檔案收集工作的探討

摘 要：檔案是人類歷史發展的瑰寶，人類進步的階梯，是人類數千年經驗知識的積累，是一本寫不完的傳家書，我們還在不斷的修訂完善，并將一直寫下去。然而，近年來檔案的收集工作問題迭出，致使檔案資料收集不全、不規范、不準確，很多珍貴資料流失。本文將以檔案收集為重點，通過分析其內部、外部等因素，得出檔案收集問題的解決辦法，維護單位、社會、國家的利益，為以后工作提供充足的借鑒參考，避免走彎路，走錯路。并著重強調檔案資料的收集最終是服務于單位和職工。

關鍵詞：檔案；收集；問題；解決

檔案收集是檔案資源的重要來源，是檔案管理工作的首個環節，也是檔案管理后續工作的基礎。隨著國家檔案法規文件的發布，檔案收集工作有了大的進步，但現實卻是困難重重，這是很多單位在檔案工作中普遍存在的問題。檔案的收集是檔案資料的基礎，收集質量的高低直接影響單位檔案管理的水平，尤其涉及到重要信息資料的可靠性與全面性的檔案，將直接降低檔案的有效利用率，影響單位整體工作進度。根據我對自身行業的深刻認識，為適應社會發展對檔案收集工作的要求，談談個人對檔案收集工作的看法：

1 檔案收集工作的比較突出的幾個問題：

1.1 單位領導不重視檔案工作是檔案收集工作困境的重要原因

領導對單位的影響具有鮮明個人特色的，多數人認為提高單位經濟效益才是工作的重中之重，卻忘了“磨刀不誤砍柴功”，更不了解檔案資料的唯一性，尤其是一些特有檔案的不可再生性，對檔案收集造成了不可挽回的損失。

正因如此，此類單位在檔案工作的人員安排及經費投入上都本著能減就減的態度，使檔案收集工作雪上加霜，無法形成集中與分管結合的體制。

“以史為鏡，知往鑒今”，國家的發展離不開歷史的傳承，一個單位就能獨于世而立？一味追求經濟效益的數字，不重視文化基礎的積累，大至國家小至企業單位，都不可能長久。單位領導不重視檔案收集的原因是多方面的，有自身知識范疇所限而對檔案作用不以為然的，有為方便自己查找而拒交檔案資料，有對檔案管理人員不信任的，等等。但也不能以偏概全地說個別領導不重視檔案，只是沒有站在服務社會的高度認識檔案，不信任檔案人員保存而自己收藏。在這樣的領導帶領下的單位內部其他部門，也就同樣跟隨領導，而把他們認為重要的檔案自己保存而不交給檔案室。當然，也有確實不重視檔案的領導，而使檔案難以收集。

檔案是人類社會發展的產物，也是人類文化的積淀，檔案傳承了濃厚的文化，它在社會的生活中有著不同價值表現形式。檔案不但反映了歷史發展的足跡，更反映了人類社會在社會實踐活動中取得的成果。檔案工作應與其他重要工作一樣，受到領導者的重視，以對人類社會的負責，為現實服務，對未來負責的高度才能使檔案工作源遠流長，才能保證檔案收集工作及時、全面、規范的完成，使檔案室的檔案不斷豐富、升值，成為單位發展前進的重要文化基礎。

1.2 檔案工作人員意識不夠業務水平不高

單位內工作人員因為檔案工作意識較弱，不重視原始材料的保管，致很多珍貴材料丟失甚至不知去向，到年底歸檔時歸檔資料缺失嚴重是，無法補救。尤其是一些重要的工作，因為不注意資料的收集而無法歸檔。由于檔案工作人員對單位各部門每年開展的工作及活動不了解，難以形成監督、指導系統化。個別檔案工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，業務水平低，單純的以為檔案收集就跟整理書本資料一樣簡單，對該收集的資料的范圍、數量、種類不清不楚，對收集到檔案資料按個人意愿分類、保存等等不規范操作，或者崗位輪換的太快不熟悉業務，或者不負責任收集不來就不收集等因素，使檔案資料流失嚴重并不可逆，這個因素對檔案收集是一大的阻礙。

1.3 缺乏有效的制度監管與懲罰措施

由于單位沒有制定相應的監管和懲罰制度，在領導不重視檔案收集的情況下，有什么樣的領導就有什么樣的下屬，單位內部其他部門，也就同樣效法領導，而把他們認為重要的檔案自己保存卻不交給檔案室或者由于工作忙而無時間收集移交，當然，也有的單位領導的確不重視檔案工作，而使檔案難以收集。

檔案的收集是國家檔案法的基本要求和國家檔案行政部門對各級檔案管理部門和管理人員的職責規定，具有法律制約作用，檔案的收集工作好差還將影響單位的經濟收益，檔案能為決策提供有效的信息依據，所以任何企業單位都必須重視檔案的收集工作。

2 針對以上檔案存在的問題，我梳理出以下解決方法：

2.1 內外結合，加強宣傳，提升檔案收集的意識

上級檔案管理部門應每年舉辦形式多樣的檔案培訓和宣傳活動，加強《機關檔案工作條例》、《檔案管理辦法》等法律法規的宣傳力度，要求各單位各部門必須嚴格按照《檔案法》等法律、法規辦事。

要堅持不斷提升領導對檔案的認識和重視，定期到各單位檔案資料進行抽查，形成上層壓力并反復強調檔案的重要性，要加大對檔案建設工作的各方面投入，使檔案管理電子化；對檔案專、兼職人員的從業要求必須持證上崗硬性規定，提高業務能力，提升服務水平，保障檔案收集工作的順利。還必須提高檔案工作人員工作責任心，檔案收集工不需要具備什么特殊才能，這是一項技術含量較低的工作。天下無難事，只怕有心人，檔案人員對收集工作要做到“三勤一勁”，即勤于宣傳、勤于學習、勤于收集和具有一股勁。任何一項工作能不能盡善盡美，關鍵在人，在于從業人員的責任心和大局意識。檔案收集工作也不例外，關鍵看從業人員對這項工作是否用心、熱心、盡心。用心體現一個人的敬業態度；熱心是基礎、是動力；盡心是體現責任意識。凡是有責任心的檔案員都會能采取一些靈活變通的辦法，以保證檔案收集材料相對齊全。只要檔案員積極主動肯定會有收獲的。同時，我們也需要考慮業務部門不愿意移交，有可能是我們的檔案人員在短時間內無法滿足他們的利用需要。

2.2 堅持“重視、優選、突現自我”的檔案收集方針，豐富單位檔案收集資源

凡是與我單位有關的各種有保存價值的載體，必段分門別類的收集好，堅持“突現自我”這個原則，從中優選中對我單位影響較大的資料。除文書檔案外，電子檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案等都要建立，類別齊全、資料豐富的庫存檔案才能滿足查檔需要，更好地為單位服務

2.3 完善檔案法制建設，樹立依法治檔的法律意識

上級主管部門和檔案管理部門要定期對各單位檔案執法情況的監督檢查，從行政層面加強領導干部對檔案法律知識的學習，以提升單位全體人員依法治檔的意識。對各單位在檢查中發現的違規違法問題必須要求馬上整改并依法懲處，以此進一步體現法律的權威性及嚴肅性，禁止單位檔案拒不歸檔現象的發生，確保檔案收集工作的順利進行。

2.4 制定并完善規范性、操作性強的檔案收集監管懲治制度

制度內容要涉及責任制考核、檔案收集、懲罰等方面的內容，并開展經常性的自查工作。同時，對以往比較注重工作看輕學習、倚重習慣輕視創新的行為，要自覺開展業務強化活動，提高素質，做好正在做的，開展還沒做的本職工作，為各個部門、每位職工提供滿意的檔案信息利用需要。

近年來，黨中央、國務院高度重視檔案工作。習近平總書記對檔案部門利用歷史檔案反擊日本右翼言論作出重要批示，為檔案工作如何服務大局指明了方向。李克強總理在政府工作報告中提出要發展檔案事業。我們檔案部門要適應時代的要求，進一步更新觀念，開拓服務領域，做好以檔案收集為前提的檔案管理工作，充分有效地利用檔案信息，更好地服務于黨和國家的大局，服務于本單位。

作者簡介

梁志霞（1984-）女，廣東省肇慶市高要區（籍貫），現職稱：初級，學歷：本科，研究方向：檔案。