淺談互聯網+時代背景下的高校檔案信息化建設

摘要：互聯網信息技術的飛速發展，互聯網+的浪潮已席卷全球。傳統的檔案管理模式已顯得越來越落伍，難以適應檔案管理工作的新需要，甚至成為其向前發展的阻礙。因此，順應互聯網發展大勢，主動擁抱互聯網，主動謀劃，積極作為，大力推進互聯網+檔案管理信息化建設，是高校檔案事業發展的必由之路。本文以此為切入點，探索當今高校檔案信息化建設的互聯網+路徑，期冀為高校檔案事業發展提供一定啟示。

關鍵詞：互聯網+；高校檔案；信息化建設

一、互聯網+的基本概念

“互聯網+”是指互聯網發展呈現出的一種新業態，是知識社會創新2.0推動下的互聯網形態演進及其催生的經濟社會發展新形態。“互聯網+各個傳統行業”，就是利用信息通信技術以及互聯網平臺，讓互聯網與傳統行業進行多維融合，從而提升全社會的創新力和生產力。

二、互聯網+與檔案信息化

（一）檔案分類

我國傳統檔案分類繁瑣，介質上分為紙質檔案和電子檔案。拿我們高校來說，紙質檔案可分為黨群、行政、教學、出版、外事、財會等類別，而這些類別還可以繼續下分；電子檔案又可以分為照片、影視膠片、磁盤、光盤等。但是，隨著互聯網技術的飛速發展，我們可利用檔案管理軟件等OA系統，科學高效分類檔案，自動編目編碼編號，且不用擔心出錯，大大減少了檔案錄入分類的麻煩。

（二）檔案保存

傳統的實體檔案保存一般采取檔案袋+檔案柜+檔案架模式，查找起來令人眼花繚亂，而且非常占用空間，還需進行除濕防腐防蛀等技術管理。隨著檔案資料的日積累月，這種實體檔案資料必然越積越多，無論保存還是查詢，都非常麻煩。

在這種情況下，利用互聯網技術，將紙質檔案掃描編號，電子檔案進行數據存儲，并將兩種檔案統一歸檔大數據庫，化繁為簡，只需要一臺存儲器和幾臺電腦就可以搞定，省去了大量空間及人力成本，普及開來，對檔案管理工作的變革將是顛覆性的。

（三）檔案檢索

傳統的檔案因為是實體保存，檢索起來往往“翻箱倒柜”，這對檔案的磨損很嚴重。如果我們利用互聯網把所有檔案導入大數據管理系統，那么只要在電腦上打開檔案管理軟件輸入關鍵詞就可快速檢索，且檢索精準，檔案的類別、編號、密級等基本信息都一目了然，大大提升檢索效率。

（四）檔案利用

傳統的檔案管理體制僵化，檔案借閱的手續非常繁瑣，以我在的高校來說，檔案利用人在借閱檔案時，要領取檔案借閱登記表、相關主管領導簽字審批，并設有等級借閱期限；而校外人士借閱檔案，還要出具聯系函。這不僅挫傷了檔案借閱人的積極性，也讓檔案的開發利用率大打折扣，而且還加重檔案管理人員的工作負擔。

但是，如果我們利用互聯網信息技術進行管理，就可以在OA系統上完成檔案資料的借還操作，包括實體檔案的信息（紅外線條形碼識別）、借閱人信息登記（身份證感應識別）、借閱期限（直接系統輸入）的登記等。這樣將會大大提升檔案開發利用效率，讓檔案資料真正發揮其應有的價值。

三、高校檔案信息化建設新思路

（一）提高認識，轉變思維，超前謀劃

識時務者為俊杰，因循守舊或故步自封，就只能不斷倒退，對于我們的檔案管理工作來說同樣如此。建設高校檔案信息化管理平臺是高校檔案管理的必然發展趨勢，采取"專項投入、數字傳遞、結合規劃、遠近結合"的基本對策能有效推進檔案信息化管理平臺的建設工作。作為高校領導來說，要提高對加強檔案管理工作的思想認識，拋棄“檔案工作無用論”，切實轉變傳統思想觀念，超前謀劃互聯網+檔案管理工作，促進二者的深度融合，抓住時代發展機遇，讓本單位檔案管理工作水平借勢迅速提檔升級。

（二）加大投入，改造硬件，更新軟件

良好的硬軟件設施配備是保障檔案管理工作健康運轉的基本條件，也是實施高校檔案管理提檔升級和信息化建設的前提。每年在做年度預算時，應該對檔案管理工作這塊有所安排，為檔案管理提供必要的經費保障，必要時還可以積極爭取各類資金，讓本單位檔案室的硬件、軟件至少都達到規定水平。

（三）引進人才，加強培養，提升技能

人才是制約高校檔案管理工作發展的核心要素。所以，我們高校應該重視并加強檔案管理專業人才引進，重點引進業務知識專而精，責任心強，有干勁，尤其是懂互聯網技術的年輕高素質人才，多舉措激發他們的工作積極性和創造性，不斷提升他們的檔案管理工作專業技能。

（四）加強考核，強化指導，交流合作

當前高校檔案管理工作存在一些不盡如人意的地方，與僵化的管理機制有很大關系。很多檔案管理人員的待遇是“旱澇保收”，導致部分檔案管理人員工作不積極不主動，缺乏創造性和活力，檔案管理難有創新和亮點。各高校應從自身實際出發，選擇適宜的檔案信息策略，并通過高校檔案信息服務評價體系的建立及作用的發揮來推動高校檔案信息服務工作實現根本性轉變。

高校還需加強與兄弟單位的溝通交流，互通有無，共同學習進步，也不失為一條提升檔案管理工作的良好途徑。

五、結語

當前，我國高等教育正處于快速發展期和急速變革期，有很多珍貴歷史資料值得留存。推進高校檔案管理互聯網信息化建設迫在眉睫。建立在網絡技術基礎上的社會信息化所引發的工作方式與生活方式變革以及高校改革客觀上要求高校檔案信息服務工作必須實現根本性轉變。為此，各高校應從自身實際出發，選擇適宜的檔案信息策略，并通過高校檔案信息服務評價體系的建立及作用的發揮來推動高校檔案信息服務工作實現根本性轉變。[3]

為了做好這項偉大工程，我們檔案管理工作者必須自覺提高思想認識，加大投入，加強學習，搶抓國家互聯網+政策發展機遇，為提升我國高等教育發展質量、實現中華民族偉大中國夢做出應有貢獻。

參考文獻：

[1]陶嵐，論高校檔案信息化管理平臺的建設[J].湖南社會科學.2010（07）

[2]倪麗娟，信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].檔案學通訊.2011（09）

作者簡介：潘秋童（1988.08）女，民族：漢，籍貫：福建莆田，學歷：碩士，單位：貴州師范學院。endprint