淺議檔案管理工作

王品

摘要：檔案管理工作是維護檔案事業有力發展的必要條件，是鞏固黨和國家各項工作順利發展的前提，是保護人類活動真實歷史和社會發展客觀規律的重要依據。檔案工作不是形式，它是有章可循，有法必依的工作。

關鍵詞：檔案；管理；現狀

一、檔案管理工作

1、文書檔案管理，是指機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存備查價值的文件。收集工作是文書檔案管理工作的起始環節，與其他各個環節的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎；文書檔案收集工作的質量決定了文書檔案管理工作的質量。

文檔工作收集的方法，嚴格按照本單位歸檔制度的有關規定進行接收，一個單位即使建立了歸檔制度，也會出現有些文件不能按照歸檔要求及時歸檔的情況，特別是未經收發登記的文件，在歸檔時往往容易被遺漏。如領導及有關業務人員學習、參觀、考察或參加各種會議帶回的有價值的文件材料，很容易分散在個人手中。因此，除了制定文書檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。

2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質載體檔案的特殊載體檔案中的一種。是國家檔案全宗的重要組成部分，也是一個立檔單位一般所必備的檔案種類。聲像檔案是指國家機構，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。

聲像檔案記錄的是社會發展中人們活動的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現。比如中華人民共和國開國大典、港澳回歸、中華人民共和國建國60周年等氣勢雄偉的場面與情感如實的反映和再現。

3、人事檔案管理，人事檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才、工作表現的以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。人事檔案主要源于一定單位的人事管理活動。它是考察了解員工的重要手段和依據；也是澄清個人問題的憑證，同時也可以為日后的人物傳記和專業史的寶貴資料。

4、檔案管理工作的現代化，計算機和網絡改變了人類的工作與生活。檔案管理工作要與時俱進實施現代化管理。檔案管理現代化涉及到檔案從搜集到管理以及應用的各個環節。它的任務是如何最大限度的延長檔案的壽命，如何利用計算機及網絡技術開發檔案信息資源，如何應對電子文件搜集、積累、整理、形成電子檔案。如何實施現代化管理，最關鍵的是檔案工作人員信息化水平的提高，需要員工掌握現代技術。

二、檔案管理工作的創新舉措

針對上述問題，該如何讓檔案管理工作有創新舉措，使得檔案管理工作能夠與時俱進呢？根據多年的工作經驗，結合當前社會發展的實際，我覺得應該有以下幾個關鍵點：

1.要想改變檔案管理工作的現狀，其根本是觀念要更新。

近代的中國，危難重重，有識之士希望用變法來挽救中國于水火，但為何精心籌劃的維新變法最終歸于失敗，并非是強大的頑固派保守勢力阻撓所致那么簡單，而是廣大人民群眾不覺醒，維新變法的意識脫離了群眾，大家不懂這是咋回事，說到根本就是，民眾的觀念沒改變，只有皇帝等幾個維新派的人改變了觀念是根本改變不了大局的。因此，如果不想重演當年悲慘的一幕，首先就是要讓所有做檔案管理工作的人堅定的認為，檔案管理工作是重要的。

最好的辦法就是對所有做檔案管理工作的人進行及時而又強化的思想培訓。必須要明確思想，讓他們知道檔案工作的重要性，檔案管理工作做到位了，對個人、單位、社會來說，都能起到很好的服務作用。檔案管理工作內容涉及政府、社會組織、企事業單位、公民活動等各個領域中所產生的具有保存價值的信息資料。檔案的收集、整理、辨偽、保管和利用，就是信息的生產、加工、傳播和利用過程。隨著科學技術的飛速發展，檔案工作的地位和作用肯定是越來越重要的。

而且要明確，檔案工作需要與時俱進，需要創新。檔案管理工作人員如果一直拘泥于以往的工作經驗和工作方式，一味守城，不愿意接受新方法，不運用新技術，那么檔案管理工作也必然將走入死胡同。知識和方法都是需要更新的，不然工作的路會越走越窄。

雖然說檔案工作目前屬于供養狀態，但如果檔案管理工作人士能夠多一些敏捷與創新，也許檔案管理工作有一天可以盈利，也說不準。檔案工作者只有經過自己的努力，才能提高檔案管理工作者的自身價值，才能開拓檔案事業發展的新局面。

2.做檔案管理的人員，素質必須過硬。

雖然要對所有做檔案管理的人做培訓，做指導，但其能力和水平最終也有高下之分，業務能力的提升其根本是看悟性。能做好檔案管理工作的人，必須有奉獻精神，學識要好，學問要淵博，且還能坐住冷板凳。不能找那種認為檔案工作枯燥，進而就忽視了它價值和作用的人來做檔案管理工作。培訓中還要指點做檔案管理工作的人最新的科學的工作方法，檔案管理工作并非是隨意記錄、漫不經心就可以實現的，而是有一定流程和規則，且工作中需要深度和技巧。做檔案管理工作的人員還要明確一點，檔案管理工作是一個服務性的工作，他根本的目的是讓使用者覺得方便，這樣不僅是方便查詢和查閱，還能證明工作人員的態度和能力。所以工作人員一定要用心、認真。

結束語：

將檔案管理工作不斷進行創新，是檔案管理工作能否適應現代社會發展的需要，能否繼續為社會提供服務的基礎條件，只有對檔案管理工作予以高度的重視，并且根據檔案管理工作自身的實際條件來選擇應有的管理思路和管理模式，最大限度的加強檔案管理工作的各個環節，使得檔案管理工作自身能夠擁有更好的發展前景。

參考文獻：

[1]左麗娜.檔案管理現代化的早日實現[J]今日科苑，2007，（16）.

[2]白潤連.檔案管理信息化建設淺析[J].科技情報開發與經濟，2009，（28）.