高校會計檔案管理工作的問題及改進建議

王廣輝

摘要：高校會計檔案是對學校各項經濟活動的記錄，是高校財務管理工作的重要一環，但實際的檔案管理工作仍有部分薄弱環節，本文立足于高校實際，分析管理工作現存的問題，并有針對性的提出改進建議，旨在保證會計檔案管理的科學規范。

關鍵詞：會計檔案；高校；建議

高校會計檔案是對學校各項經濟活動的記錄，具有內容豐富、更新快速、信息量大、存儲形式多樣等特點。其管理工作是高效財務管理工作的重要一環，在學校開展績效評估、編制預算決算、實施全面審計中扮演著重要的角色。隨著高校資金量不斷增加，業務范圍不斷增加，會計檔案數量不斷擴大，有傳統紙質向新型電子轉變的進程漸漸深入，但實際的檔案管理工作仍有部分薄弱環節，無法滿足對于信息提供及時與準確的要求，影響了財務管理服務水平。因此，我們需要立足實際工作，不斷推進會計檔案管理的日臻完善，保證會計信息安全完整。

一、當前會計檔案管理工作存在的問題

（一）會計檔案制度不健全

會計檔案管理制度構建缺乏針對性。在實際操作中，許多高校制度設計方面相對滯后，按照《會計檔案管理辦法》等規定對檔案保管進行了粗略規定以外，沒有從自身實際出發，根據高校科研教學的特點，制定具體的可操作性強的檔案管理制度，比如二級財務部門的會計檔案如何收集整理歸檔等，這就使得檔案管理缺乏針對性，面對實際中的不同情形時應對無力、無章可循。

（二）專業人員配備缺失

會計檔案管理對管理者的職業素養和政策把控能力有較高要求。出于對檔案管理的重要性和專業性的考慮，財務部門應配備技術能力強的專業人員從事檔案保管工作，然而在實際工作中往往專業人員配備存在缺失，管理部門經費也比較緊張，有的財務部門沒有針對檔案管理設置專崗，崗位由其他財務人員兼任，也很少開展相關業務技能培訓。

高校專業人員配置影響了會計檔案質量。有些高校檔案保管范圍模糊，片面追求檔案保管的數量，盲目擴大檔案歸檔范圍，歸檔后整理不及時，造成了檔案管理的低效率，還有的高校沒有真正領會會計檔案管理的要求，針對檔案保管、使用的管理比較粗放，并且缺乏過程控制，無法保障重要會計信息資源的安全。

（三）電子會計檔案管理不同步

當下，會計軟件的不斷升級，信息載體逐漸多樣化。然而部分高校重視傳統紙質會計憑證、賬簿報表的管理，卻忽視對電子化會計數據管理，電子檔案管理重視程度和管理意識相對淡薄，使得大量產生的文本程序文件卻沒有及時備份歸檔。電子會計檔案管理相對傳統顯得滯后。比如，對以磁盤光盤介質保存的數據檔案的保管、磁介質存儲數據定期更換再拷貝等方面存在管理缺失，從而造成資源信息散失。并且，會計軟件升級的過程記錄尚處于空白，該部分的會計檔案比較缺失。

（四）會計檔案利用不充分

首先，需要提高效率，高校會計操作軟件不斷升級，但對于部分更換財務軟件的高校來說，新舊會計操作系統版本差異可能造成會計數據的差異，從而給單位的經濟管理活動造成不便。其次，關于高校會計檔案利用的規定往往偏重保障資料的保密性，忽視監督機制的設立，過分限制使用人員的身份并要求執行過于繁瑣的簽批手續，損害了會計資料價值的發揮和使用的效率；再次，會計資料的復制借閱制度執行不力，存在先查閱資料后補審批流程的現象，以及借閱會計檔案超過時間期限但遲遲未還的現象，監督管理存在缺失。

二、對于加強高校會計檔案管理的相關建議

高校會計檔案應以問題為導向，不斷完善制度建設、人員配置和技術保障，結合高校實際，發展適合適合現代高等教育需要的工作新模式。

（一）構建完善的管理制度體系

制度的生命力在于執行，而執行的前提在于搭建制度體系，因此，進一步提升會計檔案管理的關鍵在于構建完善的制度體系，結合高校科研教學實踐的活動特點，出臺具體可落實的實施細則，使得檔案管理工作有法可依，有章可循。

一是要建立崗位責任制和績效考評制度。保證檔案管理專人專崗，職責清晰，使得負責會計檔案管理的工作人員明確自己崗位職責和業務范圍，同時建立績效考評機制，通過目標激勵制度，推動會計檔案人員真正做到認真負責、愛崗敬業，從而使得會計檔案工作這樣一項長期的基礎工作能夠從根本上實現長足發展。

二是要建立日常管理制度。完整準確的會計檔案才能提供高質量的信息，因此應設立針對會計檔案的日常管理細則，統一各部門口徑，嚴格把控會計檔案歸檔范圍，及時收集、分類、整理并歸檔各類會計信息，對會計資料制定科學的分類編號方法和歸檔時限，并按分類編號規則分別整理出資料進行存放，同時設計會計檔案保管細則和借閱流程。

三是建立會計檔案使用制度。財務部門一方面要簡化流程，在保證會計信息保密性的前提下，合理設計會計檔案的查閱、復制登記審批流程，方便查閱會計檔案，提高會計信息的使用效率，另一方面要嚴格保證使用制度落地執行，有效規范會計檔案的利用，充分保證會計檔案的完整，杜絕檔案隨意丟放復制現象發生。

四是加強內部控制，加強監督管理，建立崗位問責機制、不相容崗位分離機制，同時形成周期性自查、自評、自糾機制，針對目前財務軟件普遍應用的現狀，結合軟件使用特點，設計相應控制點，如輸出程序、密碼口令等，有效防范和杜絕檔案管理違規行為。

（二）加強會計檔案電子化建設

會計電子化是會計發展的趨勢，也有力的提升了會計服務效率。為了更好的服務高校財務管理，順應信息化現代化建設的大趨勢，各高校要加強電子會計信息檔案入庫規范化，以研發應用優質專業軟件為著力點，實現檔案從初始收集到分類整理到最終查閱使用的一體化流程，搭建高水平信息化平臺。

首先保證電子化會計信息的及時整理歸檔和保存。電子檔存放由其特殊要求，檔案柜須具有防磁性能，檔案盒也須是特制的軟件盒。形成定期常規檢查機制，同步計算機系統和檔案管理文件升級，保證軟件版本與數據一致，進而防止舊版本資料不能讀取現象的發生，選用質地優良的磁盤定期對電子數據進行雙備份，保證會計檔案數據的安全和穩定。

其次，健全會計檔案檢索工具，改革編目和檢索工作，分別編制案卷、全引、專題、項目、文號等索引，建立高效實用的檔案電子檢索系統，提升信息查詢服務水平。

最后，重視多元化多維度開發檔案信息資源，創建會計檔案數據庫。要樹立數據綜合利用意識，實現檔案資源的網絡構建和信息共享，對重要的原件要加快數字化進程，并做好深加工綜合分析，充分促進會計信息與其他檔案信息的有機結合，利用會計檔案來總結其他的管理活動，以便于提供更全面完善的信息服務。

（三）加強會計檔案崗位人員配置

針對目前高校檔案管理人員配置的現狀，高校財務部門應積極引進和培養高層次的信息資源管理人才缺乏，尤其是具備檔案管理專業知識，又通曉財會和計算機的復合型人才，真正認識好保管好利用好會計檔案，充分挖掘信息內涵價值，為學校決策提供信息支撐，為學校發展獻計獻策。

檔案管理人員要樹立全面信息服務觀念，推動新科技在檔案管理中的廣泛應用，同時要樹立崗位責任感，切實認識到會計檔案管理在高校財務中扮演的重要角色。檔案人員應加強業務知識學習，進行多途徑培訓教育，定期學習國家規定和本校的會計檔案管理制度，不斷提高職業素質和管理水平，保證檔案管理的高效化科學化。

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（作者單位：山東大學財務部）