醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用研究

賈凡

摘要：醫(yī)院辦公室是醫(yī)院肩負(fù)特殊職能的重要部門，和其他部門之間有著明顯的不同特性，在維護(hù)醫(yī)院內(nèi)部穩(wěn)定的同時還負(fù)責(zé)與外界溝通，涉及到的工作面比較廣，職責(zé)比較復(fù)雜，隨著新醫(yī)改的不斷深化，醫(yī)院辦公室在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮的作用也更加重要。本文對于醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用進(jìn)行了探討，希望為以后的具體工作起到實(shí)際的參考作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室工作；醫(yī)院管理；作用

醫(yī)院辦公室在醫(yī)院的運(yùn)行及發(fā)展中起著非常重要的作用，承擔(dān)著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右、參謀等重要職責(zé)工作。由于工作面較廣、繁瑣、綜合性又強(qiáng)，因此醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量與效率直接影響著醫(yī)院的整體水平。而辦公室的文秘自身綜合素質(zhì)是維持院辦良性運(yùn)轉(zhuǎn)的主要因素，有效提升醫(yī)院辦公室工作者自身綜合素質(zhì)是提高院辦的工作效率與功能前提，以下就醫(yī)院辦公室工作的特點(diǎn)和職能及其在醫(yī)院管理中的作用進(jìn)行探討。

1、醫(yī)院辦公室的特點(diǎn)

醫(yī)院在社會中能扮演著特殊的角色，辦公室是醫(yī)院重要的管理部門，具有以下4個特點(diǎn)。

1.1綜合性

辦公室是一個綜合性的部門，它既要負(fù)責(zé)醫(yī)院的行政事務(wù)，比如文件起草，會議籌備、工作安排與考核、督查督辦工作、又要負(fù)責(zé)日常事務(wù)，公文辦理、印章管理、檔案查閱，值班管理，后勤服務(wù)、院務(wù)公開、接待與信訪工作等等，只要是別的部門不管的事，幾乎都是由辦公室來負(fù)責(zé)，因此，醫(yī)院辦公室工作具有極強(qiáng)的綜合性。辦公室工作人員必須具備良好的綜合能力素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)。

1.2政策性

辦公室要履行和執(zhí)行上級主管部門制定的路線、方針政策及院長的工作指示，并抓好落實(shí)。例如，制定修訂醫(yī)院管理制度和會議制度，負(fù)責(zé)普法宣傳工作、承擔(dān)院務(wù)公開工作、貫徹《信訪條例》等，因此政策性很強(qiáng)。

1.3服務(wù)性

辦公室工作離不開服務(wù)的主題，辦公室主要是為院長及醫(yī)院各部門領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，不能離開領(lǐng)導(dǎo)而單獨(dú)存在。優(yōu)質(zhì)服務(wù)是辦公室工作追求的目標(biāo)，它貫穿于辦公室始終，體現(xiàn)在辦文、辦會、辦事等各個環(huán)節(jié)，此外，醫(yī)院辦公室工作人員還要面對醫(yī)院所有的科室和部門，不僅要為院領(lǐng)導(dǎo)、各部門領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，更要為奮斗在臨床一線和員工做好服務(wù)工作，因此搞好服務(wù)也是辦公室主要職能之一。

1.4被動性

由于辦公室直接受上級領(lǐng)導(dǎo)，主要為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，運(yùn)行也圍繞領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行，因而工作開展存在被動性。而辦公室的工作就是在被動工作中爭取積極主動，緊跟上領(lǐng)導(dǎo)的思維節(jié)拍。提高工作的前瞻性、條理性和可預(yù)見性，做到心里有數(shù)，未雨綢繆。盡量克服被動性帶來的局限，并且要做好隨時應(yīng)對各種突發(fā)狀況的準(zhǔn)備。

2、醫(yī)院辦公室的職能

醫(yī)院辦公室的職能和秘書的工作職能比較相近，文稿的起草、會議的安排、籌備和記錄、對醫(yī)院整體工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)等，例如，制定醫(yī)院發(fā)展的中長期、短期發(fā)展規(guī)劃、與醫(yī)院各部門之間的協(xié)調(diào)溝通等。綜合性協(xié)調(diào)很強(qiáng)，在行使行政職能的同時還要做好管理和服務(wù)職能。還要負(fù)責(zé)同業(yè)醫(yī)院之間的交流接待和上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的檢查接待和匯報、報告工作。

3、醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

3.1參謀、服務(wù)

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)政策的具體實(shí)施機(jī)構(gòu)。在日常工作中，經(jīng)常與基層醫(yī)務(wù)人員和部門聯(lián)系。對基層工作更加了解，能夠掌握第一手資料，能給領(lǐng)導(dǎo)層能夠提供更詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息，結(jié)合自身掌握的實(shí)際情況，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)和參考方案。同時，醫(yī)院辦公室還負(fù)責(zé)著醫(yī)院日常事務(wù)，公文處理、印鑒使用、通知傳達(dá)，在處理政務(wù)和行政事物的同時為各級領(lǐng)導(dǎo)和部門服務(wù)。為當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好決策，安排好工作和會議，并提供可行的方法和方案。抓緊重點(diǎn)工作的落實(shí)。在領(lǐng)導(dǎo)決策之前，醫(yī)院辦公室要充分準(zhǔn)備使用自己的職能優(yōu)勢收集各種基礎(chǔ)信息。在決策的實(shí)施階段，醫(yī)院辦公室可以與各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，靈活調(diào)整策略方針，及時反饋?zhàn)兓畔ⅲo出修正方案；決策結(jié)束后，及時總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)及缺陷，制定改進(jìn)措施。

3.2協(xié)調(diào)、溝通

協(xié)調(diào)功能在辦公室工作中也很重要，包括：協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和基層員工們之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系。如果工作中出現(xiàn)由于安排不合理部門之間而產(chǎn)生分歧和摩擦?xí)r，醫(yī)院辦公室應(yīng)做出積極有效的協(xié)調(diào)工作。另外，協(xié)調(diào)好醫(yī)患的關(guān)系也非常重要，如果沒有正確合理的處理醫(yī)患之間的關(guān)系，會使醫(yī)院的形象和信譽(yù)的不利影響，甚至?xí)盏缴鐣淖l責(zé)。因此，醫(yī)院辦公室應(yīng)積極收集患者及家屬的一些意見和建議，在院內(nèi)多設(shè)置一些意見收集箱和院長信箱定期將寶貴的意見進(jìn)行收集整理，并及時盡力的去改進(jìn)。對于有些上門來投訴的患者及家屬，醫(yī)院辦公室都并且要及時、熱情而耐心的幫助解決解答問題，盡量消除病人的不良醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)。簡而言之，盡一切努力協(xié)調(diào)醫(yī)生與患者之間的關(guān)系。

3.3橋粱

醫(yī)院辦公室的工作是遵從領(lǐng)導(dǎo)指示，將領(lǐng)導(dǎo)交代的工作落實(shí)，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)在接到上一級任務(wù)之后，首先做的是要進(jìn)行規(guī)劃，將規(guī)劃后的具體工作交付醫(yī)院辦公室，醫(yī)院辦公室再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示將任務(wù)逐級傳達(dá)和落實(shí)。由此可以看出，醫(yī)院辦公室工作的重要作用之一就是將領(lǐng)導(dǎo)的指示和任務(wù)具體化，并結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，制定出實(shí)施方案。除此之外，醫(yī)院辦公室還要積極的聽取其他部門以及科室的建議和意見，搜集歸納，為領(lǐng)導(dǎo)下一步的工作計劃的制定提供參考。醫(yī)院辦公室能夠同時接觸院領(lǐng)導(dǎo)和基層醫(yī)療工作人員，在協(xié)調(diào)各方關(guān)系的方面有著先天的優(yōu)勢，能夠起到幫助改善醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員之間的關(guān)系，消除了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高高在上的誤解，化解不同部門之間的矛盾和沖突，接到領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)之后，要合理的安排，盡量消除執(zhí)行部門的意見和不滿，如果不同部門在合作過程中產(chǎn)生了摩擦，醫(yī)院辦公室需要及時出面進(jìn)行溝通調(diào)節(jié)。

3.4提高醫(yī)院運(yùn)行效率

醫(yī)院辦公室在提高醫(yī)院的運(yùn)行效率方面也非常重要。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院工作節(jié)奏也明顯的加快，這對醫(yī)院辦公室的工作也提出了更高的要求，在處理日常各類事務(wù)工作中哪怕有半點(diǎn)疏忽，或者不及時、方法不當(dāng)，造成的影響都很大，甚至?xí)绊懙结t(yī)院的正常工作。而高質(zhì)量的醫(yī)院辦公室工作可以做到明確自身的職責(zé)定位，正確處理各種有價值的醫(yī)院工作信息，加快信息傳遞和處理速度，從而提高醫(yī)院運(yùn)營效率。在日常工作中，醫(yī)院辦公室要處理各種的公文工作，對于將要送到領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，通過研究和分析給出相關(guān)的意見，為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)在批示上提供有效的意見和建議，加快了領(lǐng)導(dǎo)的決策效率。醫(yī)院辦公室是醫(yī)院管理的樞紐和窗口，是醫(yī)院醫(yī)院運(yùn)營和發(fā)展的關(guān)鍵，承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、參謀助手，在職能部門中處于核心地位，對醫(yī)院的發(fā)展有著較大的影響，今后需進(jìn)一步的加強(qiáng)醫(yī)院辦公室工作提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

3.5助手作用

辦公室的工作實(shí)際上承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，不是獨(dú)立地?fù)?dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)工作，只是承辦領(lǐng)導(dǎo)工作中帶有執(zhí)行性的、需要具體實(shí)施的事務(wù)性工作，使領(lǐng)導(dǎo)不致陷入繁雜的工作中去，從而能有更多的精力處理和思考重大問題和決策。辦公室應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策需要，調(diào)查并收集各種信息材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，抓好各項(xiàng)重點(diǎn)工作的落實(shí)。

3.6信息提供作用

在當(dāng)前的醫(yī)改和電子信息化不斷迅速發(fā)展的前提環(huán)境下，醫(yī)院的工作模式和節(jié)奏明顯加快，也對醫(yī)院辦公室工作提出了更高的要求。有些信息如果處理的不及時，不到位，可能會直接影響到醫(yī)院工作正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室工作人員只有明確職能、掌握動態(tài)，利用現(xiàn)代辦公條件，及時收集信息，篩查信息，對信息進(jìn)行加工利用，才能做好信息的傳遞工作，使信息這寶貴資源發(fā)揮出應(yīng)有的作用。同時必須重視信息在運(yùn)行中的反饋情況，使上情下達(dá)，下情上達(dá)有機(jī)地結(jié)合起來，從而促進(jìn)上級主管部門和醫(yī)院之間，院科之間，醫(yī)患之間，領(lǐng)導(dǎo)和職工之間的溝通。

結(jié)束語

隨著醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院的發(fā)展理念也在不斷變革，醫(yī)院的管理需要更加完善更符合時代的發(fā)展。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理中的重要樞紐部門之一，對醫(yī)院的運(yùn)作和發(fā)展起著非常重要的作用。承擔(dān)著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的作用，醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量和效率水平對醫(yī)院整體水平有著非常直接的影響。因此，醫(yī)院辦公室工作要緊緊圍繞醫(yī)院的整體的利益和中心任務(wù)，辦公人員要牢固樹立大局意識，積極參與政務(wù)，落實(shí)和處理業(yè)務(wù)，在新時代進(jìn)一步弘揚(yáng)工匠精神，提高效率，加快節(jié)奏，確保醫(yī)院的穩(wěn)步快速發(fā)展。