淺談事業單位檔案管理信息化建設

顏育珊

摘 要：信息技術的飛速發展，給事業單位的檔案管理工作帶來了新的要求，在檔案管理工作中加強信息化建設，成為了當前社會事業單位檔案管理的重要任務。本文將著重從事業單位檔案管理的問題以及相應的解決辦法對事業單位的檔案管理問題進行探討。

關鍵詞：新時期；檔案管理；信息化

隨著我國社會主義經濟與科學技術水平的迅速發展進步，事業單位檔案的數量與需求也迅速增加，這些都促使了事業單位檔案管理工作的形式發生了深刻變化。目前，事業單位檔案管理的信息化是一種新的檔案管理方式與潮流，但事業單位在檔案管理信息化的建設工作中出現了一些新的問題，因此，事業單位要對這些新問題有充分清晰的認識，并對這些問題提出具有針對性的解決方案與措施，以此來促進事業單位檔案管理信息化的建設順利進行。

1 事業單位檔案信息化建設的內容

新時期事業檔案信息化的覆蓋面很廣，所包含的內容較多，主要包括環境構建和資源建設兩方面的內容。

（1）環境方面的信息化構建。首先，要保證檔案信息化建設過程中法規政策的健全完善。檔案信息化建設的過程中，新的信息技術、計算機網絡管理、電子工作內容必然會導致一些問題，如電子文件的保存、信息公開程度、信息化發展路徑等等，這些國家將需要引導型的法律法規文件，為信息化產業的發展提供戰略方向，使得事業單位檔案信息化建設更加適應時代的發展的需求。其次，事業單位檔案管理內部體制要完善。目前我國事業單位在檔案工作方面主要的依據是《檔案法》，但是該法律對于檔案信息化建設方面的涉及面不夠，因此國家政府機關需重新建立和完善檔案管理體制，保障事業檔案信息化的良性發展。最后，就是信息化人才的培養。無論是本文所研究的檔案信息化建設工作，還是其他的技術行業，專業人才的培養都是一切工作開展的前提，對于事業檔案信息化建設這項工作來說，相關單位一方面需要對新型人才把好質量關，針對性的招聘具有信息化技術的合格人才；另一方面對于在職人員要進行再教育，提升他們在檔案信息化建設方面的工作能力。

（2）資源方面的信息化建設。如果說環境方面的構建工作是事業檔案信息化建設的外在保護，那么資源方面的構建工作則是事業單位檔案信息化建設的核心動力，因此要想提高事業單位檔案信息化建設效率，應該做好以下三個方面的工作：第一，對檔案內容進行科學化管理。數字檔案信息資源豐富多樣，需要對檔案進行有效管理。但總的來說，信息化技術下，檔案信息資料都是以電子形式存儲的，但由于數字檔案容易失真和丟失，所以在保存過程中要注意備份、轉移、存取和安全控制等工作。并且對檔案內容要進行篩選，將檔案價值作為信息化建設的一個重要參照依據。第二，優化事業單位內部的檔案服務工作。歸根到底，事業單位檔案信息化建設的目的還是更好地為用戶服務，因此事業單位在進行檔案信息化建設過程中，要對用戶查取檔案的服務手段進行強化，使之更加便捷、準確地得到自己需要的檔案資料。第三，系統設計與管理。用于管理檔案信息資源的計算機系統就是檔案管理系統，而對該系統的設計、實施與維護工作就是系統設計與管理。系統設計與管理的任務較多，有計算機及其相關設備的購置和部署、備份與認證等安全保護技術的確定、管理軟件的開發與維護等。

2 檔案管理現狀及存在的問題

（1）資金投入不足，缺乏完備的配置支撐。做好檔案管理信息化工作離不開先進的技術手段和系統的軟硬件配備。建立一套系統完備、運轉流暢的數字化運行體系對網絡環境、設備性能要求較高，需要較大的資金投入，事業單位資金有限，并且由于檔案管理信息化建設在短時期內無法取得顯著效果，得不到領導重視，使得本就在經費有限的情況下無法得到充足的資金保障，這就大大阻礙了信息化建設的步伐。

（2）專業人才缺乏。檔案信息化管理作為一種網絡化、現代化的管理模式，對專業人員的要求比較高。原始檔案管理載體以紙質材料為主，只需要簡單的登記、存儲，對人員專業要求不高，一般不需專職人員或專業人員負責，管理方式粗放、隨意，使得有價值的檔案資料很難有效地加以分析利用。將檔案管理與信息化技術充分結合，對管理人員專業水平提出更高的要求，但目前事業單位對這方面人才的引進力度不夠，即使有素質較高的人才也因為待遇等原因留不住，引不進人才、留不住人才，使得信息化建設工作無法落到實處。

（3）信息化建設存在安全隱患。目前，對大部分事業單位來說，紙質材料保管年限較長，管理工具落后，在利用過程中很容易造成信息丟失、破壞，從而影響信息化成果。另外，紙質材料的數字化工做主要依靠信息公司完成，社會上各類信息公司魚龍混雜，部分缺乏高度的安全意識，對于數據需高度保密性的事業單位來說，網絡化手段更是一大風險和挑戰。

（4）管理工作不規范、不嚴謹。檔案管理信息化建設是一項規范性、系統性的工程。需要完備的軟硬件設施、規范嚴謹的操作流程、嚴格保密的工作程序，但目前，有的事業單位對此存在認識上偏差，認為只要有電腦、有網絡就能做好，并沒有真正領會信息化的內涵，各項工作缺乏完備的管理舉措，導致信息化建設存在漏洞、進程緩慢。

3 做好檔案管理信息化建設的幾點對策

通過上述兩部分的討論，對于新時期事業單位檔案信息化建設內容以及存在的問題有了比較清晰的了解，針對上述提到的問題，談論一下自己對于解決方法的一些思考與建議。

（1）完善軟硬件設施配備。事業單位要高度重視檔案管理信息化工作，合理資金投入力度，及時購置與信息化建設相配套的儀器設備和系統軟件。只有具備能支撐數字化高效運轉的軟硬件設施，檔案管理工作才能逐步走上信息化管理的道路，才能有效地挖掘資源，服務于發展大局。

（2）提高專業技術人員綜合素質。人員素質對事業單位檔案管理水平和發展方向起著重要作用。要積極引進有檔案學、信息技術或計算機等專業背景的人才，將專業知識運用到檔案管理工作中，定期進行軟硬件系統維護以及數據資料的分析應用。加強對人員思想政治、專業技術培訓，積極培養符合工作需要、單位發展的人才。建立完善的考核激勵制度，最大程度的挖掘人員潛能，定崗定位，在各自的崗位上發揮出獨特作用。

（3）加強安全管理，提高防范意識。在信息化過程中要注意對原始紙質資料的保護，按照規范流程進行合理開發，避免因疏忽大意、操作不當造成資料損壞、丟失等現象。同時提高管理人員安全意識、保密意識，增強政治責任感，定期升級系統的安全性能，并對數據資料進行備份，防止因系統損壞、數據外泄等原因影響工作大局。

（4）建立完善的規章制度。檔案管理的信息化建設需要配套的規章制度作為保障。根據工作需要和崗位要求，有必要對檔案管理的各項工作流程進行有效規范和嚴格控制。建立健全資料收集存儲、開發利用、安全管理、人員保密等工作制度，加強督查力度，對違反紀律規定，造成嚴重后果的人員嚴肅追責。

4 結語

綜上所述，我國事業單位工作如果想要長期的順利高效進行，推進檔案信息化管理建設是不可缺少的環節之一，它也是使檔案管理質量持久處于優化狀態的重要方略之一。盡管目前的檔案信息化管理工作存在一些問題需要解決，但是我們堅信在不斷的實踐中，融合先進的現代化信息技術，最終使檔案信息化管理體制完美的構建。

參考文獻

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