淺談建筑企業(yè)全面預(yù)算管理與信息化建設(shè)

王玉榮

摘要：全面預(yù)算管理作為世界500強(qiáng)企業(yè)重要的管理工具，其在企業(yè)管理中的作用是毋庸置疑的，但是在國(guó)內(nèi)企業(yè)中全面預(yù)算管理工作的推行效果卻大打折扣，使得全面預(yù)算管理成為一個(gè)“雞肋”，企業(yè)管理層想通過(guò)全面預(yù)算管理工具及時(shí)、準(zhǔn)確的掌控企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況和計(jì)劃，預(yù)算單位員工抱怨沒完沒了的表格填報(bào)和數(shù)據(jù)整理，那么就出現(xiàn)了如何更好的平衡企業(yè)管理層決策信息的需要和預(yù)算人員工作量與工作效率的問(wèn)題？本文著重從建筑企業(yè)現(xiàn)有的預(yù)算管理需求和信息化建設(shè)方面來(lái)進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵詞：全面預(yù)算管理；預(yù)算管理信息化

一、建筑企業(yè)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的必要性

在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境下，建筑企業(yè)迫切需要從傳統(tǒng)粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，這就要求企業(yè)在成本控制、費(fèi)用管控方面加大力度，合理控制好現(xiàn)金流更是建筑企業(yè)保持鮮活生命力的源泉和動(dòng)力。目前很多建筑企業(yè)逐步意識(shí)到全面預(yù)算管理的重要性，并在結(jié)合自身企業(yè)實(shí)際情況下，進(jìn)行全面預(yù)算管理系統(tǒng)的搭建和整合，傳統(tǒng)手工預(yù)算管理方法也逐步難以更有效的為現(xiàn)代全面預(yù)算管理服務(wù)。具體體現(xiàn)在如下幾方面：

（一）傳統(tǒng)手工預(yù)算管理工作量大，尤其是集團(tuán)建筑企業(yè)，涉及的項(xiàng)目、下屬公司眾多，預(yù)算編制的審核和匯總，數(shù)據(jù)分析所需整理的歷史數(shù)據(jù)耗時(shí)耗力，難以保證數(shù)據(jù)分析的時(shí)間和質(zhì)量。

（二）傳統(tǒng)手工預(yù)算管理在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，獲取歷史數(shù)據(jù)時(shí)，需要人工整理數(shù)據(jù)，難以及時(shí)、準(zhǔn)確的提供預(yù)算分析所需的各種數(shù)據(jù)。

（三）傳統(tǒng)手工預(yù)算管理不能有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)的整合和共享，跨部門的數(shù)據(jù)往往需要重復(fù)整理，加大勞動(dòng)量和降低工作效率。

（四）傳統(tǒng)手工預(yù)算管理往往是對(duì)預(yù)算實(shí)際執(zhí)行進(jìn)行事后分析，很難及時(shí)、有效的對(duì)比預(yù)算和實(shí)際數(shù)據(jù)，根據(jù)預(yù)算實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行事前事中控制。

二、建筑企業(yè)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

傳統(tǒng)手工預(yù)算管理工作既然有眾多的弊端，是不是需要馬上實(shí)施全面預(yù)算管理系統(tǒng)的建設(shè)，以更有效的提升預(yù)算管理的質(zhì)量和效率呢？在實(shí)際中，有很多建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在沒有做好全面預(yù)算信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作的前提下，盲目進(jìn)行預(yù)算管理信息化建設(shè)，效果可想而知。因此在進(jìn)行全面預(yù)算管理信息化建設(shè)前，一定要考慮到以下基礎(chǔ)工作是否做到位？

（一）加強(qiáng)企業(yè)全面預(yù)算管理理念的文化建設(shè)。全面預(yù)算管理信息化建設(shè)只是對(duì)全面預(yù)算管理起到輔助作用，預(yù)算管理工作的推廣需要企業(yè)管理層有縱觀全局，整體謀劃的預(yù)算管理理念，并不斷把這種管理理念傳達(dá)和貫徹到企業(yè)每個(gè)員工，形成企業(yè)全面預(yù)算管理文化氛圍，才能更好的推動(dòng)全面預(yù)算管理工作的推廣和提升。

（二）完善預(yù)算管理制度、健全預(yù)算管理機(jī)構(gòu)。建立健全預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算控制、預(yù)算分析、預(yù)算考核、預(yù)算調(diào)整等各方面制度和指標(biāo)體系，做好預(yù)算科目與核算科目映射，統(tǒng)一預(yù)算核算口徑，尤其是制定科學(xué)合理的預(yù)算考核指標(biāo)體系，充分調(diào)動(dòng)全體人員預(yù)算管理工作的積極性。規(guī)定預(yù)算調(diào)整例外情況和審批流程，保證預(yù)算工作的嚴(yán)肅性，不能朝令夕改，隨意變動(dòng)。同時(shí)設(shè)置合理的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)，以有效推動(dòng)預(yù)算管理工作的開展。

（三）梳理業(yè)務(wù)流程，建立合理、科學(xué)、精簡(jiǎn)的業(yè)務(wù)流程。信息化系統(tǒng)包括OA辦公審批系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)以及預(yù)算編制分析系統(tǒng)等，都是從不同時(shí)間和空間對(duì)物流、人流、財(cái)流、信息流的整合，達(dá)到企業(yè)有效管理的目的，因此在設(shè)置業(yè)務(wù)流程時(shí)一定要兼顧內(nèi)控管理需求和精簡(jiǎn)高效的原則。

（四）加強(qiáng)預(yù)算管理培訓(xùn)，包括預(yù)算編制和預(yù)算分析方法、內(nèi)容、信息化工具使用和優(yōu)化等方面。建筑企業(yè)員工水平參差不齊，尤其是需要加強(qiáng)項(xiàng)目一線人員，對(duì)全面預(yù)算管理工作的理解和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，以確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

（五）完善建筑企業(yè)內(nèi)控建設(shè)。全面預(yù)算管理的有效推廣一定是基于企業(yè)良好的內(nèi)控建設(shè)基礎(chǔ)上，全面預(yù)算管理是對(duì)企業(yè)全局、全員、全程的管理過(guò)程，因此企業(yè)良好的內(nèi)部控制才能更有效的推動(dòng)預(yù)算管理工作的開展。

三、建筑企業(yè)全面預(yù)算信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)

全面預(yù)算管理是從預(yù)算編制-預(yù)算執(zhí)行和控制-預(yù)算分析-預(yù)算考核的方面來(lái)進(jìn)行事前、事中、事后的全程管理，以下基于本人所在的建筑公司（以下簡(jiǎn)稱A公司）的預(yù)算管理信息化基礎(chǔ)，并結(jié)合工作中遇到的問(wèn)題改進(jìn)設(shè)想進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析和探討。

A公司主營(yíng)業(yè)務(wù)為建筑施工，企業(yè)根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目管理，下設(shè)包括裝修裝飾、園林設(shè)計(jì)、水電安裝、勞務(wù)分包等相關(guān)產(chǎn)業(yè)的下屬分、子公司。現(xiàn)有信息化系統(tǒng)包括：項(xiàng)目管理、人力資源管理、OA審批管理的新中大系統(tǒng)，賬務(wù)核算系統(tǒng)以SAP為主。目前在現(xiàn)有信息化系統(tǒng)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)和計(jì)劃搭建以下預(yù)算管理信息化建設(shè)平臺(tái)：

（一）全面預(yù)算編制工作量大，耗時(shí)耗力，尤其是涉及到年度預(yù)算和季度滾動(dòng)預(yù)算，集團(tuán)公司預(yù)算審核和匯總合并工作繁雜。A公司在新中大系統(tǒng)中根據(jù)預(yù)算編制模版以及各模版之間數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系設(shè)計(jì)為預(yù)算固定表格下發(fā)給各個(gè)預(yù)算單位，各預(yù)算單位根據(jù)預(yù)算模版填報(bào)后保存上報(bào)，系統(tǒng)自動(dòng)匯總校驗(yàn)，節(jié)約了匯總審核工作量，預(yù)算審核人員著重對(duì)數(shù)據(jù)的合理性進(jìn)行分析審核。對(duì)于預(yù)算上報(bào)審批工作暫時(shí)進(jìn)行線下審批，預(yù)算編制階段暫時(shí)利用現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)單匯編，未啟用預(yù)算編制系統(tǒng)，主要考慮的因素有兩方面：一是成本效益原則，目前預(yù)算系統(tǒng)如SAP的BPC系統(tǒng)，價(jià)格比較昂貴；另一方面是由于建筑行業(yè)處于調(diào)整波動(dòng)期，對(duì)預(yù)算模板變動(dòng)和架構(gòu)調(diào)整比較大，如果使用預(yù)算編制系統(tǒng)，后臺(tái)調(diào)整比較頻繁和復(fù)雜，對(duì)預(yù)算系統(tǒng)后臺(tái)支持要求比較高，維護(hù)成本昂貴。

（二）預(yù)算執(zhí)行和控制過(guò)程中，A公司目前正協(xié)調(diào)進(jìn)行新中大項(xiàng)目管理、OA審批與SAP核算系統(tǒng)接口集成工作，以加強(qiáng)對(duì)成本和費(fèi)用報(bào)銷的審批管理，從而達(dá)到預(yù)算事前事中管控的效果。在新中大系統(tǒng)中，根據(jù)預(yù)算審批下發(fā)的年度、季度預(yù)算數(shù)據(jù)，對(duì)材料領(lǐng)用、勞務(wù)人工、機(jī)械費(fèi)用以及其他成本、費(fèi)用進(jìn)行預(yù)警和提醒，區(qū)分預(yù)算內(nèi)審批和預(yù)算外追加審批流程控制。同時(shí)為了加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金流的控制，在新中大系統(tǒng)上報(bào)月、周滾動(dòng)資金計(jì)劃，并根據(jù)審核后的資金計(jì)劃進(jìn)行資金支付審核控制。

（三）預(yù)算分析需要提供大量的歷史數(shù)據(jù)，A公司基于數(shù)據(jù)共享的概念，在新中大系統(tǒng)設(shè)置了預(yù)算分析固定表格，基于新中大各項(xiàng)成本費(fèi)用審批以獲取現(xiàn)金流量的數(shù)據(jù)；從SAP財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)獲取收入成本費(fèi)用各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并根據(jù)各項(xiàng)目、各業(yè)務(wù)板塊等架構(gòu)進(jìn)項(xiàng)明細(xì)展開和匯總合并。減少了預(yù)算單位獲取歷史數(shù)據(jù)工作量，集中時(shí)間可以對(duì)差異情況進(jìn)行分析和調(diào)整方案的設(shè)計(jì)，從而更精準(zhǔn)、實(shí)時(shí)、有效的進(jìn)行預(yù)算差異分析和方案應(yīng)對(duì)。

（四）預(yù)算考核需要各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)執(zhí)行的差異計(jì)算等，信息化系統(tǒng)能更有效、實(shí)時(shí)、全方位的提供考核所需各種數(shù)據(jù)，而預(yù)算考核設(shè)置的合理、科學(xué)性也反過(guò)來(lái)能更有效的推行預(yù)算信息化建設(shè)。

四、對(duì)建筑企業(yè)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的思考

全面預(yù)算管理信息化建設(shè)需要有良好的全面預(yù)算管理環(huán)境，只有在內(nèi)控健全合理、預(yù)算管理制度良好，預(yù)算考核指標(biāo)科學(xué)合理的情況下，全面預(yù)算管理信息化建設(shè)才能順利開展。全面預(yù)算管理信息化建設(shè)能有效推動(dòng)預(yù)算管理水平的提高和效率的提升，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

全面預(yù)算管理信息化建設(shè)不是一蹴而就，尤其是建筑企業(yè)預(yù)算管理水平和信息化基礎(chǔ)參差不齊，預(yù)算人員對(duì)預(yù)算和信息化的掌握了解也是需要一個(gè)過(guò)程，企業(yè)可以通過(guò)利用現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)來(lái)搭建預(yù)算管理模塊，逐步提升預(yù)算管理水平，并做好提升信息化建設(shè)前期基礎(chǔ)工作，再逐步更新預(yù)算管理信息化平臺(tái)。

全面預(yù)算管理信息化建設(shè)需要考慮公司實(shí)際情況，一般對(duì)業(yè)務(wù)相對(duì)穩(wěn)定、外部環(huán)境變化不是很大的公司比較適用。如果對(duì)于外部環(huán)境變化較快的企業(yè)，可以對(duì)部分預(yù)算指標(biāo)和預(yù)算單位進(jìn)行信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)變化較快的部分可以采用靈活變通的手工預(yù)算管理方式。

總之全面預(yù)算管理信息化建設(shè)能有效推動(dòng)建筑企業(yè)全面預(yù)算管理工作的提升，企業(yè)管理層一定要在做好預(yù)算管理基礎(chǔ)工作的前提條件下，結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部實(shí)際情況，進(jìn)行詳細(xì)、科學(xué)的調(diào)研，逐步搭建全面預(yù)算管理信息化平臺(tái)，提升全面預(yù)算管理水平，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。

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（作者單位：深圳建業(yè)工程集團(tuán)股份有限公司）