大數據時代背景下的檔案管理探討

肖丹丹

摘 要：在大數據時代背景下大數據技術需要引入到檔案館融入智慧城市的建設、檔案數據的存儲與備份、電子文件的管理、檔案工作從實體管理上升到知識管理等方面，本文對此進行探討的同時還對在檔案管理中運用大數據技術的策略進行的介紹；此外，還對把大數據技術運用到檔案管理中提出了幾點需要注意的問題。

關鍵詞：大數據；檔案管理；策略

引言

信息化時代的到來給社會各行各業的發展均帶來了機遇，同時也帶來了挑戰，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作的重要性不言而喻，檔案中的各項信息都需要被妥善保管，同時信息也需要不斷地被更新及再次儲存，以便隨時翻看和查閱。而我國現階段的檔案管理工作還存在一些問題，需要被改進。

一、大數據時代下檔案管理的必要性

1.1社會發展對大數據技術的需求

當前我國已經逐漸開展智慧城市的建設，這對檔案管理工作提出更高的要求，需要相關部門做好大數據分析工作，將檔案管理納入到智慧城市之中，以提升檔案管理工作質量。眾所周知，檔案管理部門所管理的檔案大部分都需要進行永久保存，再加上檔案量比較大，對管理人員來說工作任務非常重，如果不能進行大數據分析與管理，將會大大降低管理效率，不利于當地社會的發展。因此說大數據檔案管理是社會發展的需求，通過大數據、云服務能夠更好為公眾服務，從而增強各個檔案館的檔案信息整合能力，以達到大數據檔案管理目標。

1.2電子檔案管理對大數據技術的需求

大數據時代下，電子檔案的應用越來越多，如果不能做好云儲存、云服務，將會影響到檔案管理的現代化發展步伐。以往檔案管理中，管理人員對電子檔案信息的錄入工作不夠重視，給檔案工作帶來巨大挑戰。電子檔案與紙質檔案相比，它具有更大的文件價值，能夠提升電子檔案信息的利用率，因此大數據時代下檔案管理工作非常重要，它可以將海量檔案信息集中起來，并按照程序來供相應人員進行查詢、完善，從而增強檔案管理部門的數據服務水平。

1.3檔案數據存儲與備份服務的需求

隨著我國檔案信息化管理模式的出現，電子檔案的數量越來越大，如果不對這些數據進行存儲與備份，將會影響到檔案管理的質量，也無法滿足用戶的檔案管理服務需求。而大數據的應用，可以為檔案管理部門建立更大的數據庫，并通過對用戶相關行為數據的分析來不斷優化內部存儲，提升電子檔案的應用效率，最大限度節省檔案管理部門的服務成本，從而推動檔案管理工作的有序開展。

二、大數據時代下檔案管理的應用

2.1實現檔案大數據的云儲存

大數據時代下能夠實現對檔案的云儲存，這樣才能確保電子檔案信息的完整性。在進行檔案大數據的云儲存工作時，需要將其建立在完善的信息化設施基礎之上，從而提升信息數據的處理能力，更好滿足用戶的檔案服務需求。比如要做好電子檔案大數據服務平臺、電子檔案軟件服務、電子檔案硬件服務建設，將檔案中的文字、照片、檔案查詢數據存入到云系統之中，從而幫助管理人員分析出用戶的檔案服務需求，制定出針對性更強的服務方案。實現檔案大數據的云儲存，國家與地方政府還要建立云系統，比如地方政府要結合當地檔案館的情況來建立相應的云檔案存儲管理中心，然后通過網絡光纖將這些數據與國家云檔案管理中心相連接，實現檔案館檔案數據的存儲與備份，最大限度降低檔案數據丟失的風險。

2.2做好檔案大數據的云服務

實現檔案大數據的云存儲，就要做好檔案大數據的云服務工作，這樣才能滿足更多用戶的檔案服務需求，從而提升電子檔案的利用率。比如在國家與地方政府建立的檔案“云”平臺上，檔案服務人員要借助大數據來分析不同用戶的行為，并找到適合本檔案館的服務方式，提升檔案數據服務的有效性，以滿足用戶的查詢需求。除此之外，每個檔案館還可以建立自己的檔案信息網，讓用戶通過網絡注冊相應賬戶來查詢自身檔案信息，如果用戶發現檔案信息出現錯誤，可以及時與檔案館聯系，經過核實后來進行信息的修改，對于不太重要的信息，如聯系方式、通訊地址的改變，檔案館則可以讓用戶自行修改，以確保檔案信息的準確性，提升檔案服務的水平。

2.3建設相應的數字檔案館

“大數據”與“數字化”緊密相連，在進行大數據技術的應用時，檔案館應該要做好自身數字化建設，形成數字化檔案館，為用戶提供更加便利的檔案服務，從而達到檔案管理工作目標。在建設數字檔案館時，需要不斷完善人民群眾的檔案資源體系，并對不同電子檔案進行類型劃分，將復雜結構的數據通過數字系統來整理，以提升檔案大數據建設水平，滿足當地檔案服務需求。此外，建設過程中相關人員還要遵循“存量數字化”的原則來做好紙質檔案數字化轉變，工作人員要從檔案管理整體狀況出發，按照一定的規則、要求來實現檔案的電子化，以提升檔案的利用率，同時也能夠保護好檔案館中一些重要檔案信息，減小查閱對傳統紙質檔案的破壞。

2.4加強用戶需求數據分析

大數據時代下檔案管理的最終目標是更好滿足用戶的需求，因此在管理過程中相關人員需要加強對用戶查詢行為的數據分析，利用這些數據來制定符合他們要求的檔案管理服務，以提升用戶的滿意度，拓展檔案館的發展空間。尤其是近些年來隨著我國網絡信息技術的發展，網絡信息越來越豐富，許多群眾更愿意通過互聯網來獲取相關資料，這在一定程度上會影響檔案館的服務范圍。因此檔案館需要做好用戶需求分析，要加強檔案數字化發展，并積極聯合其他檔案館來實現資源的共享，提升檔案查詢、檔案服務的便捷性。

2.5提升大數據檔案智能檢索能力

大數據時代下要想提升檔案館的整體服務能力，就要做好智能化檢索設計工作，將館內不同檔案分類化管理，從而提升用戶檢索效率，縮短檢索時間，以提升自身的檢索服務能力。此外，技術人員也要做好可視化分析工作，將更多檔案數據直觀的展現給用戶，使其能夠查詢到自己所需的檔案信息。比如可以建立相應的模型，并將數據放入到相應模型之中，并對未來檢索數據進行預測，挖掘出更多的算法，從而提升檢索的檔案檢索的精確度，以達到智能化檢索要求。

三、結束語

檔案管理工作在大數據時代背景下，應當把握好機遇，積極應對挑戰。如何應對新形勢，這是未來一個時期提高檔案管理工作值得探討的問題，也是值得業內人士不斷開創的全新領域。現階段，我國的大數據技術水平還不高，還有很大的完善和提升空間，隨著大數據技術的不斷發展，它會給我國的檔案管理工作提供更強有力的技術支持，勢必會給檔案管理工作開創更加廣闊的空間。檔案管理工作也會在這樣的新型技術下，不斷得到突破，探索和發現更符合時代需要的檔案管理技術，從龐大的檔案信息資源中，不斷發掘新技術，充分開發和利用大數據時代的有利環境，將檔案管理工作的技術水平不斷革新，為今后檔案管理工作的發展，貢獻技術支持。

參考文獻：

[1]孟蕊.大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J].辦公室業務，2017，（05）：48.

[2]于衛松.大數據時代背景下醫院檔案管理[J].現代經濟信息，2017，（02）：65-66.

[3]蔡梅玉.大數據時代下檔案管理模式的探究[J].經營管理者，2017，（01）：280.

[4]陳芳.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業務，2016，（24）：109+108.

[5]李靜波.大數據時代背景下的檔案利用服務分析[J].黑龍江科技信息，2016，（35）：163.endprint