人事檔案管理在離退休服務(wù)工作中的重要作用

彭玲

摘要：近幾年，離退休職工人數(shù)急速增加，離退休職工為企業(yè)乃至國家付出了自己畢生的心血，提升離退休職工的檔案管理，服務(wù)這些“有功之臣”是構(gòu)建和諧社會的必要舉措。但是，目前此項工作存在較多問題，亟待解決。為此，本文詳細(xì)闡述離退休職工檔案管理的意義，存在問題及解決措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；離退休服務(wù)；解決措施

一、引言

企業(yè)離退休人員的人事檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工資水平、工作表現(xiàn)以及工作變動及參加社會保險等方面組成的文件材料，是歷史地、全面地、真實地考察離退休人員的依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。

二、人事檔案管理的意義

人事檔案是“人”的管理的基本信息的主要依據(jù)，它涵蓋了人力資源的基本信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，它真實地記述了每個人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地全面地考察人的重要依據(jù)。近幾年我國老齡化的不斷提前，使得退休人員逐年增多，隨著國家和政府對養(yǎng)老保險與社會保障服務(wù)的關(guān)注，做好退休人事檔案管理工作，促進企業(yè)退休人員的管理服務(wù)工作的順利開展，能夠更好地服務(wù)于這一日益增長的特殊群體，維護退休人員的切身利益，是做好退休管理服務(wù)工作的保障。

三、我公司對于退休人事檔案管理中存在的問題

1歷史遺留問題，我公司退休人員的人事檔案歸公司所屬各二級單位及人力資源部相關(guān)科室多頭管理，由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等原因，導(dǎo)致檔案的管理不夠規(guī)范，檔案質(zhì)量參差不一，如有的單位檔案袋破損嚴(yán)重、檔案材料不全、缺失，甚至是一堆散亂材料，沒有按照檔案整理規(guī)定進行分類和裝訂。

2缺乏專職人事檔案管理人員，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和改革，機構(gòu)整合，人員精簡，人事檔案管理人員多是兼職，日常工作繁忙，總是哪個工作急，就先做哪個，人事檔案的基礎(chǔ)工作就被放到腦后了，加之長期沒有經(jīng)過人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟悉，缺乏人事檔案管理必備的政治素質(zhì)和專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，影響檔案工作的順利開展。

3管理硬件設(shè)施不足，各二級單位管檔人員沒有專門存放人事檔案的庫房，不是和其它檔案資料放在一起就是放在管理人員的辦公室，有的甚至隨意堆放，不符合人事檔案的三室分開要求，檔案的安全保密工作也得不到保障。

四、離退休人事檔案管理積極有效的解決措施

公司為推進人事檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，提高工作效率和管理水平，針對人事檔案多頭管理、不規(guī)范的亂象，積極采取有效措施，首先把一萬三千余卷退休人員人事檔案集中起來統(tǒng)一由離退休職工管理部負(fù)責(zé)管理，派專職檔案人員負(fù)責(zé)此項工作。

第一，分類整理檔案，建全檔案目錄及檢索。檔案實行集中統(tǒng)一管理后，檔案管理人員對全公司退休人員的檔案做了大量細(xì)致、艱辛的工作。

第二，強化硬件設(shè)施，為檔案管理保駕護航。檔案實行集中統(tǒng)一管理后，硬件條件比原來基層管理好了很多，有了專門存放檔案的庫房，分別設(shè)有閱檔室、整編室，做到三室分開。使用標(biāo)準(zhǔn)的密集架保管，庫房內(nèi)設(shè)置專門的消防通道及消防設(shè)施，配備有中央空調(diào)、防光防塵窗簾、除濕器等設(shè)備，保持符合檔案要求的溫度和濕度，整個庫區(qū)不設(shè)置電源設(shè)備，杜絕火災(zāi)隱患，做到了防火、防盜、防潮、防強光、防鼠、防蛀、防水的安全措施，使檔案管理的安全性得到很大的提高。

第三，建立健全檔案管理體制機制。人事檔案保管保密制度、檔案和檔案材料收集制度、鑒別歸檔制度、檔案查閱借閱制度、檢查核對制度等，使人事檔案的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。

五、退休人事檔案對離退休管理服務(wù)工作發(fā)揮的重要作用

隨著社會快速發(fā)展，退休人員人事檔案的利用率不斷提高，檔案的利用范圍也在不斷擴大，不僅用于退休人員本人及直系親屬，也用于包括社區(qū)、公證機構(gòu)、社保、醫(yī)保及公檢法等部門。關(guān)于退休人員更名、戶口遷移、核查待遇、參加醫(yī)保、財產(chǎn)繼承、房屋拆遷等諸多方面都會用到人事檔案，而退休人事檔案就成為了最為重要的原始依據(jù)。

自公司對退休人事檔案實行集中統(tǒng)一管理以來，檔案室按照公司查、借閱檔案管理規(guī)定，為解決廣大退休職工和家屬的問題和困難及相關(guān)部門的求證工作提供了大量的檔案和檔案相關(guān)材料，解決與個人切身利益相關(guān)問題，消除了許多信訪隱患，發(fā)揮了檔案的積極作用。主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，調(diào)整養(yǎng)老金待遇的重要依據(jù)。第二，維護個人權(quán)益和福利的法律信證等。第三，編寫人物傳記的寶貴史料。

六、結(jié)語

通過利用退休人事檔案，解決了許多歷史遺留問題和現(xiàn)實問題，為多個家庭糾紛和退休職工應(yīng)享受的個人利益提供了原始的、真實的、可靠的證據(jù)，維護了離退休老職工及家屬的切身利益，保障了他們的合法權(quán)益，也為公司減少信訪穩(wěn)定的隱患，為企業(yè)營造了良好的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境。有的不合乎國家政策和法規(guī)的提出無理要求的，根據(jù)檔案里的真實記載，也澄清了許多模糊不清的問題。避免了企業(yè)和職工之間新的矛盾，避免新上訪戶和上訪事件的產(chǎn)生，積極地維護了社會的穩(wěn)定與和諧，更好地發(fā)揮出人事檔案巨大的社會效益。加強人事檔案管理保障了退休管理工作的順利開展，為退休管理服務(wù)工作起到了積極地促進作用。