，結合新時代的特點、任務和要求，進行相應的變革。事業單位創新的跨越式發展，就是要做好檔案制度的相應改革，為了更好的體現社會的時代性，檔案管理的創新勢在必行。檔案管理的創新應該以更好的服務、更好的保管、更好的維護為目標，進而促進我國事業單位管理事業的發展。

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