淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

顏育珊

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的要求，在檔案管理工作中加強(qiáng)信息化建設(shè)，成為了當(dāng)前社會(huì)事業(yè)單位檔案管理的重要任務(wù)。本文將著重從事業(yè)單位檔案管理的問題以及相應(yīng)的解決辦法對(duì)事業(yè)單位的檔案管理問題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；信息化

隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)水平的迅速發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位檔案的數(shù)量與需求也迅速增加，這些都促使了事業(yè)單位檔案管理工作的形式發(fā)生了深刻變化。目前，事業(yè)單位檔案管理的信息化是一種新的檔案管理方式與潮流，但事業(yè)單位在檔案管理信息化的建設(shè)工作中出現(xiàn)了一些新的問題，因此，事業(yè)單位要對(duì)這些新問題有充分清晰的認(rèn)識(shí)，并對(duì)這些問題提出具有針對(duì)性的解決方案與措施，以此來促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)順利進(jìn)行。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

新時(shí)期事業(yè)檔案信息化的覆蓋面很廣，所包含的內(nèi)容較多，主要包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)兩方面的內(nèi)容。

（1）環(huán)境方面的信息化構(gòu)建。首先，要保證檔案信息化建設(shè)過程中法規(guī)政策的健全完善。檔案信息化建設(shè)的過程中，新的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理、電子工作內(nèi)容必然會(huì)導(dǎo)致一些問題，如電子文件的保存、信息公開程度、信息化發(fā)展路徑等等，這些國(guó)家將需要引導(dǎo)型的法律法規(guī)文件，為信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供戰(zhàn)略方向，使得事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)更加適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展的需求。其次，事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部體制要完善。目前我國(guó)事業(yè)單位在檔案工作方面主要的依據(jù)是《檔案法》，但是該法律對(duì)于檔案信息化建設(shè)方面的涉及面不夠，因此國(guó)家政府機(jī)關(guān)需重新建立和完善檔案管理體制，保障事業(yè)檔案信息化的良性發(fā)展。最后，就是信息化人才的培養(yǎng)。無論是本文所研究的檔案信息化建設(shè)工作，還是其他的技術(shù)行業(yè)，專業(yè)人才的培養(yǎng)都是一切工作開展的前提，對(duì)于事業(yè)檔案信息化建設(shè)這項(xiàng)工作來說，相關(guān)單位一方面需要對(duì)新型人才把好質(zhì)量關(guān)，針對(duì)性的招聘具有信息化技術(shù)的合格人才；另一方面對(duì)于在職人員要進(jìn)行再教育，提升他們?cè)跈n案信息化建設(shè)方面的工作能力。

（2）資源方面的信息化建設(shè)。如果說環(huán)境方面的構(gòu)建工作是事業(yè)檔案信息化建設(shè)的外在保護(hù)，那么資源方面的構(gòu)建工作則是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的核心動(dòng)力，因此要想提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)效率，應(yīng)該做好以下三個(gè)方面的工作：第一，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)化管理。數(shù)字檔案信息資源豐富多樣，需要對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。但總的來說，信息化技術(shù)下，檔案信息資料都是以電子形式存儲(chǔ)的，但由于數(shù)字檔案容易失真和丟失，所以在保存過程中要注意備份、轉(zhuǎn)移、存取和安全控制等工作。并且對(duì)檔案內(nèi)容要進(jìn)行篩選，將檔案價(jià)值作為信息化建設(shè)的一個(gè)重要參照依據(jù)。第二，優(yōu)化事業(yè)單位內(nèi)部的檔案服務(wù)工作。歸根到底，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的目的還是更好地為用戶服務(wù)，因此事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，要對(duì)用戶查取檔案的服務(wù)手段進(jìn)行強(qiáng)化，使之更加便捷、準(zhǔn)確地得到自己需要的檔案資料。第三，系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理。用于管理檔案信息資源的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就是檔案管理系統(tǒng)，而對(duì)該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施與維護(hù)工作就是系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理。系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理的任務(wù)較多，有計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的購置和部署、備份與認(rèn)證等安全保護(hù)技術(shù)的確定、管理軟件的開發(fā)與維護(hù)等。

2 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（1）資金投入不足，缺乏完備的配置支撐。做好檔案管理信息化工作離不開先進(jìn)的技術(shù)手段和系統(tǒng)的軟硬件配備。建立一套系統(tǒng)完備、運(yùn)轉(zhuǎn)流暢的數(shù)字化運(yùn)行體系對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、設(shè)備性能要求較高，需要較大的資金投入，事業(yè)單位資金有限，并且由于檔案管理信息化建設(shè)在短時(shí)期內(nèi)無法取得顯著效果，得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，使得本就在經(jīng)費(fèi)有限的情況下無法得到充足的資金保障，這就大大阻礙了信息化建設(shè)的步伐。

（2）專業(yè)人才缺乏。檔案信息化管理作為一種網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的管理模式，對(duì)專業(yè)人員的要求比較高。原始檔案管理載體以紙質(zhì)材料為主，只需要簡(jiǎn)單的登記、存儲(chǔ)，對(duì)人員專業(yè)要求不高，一般不需專職人員或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé)，管理方式粗放、隨意，使得有價(jià)值的檔案資料很難有效地加以分析利用。將檔案管理與信息化技術(shù)充分結(jié)合，對(duì)管理人員專業(yè)水平提出更高的要求，但目前事業(yè)單位對(duì)這方面人才的引進(jìn)力度不夠，即使有素質(zhì)較高的人才也因?yàn)榇龅仍蛄舨蛔。贿M(jìn)人才、留不住人才，使得信息化建設(shè)工作無法落到實(shí)處。

（3）信息化建設(shè)存在安全隱患。目前，對(duì)大部分事業(yè)單位來說，紙質(zhì)材料保管年限較長(zhǎng)，管理工具落后，在利用過程中很容易造成信息丟失、破壞，從而影響信息化成果。另外，紙質(zhì)材料的數(shù)字化工做主要依靠信息公司完成，社會(huì)上各類信息公司魚龍混雜，部分缺乏高度的安全意識(shí)，對(duì)于數(shù)據(jù)需高度保密性的事業(yè)單位來說，網(wǎng)絡(luò)化手段更是一大風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。

（4）管理工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)規(guī)范性、系統(tǒng)性的工程。需要完備的軟硬件設(shè)施、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮髁鞒獭?yán)格保密的工作程序，但目前，有的事業(yè)單位對(duì)此存在認(rèn)識(shí)上偏差，認(rèn)為只要有電腦、有網(wǎng)絡(luò)就能做好，并沒有真正領(lǐng)會(huì)信息化的內(nèi)涵，各項(xiàng)工作缺乏完備的管理舉措，導(dǎo)致信息化建設(shè)存在漏洞、進(jìn)程緩慢。

3 做好檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)對(duì)策

通過上述兩部分的討論，對(duì)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)內(nèi)容以及存在的問題有了比較清晰的了解，針對(duì)上述提到的問題，談?wù)撘幌伦约簩?duì)于解決方法的一些思考與建議。

（1）完善軟硬件設(shè)施配備。事業(yè)單位要高度重視檔案管理信息化工作，合理資金投入力度，及時(shí)購置與信息化建設(shè)相配套的儀器設(shè)備和系統(tǒng)軟件。只有具備能支撐數(shù)字化高效運(yùn)轉(zhuǎn)的軟硬件設(shè)施，檔案管理工作才能逐步走上信息化管理的道路，才能有效地挖掘資源，服務(wù)于發(fā)展大局。

（2）提高專業(yè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)。人員素質(zhì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理水平和發(fā)展方向起著重要作用。要積極引進(jìn)有檔案學(xué)、信息技術(shù)或計(jì)算機(jī)等專業(yè)背景的人才，將專業(yè)知識(shí)運(yùn)用到檔案管理工作中，定期進(jìn)行軟硬件系統(tǒng)維護(hù)以及數(shù)據(jù)資料的分析應(yīng)用。加強(qiáng)對(duì)人員思想政治、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，積極培養(yǎng)符合工作需要、單位發(fā)展的人才。建立完善的考核激勵(lì)制度，最大程度的挖掘人員潛能，定崗定位，在各自的崗位上發(fā)揮出獨(dú)特作用。

（3）加強(qiáng)安全管理，提高防范意識(shí)。在信息化過程中要注意對(duì)原始紙質(zhì)資料的保護(hù)，按照規(guī)范流程進(jìn)行合理開發(fā)，避免因疏忽大意、操作不當(dāng)造成資料損壞、丟失等現(xiàn)象。同時(shí)提高管理人員安全意識(shí)、保密意識(shí)，增強(qiáng)政治責(zé)任感，定期升級(jí)系統(tǒng)的安全性能，并對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行備份，防止因系統(tǒng)損壞、數(shù)據(jù)外泄等原因影響工作大局。

（4）建立完善的規(guī)章制度。檔案管理的信息化建設(shè)需要配套的規(guī)章制度作為保障。根據(jù)工作需要和崗位要求，有必要對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行有效規(guī)范和嚴(yán)格控制。建立健全資料收集存儲(chǔ)、開發(fā)利用、安全管理、人員保密等工作制度，加強(qiáng)督查力度，對(duì)違反紀(jì)律規(guī)定，造成嚴(yán)重后果的人員嚴(yán)肅追責(zé)。

4 結(jié)語

綜上所述，我國(guó)事業(yè)單位工作如果想要長(zhǎng)期的順利高效進(jìn)行，推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)是不可缺少的環(huán)節(jié)之一，它也是使檔案管理質(zhì)量持久處于優(yōu)化狀態(tài)的重要方略之一。盡管目前的檔案信息化管理工作存在一些問題需要解決，但是我們堅(jiān)信在不斷的實(shí)踐中，融合先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，最終使檔案信息化管理體制完美的構(gòu)建。

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