醫院辦公室工作在醫院管理中的作用研究

賈凡

摘要：醫院辦公室是醫院肩負特殊職能的重要部門，和其他部門之間有著明顯的不同特性，在維護醫院內部穩定的同時還負責與外界溝通，涉及到的工作面比較廣，職責比較復雜，隨著新醫改的不斷深化，醫院辦公室在醫院管理工作中發揮的作用也更加重要。本文對于醫院辦公室工作在醫院管理中的作用進行了探討，希望為以后的具體工作起到實際的參考作用。

關鍵詞：醫院辦公室工作；醫院管理；作用

醫院辦公室在醫院的運行及發展中起著非常重要的作用，承擔著溝通上下、聯系內外，協調左右、參謀等重要職責工作。由于工作面較廣、繁瑣、綜合性又強，因此醫院辦公室工作質量與效率直接影響著醫院的整體水平。而辦公室的文秘自身綜合素質是維持院辦良性運轉的主要因素，有效提升醫院辦公室工作者自身綜合素質是提高院辦的工作效率與功能前提，以下就醫院辦公室工作的特點和職能及其在醫院管理中的作用進行探討。

1、醫院辦公室的特點

醫院在社會中能扮演著特殊的角色，辦公室是醫院重要的管理部門，具有以下4個特點。

1.1綜合性

辦公室是一個綜合性的部門，它既要負責醫院的行政事務，比如文件起草，會議籌備、工作安排與考核、督查督辦工作、又要負責日常事務，公文辦理、印章管理、檔案查閱，值班管理，后勤服務、院務公開、接待與信訪工作等等，只要是別的部門不管的事，幾乎都是由辦公室來負責，因此，醫院辦公室工作具有極強的綜合性。辦公室工作人員必須具備良好的綜合能力素質和職業道德素養。

1.2政策性

辦公室要履行和執行上級主管部門制定的路線、方針政策及院長的工作指示，并抓好落實。例如，制定修訂醫院管理制度和會議制度，負責普法宣傳工作、承擔院務公開工作、貫徹《信訪條例》等，因此政策性很強。

1.3服務性

辦公室工作離不開服務的主題，辦公室主要是為院長及醫院各部門領導服務，不能離開領導而單獨存在。優質服務是辦公室工作追求的目標，它貫穿于辦公室始終，體現在辦文、辦會、辦事等各個環節，此外，醫院辦公室工作人員還要面對醫院所有的科室和部門，不僅要為院領導、各部門領導提供優質的服務，更要為奮斗在臨床一線和員工做好服務工作，因此搞好服務也是辦公室主要職能之一。

1.4被動性

由于辦公室直接受上級領導，主要為領導提供服務，運行也圍繞領導進行，因而工作開展存在被動性。而辦公室的工作就是在被動工作中爭取積極主動，緊跟上領導的思維節拍。提高工作的前瞻性、條理性和可預見性，做到心里有數，未雨綢繆。盡量克服被動性帶來的局限，并且要做好隨時應對各種突發狀況的準備。

2、醫院辦公室的職能

醫院辦公室的職能和秘書的工作職能比較相近，文稿的起草、會議的安排、籌備和記錄、對醫院整體工作的統籌規劃、協調等，例如，制定醫院發展的中長期、短期發展規劃、與醫院各部門之間的協調溝通等。綜合性協調很強，在行使行政職能的同時還要做好管理和服務職能。還要負責同業醫院之間的交流接待和上級領導機關的檢查接待和匯報、報告工作。

3、醫院辦公室工作在醫院管理中的作用

3.1參謀、服務

醫院辦公室是醫院領導政策的具體實施機構。在日常工作中，經常與基層醫務人員和部門聯系。對基層工作更加了解，能夠掌握第一手資料，能給領導層能夠提供更詳細、準確的信息，結合自身掌握的實際情況，為領導層決策提供依據和參考方案。同時，醫院辦公室還負責著醫院日常事務，公文處理、印鑒使用、通知傳達，在處理政務和行政事物的同時為各級領導和部門服務。為當好領導的參謀，幫助領導做好決策，安排好工作和會議，并提供可行的方法和方案。抓緊重點工作的落實。在領導決策之前，醫院辦公室要充分準備使用自己的職能優勢收集各種基礎信息。在決策的實施階段，醫院辦公室可以與各部門進行協調溝通，靈活調整策略方針，及時反饋變化信息，給出修正方案；決策結束后，及時總結工作經驗及缺陷，制定改進措施。

3.2協調、溝通

協調功能在辦公室工作中也很重要，包括：協調醫院各部門之間的關系，協調領導和基層員工們之間的關系，協調醫患關系。如果工作中出現由于安排不合理部門之間而產生分歧和摩擦時，醫院辦公室應做出積極有效的協調工作。另外，協調好醫患的關系也非常重要，如果沒有正確合理的處理醫患之間的關系，會使醫院的形象和信譽的不利影響，甚至會收到社會的譴責。因此，醫院辦公室應積極收集患者及家屬的一些意見和建議，在院內多設置一些意見收集箱和院長信箱定期將寶貴的意見進行收集整理，并及時盡力的去改進。對于有些上門來投訴的患者及家屬，醫院辦公室都并且要及時、熱情而耐心的幫助解決解答問題，盡量消除病人的不良醫療經驗。簡而言之，盡一切努力協調醫生與患者之間的關系。

3.3橋粱

醫院辦公室的工作是遵從領導指示，將領導交代的工作落實，醫院的領導在接到上一級任務之后，首先做的是要進行規劃，將規劃后的具體工作交付醫院辦公室，醫院辦公室再根據領導的指示將任務逐級傳達和落實。由此可以看出，醫院辦公室工作的重要作用之一就是將領導的指示和任務具體化，并結合醫院的實際情況，制定出實施方案。除此之外，醫院辦公室還要積極的聽取其他部門以及科室的建議和意見，搜集歸納，為領導下一步的工作計劃的制定提供參考。醫院辦公室能夠同時接觸院領導和基層醫療工作人員，在協調各方關系的方面有著先天的優勢，能夠起到幫助改善醫院領導和基層工作人員之間的關系，消除了醫院領導高高在上的誤解，化解不同部門之間的矛盾和沖突，接到領導交代的任務之后，要合理的安排，盡量消除執行部門的意見和不滿，如果不同部門在合作過程中產生了摩擦，醫院辦公室需要及時出面進行溝通調節。

3.4提高醫院運行效率

醫院辦公室在提高醫院的運行效率方面也非常重要。隨著醫療衛生事業的發展，醫院工作節奏也明顯的加快，這對醫院辦公室的工作也提出了更高的要求，在處理日常各類事務工作中哪怕有半點疏忽，或者不及時、方法不當，造成的影響都很大，甚至會影響到醫院的正常工作。而高質量的醫院辦公室工作可以做到明確自身的職責定位，正確處理各種有價值的醫院工作信息，加快信息傳遞和處理速度，從而提高醫院運營效率。在日常工作中，醫院辦公室要處理各種的公文工作，對于將要送到領導審批的文件，通過研究和分析給出相關的意見，為醫院的領導在批示上提供有效的意見和建議，加快了領導的決策效率。醫院辦公室是醫院管理的樞紐和窗口，是醫院醫院運營和發展的關鍵，承上啟下、協調內外、參謀助手，在職能部門中處于核心地位，對醫院的發展有著較大的影響，今后需進一步的加強醫院辦公室工作提高醫院醫療服務質量。

3.5助手作用

辦公室的工作實際上承擔著領導工作的助手，不是獨立地擔負領導工作，只是承辦領導工作中帶有執行性的、需要具體實施的事務性工作，使領導不致陷入繁雜的工作中去，從而能有更多的精力處理和思考重大問題和決策。辦公室應該根據領導決策需要，調查并收集各種信息材料，為領導決策做好各項準備工作，協助領導做好管理工作，抓好各項重點工作的落實。

3.6信息提供作用

在當前的醫改和電子信息化不斷迅速發展的前提環境下，醫院的工作模式和節奏明顯加快，也對醫院辦公室工作提出了更高的要求。有些信息如果處理的不及時，不到位，可能會直接影響到醫院工作正常的運轉，辦公室工作人員只有明確職能、掌握動態，利用現代辦公條件，及時收集信息，篩查信息，對信息進行加工利用，才能做好信息的傳遞工作，使信息這寶貴資源發揮出應有的作用。同時必須重視信息在運行中的反饋情況，使上情下達，下情上達有機地結合起來，從而促進上級主管部門和醫院之間，院科之間，醫患之間，領導和職工之間的溝通。

結束語

隨著醫改的不斷深入，醫院的發展理念也在不斷變革，醫院的管理需要更加完善更符合時代的發展。醫院辦公室作為醫院管理中的重要樞紐部門之一，對醫院的運作和發展起著非常重要的作用。承擔著溝通上下、協調左右、聯系內外的作用，醫院辦公室工作質量和效率水平對醫院整體水平有著非常直接的影響。因此，醫院辦公室工作要緊緊圍繞醫院的整體的利益和中心任務，辦公人員要牢固樹立大局意識，積極參與政務，落實和處理業務，在新時代進一步弘揚工匠精神，提高效率，加快節奏，確保醫院的穩步快速發展。