事業單位檔案管理信息化建設的探討

孫桂銀

摘 要：伴隨著社會經濟的不斷發展，在生活和工作領域，計算機網絡信息化已經具有普遍的應用，而且對于當下的企業而言，已經處在信息化管理的時代下。在事業單位的檔案管理工作中，也發生重大的變革，即從傳統管理模式轉變為網絡信息化管理模式，提供給了事業單位管理的發展更多的的機會。鑒于此，本文對于事業單位檔案管理信息化建設的相關內容進行探究。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；探討

在社會經濟和科技技術不斷向前發展的同時，事業單位現代化管理模式相繼獲得健全和完善。對于事業單位的檔案管理工作來說，一方面對于單位領導的相關決策產生一定的影響，另一方面也涉及到內部人才的考核、培養的影響。在信息化時代，事業單位的檔案管理信息化建設是社會發展必然趨勢，應該大力提倡并科學實踐。

1 檔案管理信息化對于事業單位產生的積極影響

首先，事業單位檔案管理信息化提供給單位信息化發展明確的方向。在事業單位內部管理工作中，檔案管理屬于不可或缺的一部分。在現代化計算機電子設備廣泛地應用于現代化計算機電子設備中時，出現了諸多的電子信息文件。怎樣將有價值的資源信息進行高效共享，實現資源的有效管理以及儲存、應用，已經是事業單位檔案管理工作應積極應對的關鍵問題。通過實現檔案管理信息化，能夠有序的分類管理好檔案資源，一方面可以有效的維護單位內部資源的安全，另一方面可以推動事業單位全面實現現代信息化的管理。

其次，事業單位檔案管理信息化建設將傳統信息化管理模式進行成功轉變。傳統的檔案管理是將紙質作為主要的媒介，將人工錄入作為主要的方式。而信息化管理將電子以及網絡作為主要的平臺，展開計算機錄入的方式。而且信息化的檔案管理能夠有效的拓展檔案管理職能，從傳統的檔案管理保存和應用職能，發展為采集、存儲以及管理檔案管理信息資源等服務。而且信息化的檔案管理，能夠解決掉傳統檔案管理于時空方面的沖突，實現在任何網絡位置和時間上對于所需檔案信息資源進行查詢獲取，因而突破時間和地點因素的限制，將利用單位檔案資源效率有效的提升。

2 當前事業單位檔案信息化管理期間存在的問題

2.1 缺少科學系統性的管理體制

檔案管理信息化為傳統檔案管理體質的變革，因此應該做到整個管理體制方面產生良好的系統調整，進而將檔案管理的效率進行提升。但是，當前信息化的檔案管理工作依然沒有完全做到擁有科學性的、系統性的體制管理作為基礎保障，例如，于登記和歸納等方面未建立系統的人事安排以及電子信息的預留。因事業單位工作性質的影響，導致檔案管理工作不重視現象普遍，所以總體的檔案質量并不高。

2.2 檔案軟件的差異性較大

盡管信息化的檔案管理工作并不僅僅限制于采取電腦操作方式，但是依然不可以完全脫離開電腦。當前，各檔案部門所應用的計算機型號不盡統一以及規格各異、開發出的軟件不可以互用等情況諸多，即未形成統一的、良好適應于檢索文件的檔案信息管理的計算機管理軟件系統。而且不同的事業單位應用的檔案軟件系統各有不同，這種情況下便阻礙實現事業單位全面化的信息化管理。

2.3 檔案信息化管理者的素質較低

若想將檔案管理信息化良好的落實，就必須依賴高技術水平、具備較高知識層次的管理人員，并不可將此項工作作為一項簡單的計算機操作而已。但是縱觀當前的多數事業單位的檔案部門人員實際情況，缺少高素質、高技術人才依然是多數事業單位的檔案部門需要解決的問題。大部分管理者不能夠對于現代化電子設備熟練的應用，特別是不能掌握相對復雜的電子設備。如果具備了現代化設備但是不能充分將其作用進行發揮，也會嚴重的影響檔案的信息化管理。

2.4 檔案管理技術缺少創新

唯有創新，才能夠實現新的發展。但是，當前事業單位的檔案管理工作中，缺少創新性也屬于重點要解決的問題之一。主要的表現是檔案管理技術標準以及組織工作程序沒有完全以計算機信息處理技術特點、發展作為基礎進行考慮，很多的歸檔文件資料是在光盤、軟硬盤等實施，所以導致現行的檔案管理、分類方法、有關規定不能具有良好的適應。

3 加強事業單位檔案管理信息化建設的科學策略

3.1 提高事業單位管理層的重視度

若想實現事業單位檔案管理信息化建設的有序展開，需要領導層加強重視度，深刻的認識到實現這一目標的重要性。首先，要具有足夠的資金支持，購進先進化的電子設施設備，并展開正確應用的培訓工作，提供給管理檔案工作必要的物質基礎；其次，全面增強事業單位信息化的理念。作為領導人員，必須要擁有現代化信息理念，才可以對員工產生積極的影響，在整體上將發展目光放遠，推動檔案信息化管理的建設。

3.2 轉變檔案管理方式

第一，在處理數據方面，應有機的結合起公文處理和檔案管理，讓文檔一體化的發展，實現各類檔案資料的統計工作自動化的完成，并能夠繪制出統計報表；第二，實現記錄和檢索的方式轉變為電子版，即以電腦為基礎的環形工作區域。實現檔案指導、編研下作從有形實體向虛擬網絡轉變。第三，根據現實所需，積極革新信息技術重建檔案管理的運行環境、作業環境，使其能夠適應電子化信息管理。

3.3 提升檔案管理工作人員的綜合素質

事業單位應該積極的展開培訓工作，讓檔案管理人員可以對于現代信息化的檔案管理方法與技能詳盡的掌握并應用，經講座、課程培訓等途徑，培養員工更多的檔案管理信息化知識，提升其綜合素質和技能。而且檔案管理工作的主要內容為服務事業單位的工作人員，因此應該重視加強事業單位檔案管理人員隊伍的綜合能力。

3.4 明確事業單位檔案管理的最終目標

事業單位管理人員應該在單位檔案管理的目標中對于信息化管理的發展方向這一層面加強明確，并經網絡技術的信息化，科學的改造事業單位的檔案管理工作，切實的在事業單位的檔案管理工作體系內加入信息化技術，進而實現明確的引領事業單位的檔案管理目標，讓檔案管理工作更具有準確性、便捷性，提供更全面的服務。

3.5 建設事業單位檔案信息化管理平臺

事業單位的檔案管理中，若要實現信息化的管理，可應用信息化的平臺實現資源的內部共享。并且通過網絡信息平臺，輔助內部工作人員將工作期間各種問題及時的解決，有助于單位內部工作者及時的檢查和調整檔案信息，推動檔案管理工作更加規范和系統。因此，應該大力的建設檔案信息化管理交流平臺，把網絡信息化在事業單位實際工作中切實的加大利用，并引入先進的計算機技術保管好檔案信息，提升安全性。

4 結語

事業單位檔案管理信息化，在單位現代化建設期間發揮出的作用巨大。檔案管理信息化能夠對于事業單位相關的檔案信息資源進行深入的開發，獲得信息資源共享，進而推動單位人員更迅速的檢索以及查閱檔案信息，將事業單位工作效率有效的提升。因此，事業單位必須高度重視事業單位檔案管理信息化建設，采取科學手段，切實的將檔案管理現代化管理水平提升。

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作者簡介

孫桂銀（1982-），女，漢族，山東鄄城，山東省菏澤市定陶區人力資源和社會保障局，研究方向：檔案信息化管理。