人事檔案管理信息化發展探索

文新華

人事檔案管理信息化是人事檔案工作在信息化時代的必由之路，是提高人事信息管理和利用水平的必然要求。為更好地提供全面、準確、快捷的服務，推進人事服務工作改革創新，我們圍繞人事檔案管理信息化發展，進行了一些探索和思考。

1 人事檔案管理信息化的必然性

（一）有利于保護人事檔案原始載體。現階段，人事檔案管理的主體依然是紙質材料和檔案。天長日久，工作中經常性的使用、整理過程中的反復拆裝，不可避免地會使紙張發生磨損、破壞和老化。作為最原始的證據材料，對紙制載體的保護尤為重要。

（二）有利于提高人事檔案工作效率。傳統的檔案管理側重于實體管理，手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率較低。實現數據信息化后，可以建立準確、完備的人事信息數據庫，通過辦公網絡系統，方便、快捷地提供所需信息。檔案管理更多地可以實現自動化、實時化和網絡化，從而使庫房查找變為系統即時檢索查詢，大大提高了工作效率和服務質量。

（三）有利于創新人事檔案工作管理機制。人事檔案管理工作發展至規范有序的今天，仍存在著一些難以根治的頑疾。如在人員流動過程中形成的棄檔、檔案丟失現象，臨時人員的檔案也存在著材料收集及轉遞難度大的問題。當人事檔案的管理方式不能滿足勞動關系變化的需要，它的完整性也就難以存續了。

2 人事檔案信息化發展現狀

目前，人事檔案管理在向著信息化發展的方向進行積極地實踐和探索，主要表現在以下方面：

（一）使用計算機管理人事檔案工作臺賬。在計算機里建立人事檔案管理名冊和管理臺賬，對所管理檔案進行排序、編碼，可以方便地定位查找，對接收、轉遞、出入庫等情況進行記錄，便于查詢。

（二）依托ERP系統實現員工信息動態管理。

1.建立人事檔案信息系統模塊。在人力資源ERP系統中構建人事檔案業務模塊，在系統中記載檔案目錄、檔案館信息、檔案存儲信息，檔案的接收、轉遞等工作情況。

2.使用系統記錄員工綜合信息。將員工的基本信息選擇性地錄入ERP系統中，并記錄工作履歷、職務變動、職稱評審、年度考核、獎懲等動態信息。在員工服務企業期間，做到隨時錄入、隨時更新，保證信息的時效性和準確性，在一定程度上達到數據化、信息化的要求。

（三）對紙質檔案建立電子掃描備份。對員工的紙質人事檔案進行部分或全部掃描，形成電子版的人事檔案。

3 人事檔案信息化發展不足

（一）缺乏功能性較強的人事檔案數據庫系統。目前，還沒有一個專門的用于人事檔案信息化管理的獨立軟件系統。在用系統是依附僅在人事檔案目錄編輯，檔案轉遞等日常管理中的幾個環節實現計算機管理，信息存儲量窄、信息化程度不高，使用功能也尚不完善。

（二）人事檔案信息化建設缺乏統一的技術標準。人事檔案信息化建設起步遲、發展緩慢。信息化建設的前提是基礎工作的規范化和標準化，人事檔案信息化管理工作尚無統一標準，無法全面推廣。統一標準的缺乏也導致人事檔案信息系統和網絡建設形式層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，制約了人事檔案信息化管理的進程。

（三）人事檔案信息資源開發利用程度低。人事檔案工作保密性強，檔案管理處于較封閉的保護狀態中，對它的開發利用基本上是被動的，個人使用審批程序也較為繁瑣。

4 人事檔案信息化發展的幾點建議

（一）借鑒綜合文書檔案成熟的管理經驗。目前，綜合文書檔案已初步實現了檔案系統信息化管理，如建立了電子檔案庫和檔案信息檢索系統，可以利用電腦實現對所需檔案信息的查閱。此外，還利用檔案信息轉移技術保存材料，主要有信息掃描技術、縮微技術、光盤技術等。如果人事檔案也可以選擇利用這些技術手段，對人事檔案材料原件的保護和信息利用都會有很大程度的提高。

（二）改進現有的人事檔案管理模式。人事檔案現階段的服務對象主要是人事工作者，再者保密性較強，員工對人事檔案管理工作了解甚少，在一定程度上造成了人事檔案工作是孤芳自賞。人事檔案也經常處于檔案材料收集轉遞不及時，檔案內容和數據信息存在一定的延時性。如果對信息化的人事檔案進行分類管理，比如分為公開部分和保密部分。公開部分主要包括個人基本信息、工作履歷、年度考核、學歷、獎勵、政治面貌、工資、職務任免等信息，保密部分則包括對個人的鑒定評價、心理健康等不宜公開的材料。員工本人可以看到自己的公開信息，這對監測檔案信息質量及促進檔案信息的完整性和準確性都會產生積極作用，也間接地增強了員工對自身檔案的認同度和信賴度。

（三）建立人事檔案共享查詢平臺。幾乎每家人事檔案管理單位都會保管著數量或多或少的“死檔”，這些沉睡的檔案已經暫時失去了應有的價值。如果建立全國范圍內共享的檔案查詢平臺，檔案管理機構錄入自己保存的“無頭”檔案，那么有需要的單位和個人則可以在平臺上進行查找，從而讓這些檔案重新“起死回生”。

（四）建立人事檔案網絡化管理體系。研究、開發和推廣使用先進適用的人事檔案管理軟件，建設技術先進、功能完善、安全可靠的人事檔案信息服務網絡。根據人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，按不同的用戶、不同的數據和信息授予利用單位、利用者不同的使用權限，實施人事檔案的分級管理。檔案數據信息的共享，也可以在一定程度上破解在人才流動過程中產生的人事檔案管理難題。

（五）注意遵循安全保密的原則。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。要制定信息錄入和維護、設備管理、網絡維護等系統的管理辦法和規定，確保系統的安全性、可控性，以科學、規范、嚴密的制度來保證系統的可靠運行。

5 未來人事檔案信息化發展設想

未來可以在國家范圍內建成跨地域、跨行業的數字化人事檔案館，這些檔案管理庫嚴格按照國家標準建立，系統保密性強，服務功能優質便捷。而公民只要有個人需求，就可以建立自己的電子人事檔案。電子人事檔案主要由數字卷的人事檔案組成，像人員的身份信息一樣可以方便查詢。當員工在新單位形成新的人事檔案材料時，電子檔案累積立卷，并可以實現永久保存。

以上是個人對人事檔案信息化發展的一點粗淺認識，人事檔案的信息化發展是建立在規范、完善、成熟的基礎管理工作之上的，還需要我們順應人力資源管理工作創新實際，努力研究人事檔案發展規律，為人事檔案信息化發展提供新思路。