檔案整理工作分析研究

榮啟濤

摘 要：實(shí)踐證明，檔案整理工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，可以完整、系統(tǒng)地反映社會(huì)活動(dòng)、歷史事件和歷史人物的本來面貌，充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用，體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。分析了檔案整理工作的程序和內(nèi)容、基本原則以及歸檔文件的整理原則。

關(guān)鍵詞：檔案整理；檔案管理；檔案全宗；整理原則

檔案整理，是通過一系列手段，將收集來的檔案科學(xué)地組織，使之條理化和系統(tǒng)化。一般情況下，收集來的檔案處于相對零亂、無組織狀態(tài)，加上檔案數(shù)量日益增加，成分越來越復(fù)雜，如果不加以整理，就會(huì)給日常管理和實(shí)際利用檔案帶來很大的困難。

一、檔案整理工作的程序和內(nèi)容

檔案整理工作的基本程序包括以下四個(gè)方面：第一方面是檔案全宗的組織及排列；第二方面是全宗內(nèi)檔案的分類；第三方面是檔案案卷的編立和排列；第四方面是檔案案卷目錄的編制等。這是檔案整理工作的主要步驟，這一系列的工作一般由不同的工作部門和人員分別承擔(dān)，但這些工作程序并非在任意情況下都完全按順序一一進(jìn)行。

對于檔案機(jī)構(gòu)來說，在實(shí)際工作中，檔案整理工作的內(nèi)容大體上有三種情況：

1.在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工，等等。

2.對整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。檔案館和檔案室對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高其整理質(zhì)量；另外，某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長，其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化，須對其進(jìn)行調(diào)整。

我國檔案室、檔案館的整理工作一般屬于上述第一種情況，但后面兩種情況也經(jīng)常出現(xiàn)，因此，檔案工作人員仍需熟悉和掌握整個(gè)檔案整理程序。

二、清楚了解本單位的工作情況是做好檔案整理工作的前提

檔案是一個(gè)單位工作的記憶。對一個(gè)單位的檔案員來說，究竟哪些文件材料應(yīng)該歸檔，應(yīng)該做到心中有數(shù)。對本單位工作越熟悉，收集的文件材料越齊全，檔案工作就做得越好；反之，初來乍到，對單位工作陌生，再加上缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，要做好檔案工作就會(huì)困難多多。比如，教育教學(xué)工作是學(xué)校的經(jīng)常性工作，教學(xué)檔案應(yīng)是學(xué)校檔案的主體。如果學(xué)校的檔案員對教育教學(xué)工作的過程不熟悉，對教育教學(xué)過程中會(huì)形成哪些文件材料心中無數(shù)，文件材料之間有哪些聯(lián)系不清楚，那么，在進(jìn)行教學(xué)檔案的整理中就不會(huì)做到條理清晰。

三、制定合理的歸檔管理辦法

一個(gè)切合本單位工作實(shí)際的，以職能部門為單位的，融分類方案、歸檔范圍、保管期限為一體的歸檔文件管理辦法，并加以落實(shí)，能夠大大提高檔案整理的質(zhì)量。

過去的檔案歸檔范圍是按照檔案的種類制定的，部分概況性的表述與實(shí)際工作中產(chǎn)生文件的對應(yīng)關(guān)系存在一定的出入。又由于檔案收集整理與日常工作不同步，整理工作經(jīng)常是在歸檔移交前進(jìn)行突擊，耗費(fèi)人力物力和時(shí)間，影響檔案整理的質(zhì)量。而科學(xué)的檔案管理辦法，將歸檔目錄與部門預(yù)立卷目錄一一對應(yīng)，使在工作中形成的文件材料一經(jīng)產(chǎn)生就規(guī)范的裝入檔案盒中，在集中移交時(shí)，只需在平時(shí)收集整理的基礎(chǔ)上稍作調(diào)整即可。這個(gè)“拿來即用”的目錄，既能保證應(yīng)歸檔文件收集完整齊全，又能使檔案隨辦隨歸，減少集中整理的負(fù)擔(dān)，從而大大提高檔案整理的質(zhì)量。

四、在開展檔案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理檔案，尤其是整理積存檔案時(shí)不可缺少的計(jì)劃性文件，是檔案整理以前不可缺少的準(zhǔn)備工作。制定方案必須在了解檔案的數(shù)量、內(nèi)容、成分、所屬年度等基本情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行全面考慮和周密計(jì)劃。其內(nèi)容應(yīng)該包括：整理工作的要求和方法、分類方案表、工作程序、勞動(dòng)組織以及大體完成的時(shí)間等。

五、注意解決檔案整理工作中遇到的問題

在檔案整理工作中，會(huì)碰到大大小小的問題，需要我們靈活處理。比如，在整理文件中，會(huì)碰到無標(biāo)題或者標(biāo)題十分簡單的文件，這時(shí)候就要自擬一個(gè)標(biāo)題。在擬標(biāo)題時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的主要內(nèi)容，用簡練的語言加以概括，同時(shí)加上文種的名稱。再比如，一個(gè)會(huì)議或一項(xiàng)工作，如果材料很多，就應(yīng)把重要的材料放在前面，同時(shí)注意材料的分類。如黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)等會(huì)議，開頭可放會(huì)議的批復(fù)、請示、議程、日程、報(bào)告、決議等材料，還要注意，雖然文書檔案保管期限表并沒有把會(huì)議主持詞明確列進(jìn)歸檔范圍，但筆者通過實(shí)踐感覺到，主持詞實(shí)際上清楚地反映了會(huì)議召開的過程，對于今后了解會(huì)議的情況起到重要作用，因此應(yīng)該把主持詞予以歸檔。

六、檔案整理工作的基本原則

一般情況下，檔案整理工作應(yīng)遵循以下三項(xiàng)原則：

1.檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)。經(jīng)過整理，將有歷史聯(lián)系的檔案組合在一起，能充分體現(xiàn)出檔案形成時(shí)的歷史背景和形成規(guī)律，全面反映各種活動(dòng)的本來面貌，從而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

2.檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)。第一，應(yīng)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，不要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。檔案在整理過程中充分利用原有的整理基礎(chǔ)，體現(xiàn)了對檔案來源的尊重。

七、歸檔文件的整理原則

歸檔文件整理，是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒、使之有序化的過程。歸檔文件的整理原則有以下幾點(diǎn)：

1.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件之間的有機(jī)聯(lián)系體現(xiàn)了文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，要求我們在文件整理過程中盡量保持這種聯(lián)系，不得人為地任意割裂。《規(guī)則》所規(guī)定的按照年度、組織機(jī)構(gòu)、問題分類法就是從文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容來集中相關(guān)的歸檔文件，尊重了文件在時(shí)間、來源、內(nèi)容方面的聯(lián)系。此外，《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)排列時(shí)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程序等排列，也體現(xiàn)了對同一事由或問題文件集中排列的要求。

2.便于保管和利用。檔案整理的根本目的，是為了方便其保管和利用。當(dāng)然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值。如不少單位完全按文件的形成時(shí)間或文號(hào)對文件進(jìn)行排列，編制大流水號(hào)，不強(qiáng)調(diào)事由原則，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索。這樣確實(shí)很省事，能夠暫時(shí)滿足一定的現(xiàn)實(shí)利用需要。但若干年以后，當(dāng)檔案文件移交進(jìn)館后，這種做法的不足之處就會(huì)顯現(xiàn)：同一事由的文件被分散，關(guān)鍵詞檢索并不能保證百分百的查全率和查準(zhǔn)率。

八、結(jié)束語

對于檔案方面的管理人員來說，在實(shí)際的工作過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)要立足于單位的實(shí)際情況，并且要不斷學(xué)習(xí)以及借鑒較為先進(jìn)的管理方面的經(jīng)驗(yàn)，適應(yīng)當(dāng)前檔案方面的管理工作的最新形勢。在這過程當(dāng)中需要具有較強(qiáng)的保密意識(shí)以及具有高度的法制觀念以及意識(shí)，促進(jìn)事業(yè)單位的檔案方面的整理工作走向科學(xué)、規(guī)范以及法制的道路。

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