機關事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)存問題及對策分析

李實+李英

【摘要】本文通過對機關事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)存問題進行分析，提出相應的解決對策，意在促進機關事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

【關鍵詞】機關事業(yè)單位；檔案工作；問題及對策

機關事業(yè)單位檔案管理工作的進行，是人才選拔、人員考核的基礎。伴隨社會發(fā)展、科技水平的提升，機關事業(yè)單位檔案管理工作逐漸走向成熟化，但相應的缺陷漏洞，也是影響單位發(fā)展的主要因素。對此，如何做好機關事業(yè)單位檔案管理工作，成為當前人們關注的焦點。

一、機關事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)存問題

（一）體系不健全。諸多機關事業(yè)單位領導存在如下觀點：“檔案工作說重要、做次要、忙不要”，甚至在部分領導中還呈現(xiàn)“口頭重視、行為不重視”的現(xiàn)象。而產(chǎn)生該種現(xiàn)狀的關鍵在于：機關事業(yè)單位檔案工作體系不健全，僅依據(jù)領導“組長”的角色，對檔案工作實施小組協(xié)調(diào)管理，加之未對工作任務、工作標準進行科學制定，使之檔案工作出現(xiàn)雜亂無章的局面。

（二）檔案移交規(guī)范性不足。由于機關事業(yè)單位對檔案工作重視力度不足，使其在檔案收集和整理、移交與保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)規(guī)范性、嚴謹性不足的狀況。例如：歸檔資料在收集過程中，完整性不足、重復編號、文號時間和形成時間不一致、未蓋公章等。除此，檔案文件整理中，未對訂書釘?shù)入s物進行針對性去除；轉發(fā)文、被轉發(fā)文顛倒或內(nèi)容混淆；移交不及時；未建立移交清冊等。以上均是當前機關事業(yè)單位檔案工作面臨的問題。

（三）設施不完善。檔案庫房、查閱室、部門辦公室應呈現(xiàn)“三室分離”狀態(tài)，但實際情況卻與之相反，而檔案庫房“八防”措施（如防盜、防光、防火、防潮以及防高溫等）更未得到全面落實，如部分機關事業(yè)單位將檔案庫房定義為“雜貨鋪”，用于諸多資料、設施儀器的儲存。與此同時，少數(shù)機關事業(yè)單位為降低檔案資料文件管理成本的支出，僅將其存放于木質(zhì)柜和編織袋、地下室與紙箱中，為檔案工作埋下巨大隱患。

（四）人員素質(zhì)低下。針對實際機關事業(yè)單位檔案管理工作的開展，管理人員認知偏差、素質(zhì)水平低下，是影響檔案管理工作質(zhì)量與效率的主因。如檔案管理人員將自身崗位工作認定為繁瑣化、復雜化的范疇，使其重視度逐漸喪失，更談不上工作積極性，導致檔案管理工作諸多疏漏與問題的發(fā)生。除此之外，檔案管理人員素質(zhì)低下是當前機關事業(yè)單位普遍面臨的現(xiàn)狀，但其并未真正意識到自身綜合素質(zhì)對檔案管理工作的意義，致使未定期學習相關管理知識、總結管理經(jīng)驗，降低機關事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率。

二、機關事業(yè)單位檔案工作質(zhì)量提升對策剖析

（一）制定規(guī)范檔案機制，明確工作內(nèi)容。從整體上來看，機關事業(yè)單位若要做好檔案管理工作，則應通過檔案機制的制定，使其能夠在合理、規(guī)范的前提下，明確管理人員自身工作職責，結合工作內(nèi)容的強化，預防單位檔案管理問題的出現(xiàn)。即要求機關事業(yè)單位的發(fā)生管理人員離職與調(diào)職等現(xiàn)象時，應做好交接工作，并預留相關聯(lián)系方式，便于檔案管理問題發(fā)生時對責任人的及時查找，降低不必要損失。此外，制定規(guī)范檔案機制還應加強檔案保護、檔案更新工作。前者應從管理人員的角度，對檔案資料的擺放位置、缺損問題進行定期檢查，針對檔案工作問題應予以技術且耐心解決。其原因在于：機關事業(yè)單位檔案管理工作具有繁瑣化與復雜化的特點，管理人員應保持精細且耐心的工作態(tài)度，保證檔案問題得以充分解決。后者是在社會快速發(fā)展的背景下，機關事業(yè)單位檔案信息更新速度也相應有所提升，而管理人員應穩(wěn)抓時代特點，以信息及時更新的方式，促使機關事業(yè)單位檔案管理工作的價值能夠最大限度發(fā)揮。

（二）檔案工作為機關事業(yè)單位發(fā)展提供服務。機關事業(yè)單位檔案管理工作的進行，還應著重關注檔案保存等內(nèi)容，以管理人員積極性全面調(diào)動的方式，對檔案完整度進行定期查看，若發(fā)生檔案破損，則應立即采取補救措施。機關事業(yè)單位檔案管理工作看似簡單，但卻非如此。對此，機關事業(yè)單位領導者應高度重視檔案資料利用率、服務面狹窄等問題，結合科學化與合理化檔案管理工作的進行，以其利用率強化的角度，使其為機關事業(yè)單位發(fā)展提供服務。

（三）營造檔案管理氛圍。為樹立機關事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的目標，避免相關隱患的發(fā)生，則應營造檔案管理氛圍，依據(jù)《國家檔案法》對本單位檔案管理標準予以明確，改變當前檔案管理混亂無序的局面。而科學管理理念的樹立，應充分結合剛性管理、柔性管理思想，構建共享化且專業(yè)化檔案管理系統(tǒng)，用以彰顯其科學性和高效性管理目標。

（四）加大管理人員培訓力度。管理人員素質(zhì)水平、專業(yè)技能是決定機關事業(yè)單位檔案管理工作成功的關鍵。對此，單位領導可通過管理人員定期培訓的方式，要求其對管理理論、實踐經(jīng)驗予以學習，并結合檔案管理工作重要性的強化，促進機關事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

三、結束語

總結上文，檔案工作作為機關事業(yè)單位發(fā)展的重中之重，應于實際檔案管理工作中，通過制定規(guī)范檔案機制，明確工作內(nèi)容、切實檔案工作，使其為機關事業(yè)單位發(fā)展提供服務，營造檔案管理氛圍，輔以加大管理人員培訓力度等對策，以最低化設備資源與人力資源的輸出，推進機關事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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