對高校學生檔案管理方法的探討

侯敏

摘 要：通過對高校學生檔案的管理流程進行研究分析，對其進行管理上的加強，可以通過對檔案的立卷、歸檔、轉遞等流程進行有效的規范，對參與檔案管理相關工作的人員的業務素質、責任感等方面進行強化培訓，全面提高高校學生檔案管理工作的質量水平。本文以下就對高校學生檔案管理工作的加強，以期對高校學生檔案資料的管理工作水平的提高起到一定的促進作用。

關鍵詞：高校學生檔案；管理方法；探討

高校學生的檔案不僅僅對于學生自身而言有著重要的意義，是其不如社會后學生生涯中的重要履歷，對其社會評價起到重要的影響作用，而且是國家人事檔案中重要的組成部分，高校學生檔案是對學生在高校就讀期間學習、生活以及社會實踐活動的有效記錄，能夠為社會組織進行人才的選拔提供重要的依據，是一個學生在社會人事檔案中的最基礎的部分。

對于加強高校學生檔案管理工作的重要意義不言而喻，因此，采用何種手段對其實施有效的加強、在那些具體的方面著手開展加強等，就成為高校學生檔案管理工作人員需要思考的問題了。通過對高校學生檔案的管理流程進行研究分析，對其進行管理上的加強，可以通過對檔案的立卷、歸檔、轉遞等流程進行有效的規范，對參與檔案管理相關工作的人員的業務素質、責任感等方面進行強化培訓，全面提高高校學生檔案管理工作的質量水平。本文以下就對高校學生檔案管理工作的加強，在檔案管理過程中的幾個流程中如何實施有效的加強進行詳細的論述。

1 新生檔案立卷、歸檔

高校新生在入校之后，要對其進行首次檔案信息的收集和采集工作，并在采集整理完畢之后進行立卷、歸檔處理，在這個環節中，重點是對學生檔案信息的準確性以及完整性進行把控。對于學生檔案的準確性，其重要性就不多說了，信息喪失準確性，學生檔案就失去了其存在的價值，欲加強學生檔案準確性的把控，學生的檔案要經過嚴格的審查過程，將其中存在模糊、不明確的因素進行有效的排除，如：學生的籍貫信息，現今許多考生為降低高校入學的門檻，臨時辦理個別“照顧”地區的戶口，或是冒名頂替他人高考、入學，對于這類信息要嚴格的審查。對于學生檔案的完整性把控，主要是對學生信息組成要素的逐一采集，對于存在缺項學生的信息進行進一步的審查，以確保學生檔案的完整性。

高校學生在入學時，是對其檔案進行有效采集、收集的最佳時間段，要在這段時間內完成對學生檔案的立卷和歸檔，并保證其準確性和完整性，為學生在畢業階段為社會提供第一手準確的資料做好基礎準備工作。

2 對于學生檔案的保管

對于任何一種檔案而言，它多數時間是在某一空間內存放，只有在一些特定的時間段（如：轉校、畢業以及步入社會等等時間段）才會出現對其內容和存放地點的變更，故而，高校學生檔案的保管是一項長期并且重要的工作，加強對學生檔案保管流程的管理，要針對學生檔案中的各個組成要素進行，具體有：

（1）對于學生的鑒定材料，要保證其內容的真實性，學生的鑒定材料是社會之進行人才選撥和任命的重要依據，尤其是對學生在某一方面的特長或是缺陷有較強的評判性，能夠有效增強社會組織對學生判斷的準確性。

（2）學生的成績單。學生的成績單，如實的記錄了學生在接受文化素質教育過程中的個中表現，并以打分的形式呈現出來，是對學生文化素質水平的客觀體現，對于其在工作崗位上所能作出的成績有較強的依據性。

（3）榮譽、處分等。一個學生在校期間，有重大突出表現時，都會在學生檔案中有一定的體現，將學生在校期間的各種榮譽或是處分等進行有效的記錄，能夠增強學生檔案的全面性。

（4）學生的體檢表，高校學生在校期間，會接受幾次體檢普查，而體檢表能夠準確的對學生的身體情況進行記錄，能夠在其進入社會后是否具有從事一些對身體素質要特殊要求的崗位（如：飛行員、潛水工作等有特殊要求的崗位）。

（5）高效學生在校期間會接觸到多社會實踐活動，在其中，學生各個方面的素質能力會有一定程度的提高，在進行高效學生檔案的保管過程中，要對學生的這類信息資料進行有效的保管。

在進行高效學生檔案的保管環節中，還要注意學生檔案內容時效性的管理，對于相關檔案資料內容，一經核實無誤，及時存檔保管。

3 學生檔案整理、接收

高校在讀生的檔案資料，期間會出現一些內容上的更新、新進人員檔案的接收等，要對這些流程的進行規范化的管理，對于不符合要求的檔案拒不接受，對于出現不合格檔案資料在源頭上進行杜絕，嚴禁檔案管理人員對學生檔案進行私自的更改或是替換，尤其是其中的一些不良記錄等，決不能私自撤銷，降低學生檔案的真實性，加強檔案的客觀性，為用人單位負責、對社會負責。

4 畢業生檔案轉遞

高效學生一份完整檔案資料，包括以往求學經歷中的檔案資料，高校期間的個人狀況的的記錄信息，以及最后的派遣證明，在學生畢業步入社會中，要遵照“檔隨人走”的原則，將學生完整的檔案資料轉遞（一般能夠通過專門快遞或是直接派送的形式進行轉遞）到相關的用人單位或是公共組織單位（有些學生的檔案直接由地方人力資源部門接收）。高校學生檔案在轉遞這個環節中，要加強即時性、準確性的管理，保證將學生檔案在規定的時間內送達指定的地點。

5 結束語

綜上所述，高校學生檔案管理工作的質量水平，受到諸多因素的影響，如：學生之前檔案資料的各項要求、高校就讀期間檔案資料管理工作的水平、保管時間的長短等等，要想加強其管理工作，首先從根源上要對其內容的準確性、完整性進行強化，制定相關的檔案管理制度，促使其在檔案的更新、流轉過程中準確性和完整性得到良好的保證，為高校學生檔案的管理工作提供制度保證。

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