探析商貿企業管理費用控制

胡波

摘要：企業管理費用涉及到的項目廣泛而復雜，既包括企業行政和管理部門發生的費用，也包括企業員工的費用、企業經營直接發生的費用、調查市場的間接費用等。商貿企業所有費用開支中，管理費用占較大的比倒，且管理費用比較靈活，并且各費用之間相互滲透，管控起來比較困難，所以商貿企業應該考慮如何通過節省管理費用而達到節約成本的目的。本文針對商貿企業控制管理費用的問題，提出了相應的對策，以供參考。

關鍵詞：商貿企業；管理費用；控制

1商貿企業控制管理費用的問題

1.1思想上重視的程度不夠

庫存商品進貨成本在商貿企業的總成本中所占的比例最高，所以有的企業管理者把精力主要放在了如何降低庫存商品進貨成本上，尤其是在市場銷路較好，商品的銷售供不應求時，這種觀念更加強化，忽略了控制管理費用，導致企業在發展中對管理費用的重視程度越來越低。

1.2缺乏管理費用預算編制制度

管理費用中涉及的企業內部財務管理制度有重要的作用。因為管理費用涉及的范圍比較廣，管控較難，所以有的員工利用企業內部報銷管理制度用公款消費，增加企業的管理費用，降低了利潤。另外商貿企業在管控管理費用上，只有一般的報銷審批制度，缺乏預算的編制制度、嚴格的管理體系和完整的控制日常管理費用的手段，所以給管理費用的科學控制埋下了隱患。

1.3缺乏控制執行管理費用的力度

很多企業經營者控制管理費用時，都認為其在總成本中占有很小的比重，所以對其不夠重視，難免出現放降低執行管理費用的標準的情況。

2控制商貿企業管理費用的對策

2.1提升企業人員的整體素質

企業員工的素質和能力與管理費用管控的效果有直接關系，所以企業應該組織員工定期進行學習，培養其企業凝聚力，使員工能真切的認識到自己在企業發展中的關鍵作用，并能自覺的以競爭、節約、效益等的市場觀念約束自己的行為，從而為企業創造更大的效益。

2.2建立完善的管理費用控制制度

（1）控制管理費用預算的方案。①編制管理費用的預算草案。財務部門應該從財務管理的角度編制管理費用的預算草案，并和相關部門討論相關的內容，提出審核意見的同時按照往年淡旺季的實際情況，充分的考慮節約政策、人員數量、銷售收入、收付實現制、權責發生制等，在每年的12月20日之前提交草案到相關預算部門；②參與管理費用預算草案和預算方案的審核和審批。財務部門應該和預算管理部門審核下一年度的企業管理費用的預算草案，對管理費用的預算方案進行審批，每年12月28日之前把下一年度的管理費用方案在公司網站上公布，最遲在當月的最后一個工作日公布下一個的月度方案。

（2）調整、平衡管理費用的預算方案。編制企業管理費用預算方案是為了管控管理費用，根據企業的發展，制定平衡、調整的審批程序。主要表現為：①調整管理費用預算的條件。如果現有的銷售情況發生了不可抗力或發生針對現行的預算方案采取的措施仍然不能解決的情況時，可以合理調整或變更管理費用預算；②調整審批管理費用預算平衡。財務部門應該從企業總體管理費用預算角度出發分解企業整體管理預算費用到人員、部門；預算部門再根據下一年度銷售和利潤增長的目標在各部門之間平衡管理費用預算，保障控制管理費用的總額在合理的范圍之內。各部門負責人根據企業預算平衡會議的精神，合理的調整本部門相應的管理費用。

（3）控制管理費用的支出方案。①強化事前審批。針對支出在xxx元以上的管理費用，都應該按照規定嚴格的履行審核和監管的程序，經辦人必須提前填寫“資金申請表”，并由相關審核人批準后才能辦理。在此過程中應監督員工自覺履行事前審核和審批程序，防止在事后算賬；②建立執行管理費用責任體系。企業各部門應該按照自己的管理費用預算指標對責任與權利、指標與措施進行充分的考慮，在每個月、每個項目中落實管理費用的指標；③建立管理費用公示制度。企業在宣傳欄或內部網站公示各部門每個月支出的管理費用情況，公開表彰低于預算目標的部門，并實時跟蹤超支部門的實際情況，并要求相關部門合理的分析和解釋超支的原因；④建立管理費用的考核制度。分級管理費用的指標，并和部門業績和員工績效考核結合在一起，處罰嚴重超支的部門和員工，酌情扣除部門或個人獎金；⑤建立管理費用開支不合理事后追查制度。應該責任追究事后審查出的支出不合理費用，并警告或處罰相關責任人。

（4）控制管理費用的使用、報銷方案。①對管理費用進行用預支管理。企業可以為員工辦理銀行信用卡，設定最低額度為1萬元，規定管理費用開支在1萬元以下的填寫“資金申請單”時不需要預支費用；支出數額大于1萬元或不能刷卡的應該按照正常的預支手續實施；②報銷管理費用的期限。為便于管理，報銷企業的管理費用的時候應做到及時。期限為申請資金之日起思維1個月之內，每延長1個月的，降低5%的報銷比例，不予報銷延長6個月以上的管理費用；③報銷管理費用的標準。為了對費用開支進行合理的控制，應該量化各項管理費用的支出標準，如乘坐交通工具標準、差旅費中住宿費標準等，如果量化標準的確定比較困難，應該輔助詳細的審查、審核程序，使每項管理費用開支的合理性得以保障；④報銷管理費用的流程。所有需要報銷的單據和發票應該在產生費用的5個工作日內提出報銷的請求，并填寫“費用報銷申請表”，部門主管和經理有1天的期限，審核該申請表并簽字，通過財務部門對其費用標準和合理性審核后報銷，然后確認無誤后讓報銷人員簽字并結算報銷的費用。

2.3落實管控的措施

在相關管理制度比較完善的基礎上，企業應該努力使員工在公平、公開、公正的環境中認真執行管理費用的管控措施，并根據執行中遇到的相關問題制定或完善相關的配套措施，堅決避免出現無視制度規定的情況。另外為了防止出現制度過于形式而不能發揮作用的情況發生，還應結合年度的業績考核等加大監督執行的力度。

結語

商貿企業之間的競爭隨著市場經濟的發展逐漸白熱化，企業的利潤也大幅度減少。所以提升企業的管理效率成為企業效益得以提高的重要手段，也因此企業管理部門的職能越來越重要。為了使管理效率得以提升，企業應該合理的控制支出的管理費用，使企業獲得更進一步的發展。