論城市建設檔案管理中的信息化建設

張燦　呂萬軍

摘要：檔案管理是現代化城市建設和發展的基礎。在信息化網絡技術快速發展的大環境之下，城市建設檔案的信息化管理已經成為現階段城建工作的重要方向，一個高度和諧化、信息化的城市必須要配備一套完整的城建檔案信息管理系統。在本文中，將重點針對這一問題，結合現階段城建檔案信息化建設的實際情況，對我國城市建設檔案信息化管理工作提供參考性建議。

關鍵詞：城市建設；檔案管理；信息化建設

導言

與城市經濟的發展，城市的建筑，傳統紙質城建檔案的處理方式，現在檔案信息化的方法比較，有很多缺點，比如：傳統的紙張處理需要巨大的倉庫，借貸的鏈接很耗時間，適當把檔案實踐處理很多不便。隨著現代社會信息化的發展，構建城市建設檔案信息化勢在必行。與現代計算機相結合，檔案文件將數字化，進步的城市將為處理能力建設檔案，以加速城市的建設。本文就城市建設檔案的建設提出了幾點建議。

一、城市建設信息化建設的問題

（一）缺乏整體指導，導致系統標準的發展

摘要20世紀80年代初，我國檔案計算機處理技術的應用起步，對許多機構、企事業單位都十分敏感。在20世紀90年代，電子文件大量出現，電子文件變得越來越流行。然而，我國檔案館計算機處理和信息化建設相關標準的起草工作才剛剛起步。雖然標定工作已經開始，但發展緩慢，相關標準已經制定，內容缺乏系統和兼容性。

（二）檔案性質的影響

檔案的原始記錄，其在文件和檔案內容上的表現，因為現在是當事人的手寫手稿，如單位印章和領導簽名原件都有相關的法律文件。但在現在的檔案信息化中，檔案主要以數字化、新方式，如電子文檔，所有內容在電腦上的變化，造成，因為原始記錄性檔案的內容不存在。如何判斷它是否具有法律憑證的功能，已成為檔案工作的新課題，發揮數字化、電子文檔的作用，可以轉化為檔案的關鍵環節。

（三）檔案信息化管理隊伍的建設

重點為城建檔案管理的信息化進行人才儲備，提高城建檔案信息化隊伍的專業程度和綜合素養。

（四）缺少統一標準和相關規范的約束

城市建設檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。然而現狀為：計算機的軟件開發不具有整體規劃性，其相關軟件在通用性、實用性等方面存在較為嚴重的不足；缺乏技術上的支持和相關網絡技術作為后盾，這些因素都嚴重影響著檔案信息化建設的進程。

二、城市建設檔案管理信息化建設建設性意見

（一）必須以國家戰略的指導思想，自上而下地組織對檔案信息化的標準制定

我國展開檔案信息化建設前后也有20年了，可是整體情況很不理想，檔案信息化建設的功用、效果、效益遠未充分顯現出來。其原因之一就是安排程度低下，缺少有力的統籌、有用的輔導。而事實上，檔案信息化建設現已成為許多發達國家的戰略辦法之一，由國家制定并自上而下地安排施行國家級的戰略辦法。美國國家檔案與文件署于1998年起耗時6年致力于對電子文件永久保存的各種功用需求、技術辦法及其可能性的全面證明和試驗，2005年美國國會撥款3億多美元建設電子文件檔案館，用于確保聯邦政府電子文件檔案的永久實在和大眾使用；英國將電子文件管理歸入國家信息化工作的責任規模，并制定施行《電子政務環境下電子文件管理方針框架》的國家方針辦法；澳大利亞已將電子文件管理作為政府績效查看評價的重要內容與根據。

（二）完善相關準則規范

對檔案相關管理進行相應的規范化和規范化建設是現在檔案管理工作信息必不可少的環節。檔案管理相關部分有必要加速完善相關準則規范的建設，制定相關規范，為檔案的信息化管理供給必定的法律根據。

（三）進步管理人員的歸納本質

城市建設檔案管理的工作人員是完成信息化管理的重要要素之一，為了全面進步檔案信息化管理的水平，應要點加強人員部隊的建設，進步檔案管理人員的歸納素質。首先，能夠針對現有的檔案管理工作人員進行系統化的再教育，展開崗位訓練和信息化管理技術的訓練。其次，要招聘城建檔案信息管理專業人才，有計劃有步驟地施行人才培養計劃。最終，制定合理的鼓勵方針，鼓勵管理人員為城建檔案管理信息化的完成做出奉獻，充分調動工作人員的活躍性。

（四）加強電子文件管理

隨著辦公自動化技術的推廣以及城建檔案信息化的建設，各類檔案簡直都是以電子文件的方式來存儲的。電子文件盡管存儲和傳輸快捷，但也有著穩定性差、易損壞等缺點，隨著計算機信息管理網的建立與開展，越來越多的重要文件被傳輸上網。因而，為了確保電子文件的安全性，在傳輸之前應先依照信息管理部分的一致要求進行文件格局的變換，以確保數據的可靠性和通用性。別的，新式文件資料的歸檔是城建檔案管理信息化建設工作中的重要組成部分，做好城建檔案歸檔電子文件的技術處理工作將會成為今后工作的要點，這就要求檔案工作者有必要能夠對很多電子文件的接納、處置甚至存儲工作有較深的了解和指導，能夠了解文件信息重新組合的來龍去脈，維護電子文件的原始信息，然后辨認和維護電子文件的原始結構，確保電子文件的可靠性。

（五）加強遵循施行規范

工作是實踐標準化建設中的一個重要環節，除了規范的制定滯后外，還限制了元素的檔案信息，引入了規章制度來促進制定符合弱勢的規定也很重要。事實上，在1999年，我國先后介紹了相關檔案信息的規范，如CAD文件和記錄管理、電子文件管理、紙質檔案數字化技術規范等國家或行業標準，就其內容而言，處理部門、企事業單位和檔案信息化的實踐需求強勁，針對性、適應性和可操作性，如果可以廣泛，跟進。但查詢，在計算機技術中已被用于檔案單位的管理，僅以少量的規格，率僅為15%，多達82%的單位已在國家制定和行業標準不懂。

（六）加強安排的領導力

安排建立信息化工作領導小組，在整體職工中活躍推進城市建設檔案管理信息化建設，落實各崗位責任，讓每個職工清晰各自的工作任務。活躍安排領導大家針對信息化建設中遇到的困難進行逐一處理，進步工作效率，帶動信息化各環節的建設工作。

結語

綜上所述，為了滿足城市建設開展的需求，有必要要對城市建設檔案的管理進行信息化建設，加速其檔案數字化、電子化，打破傳統管理模式，改進如今檔案管理信息化的不足之處，更好地對城市建設檔案進行相應的歸檔管理，與如今快速開展的社會接軌，契合現代化開展的需求，保證城市建設檔案的管理效率及其質量。

參考文獻

[1]李伊欣.城市建設檔案管理工作如何與時俱進[J]. 蘭臺內外. 2016（03）.

[2]高原.城市建設檔案管理的困境與建議[J]. 檔案管理. 2016（02）.

[3]王晶.淺談如何做好城市建設檔案管理工作[J]. 黑龍江檔案. 2016（03）.

[4]金蓉.論城市建設檔案“集團”式大管理[J]. 山西檔案. 2016（S1）.endprint