水利事業單位檔案管理探析

肉先古麗·加帕爾

摘 要：水利事業單位作為我國社會發展中的重要組成部分，進行良好的檔案管理工作對其發展具有重要的意義。本文對水利事業單位檔案管理方面進行了探析，首先，闡述了檔案管理中存在的問題，然后，根據問題提出了相應的改善對策，為檔案管理工作更好的進行貢獻出自己的一份力量，推動我國水利事業單位更好的發展。

關鍵詞：水利事業單位；檔案管理；問題；對策

當前階段中，我國經濟得到了飛速發展，加強了不同行業的競爭程度，為了使水利事業單位在競爭激烈的市場中占據更加有力的地位，對檔案管理工作具有了更高的要求。但是在實際的檔案管理工作中，往往還存在著一些問題，這些問題在一定程度上影響了檔案管理工作的質量，不利于水利事業單位正常的發展。因此，加強對水利事業單位檔案管理進行探析具有重要意義，可以有效的改善我國水利事業單位檔案管理中存在的問題，為其快速、穩定的發展提供了重要保障。

1 水利事業單位檔案管理工作現狀

（一）忽視檔案管理工作

水利事業單位的檔案中存在著許多重要信息，如果這些信息檔案管理工作稍有疏忽，就可能會造成數據信息資料外漏、個人隱私被侵犯等嚴重后果。因此，加強檔案管理，保護檔案信息是事業單位不可忽視的重要工作。然而，許多事業單位卻忽視檔案管理工作，普遍認為檔案管理不會為單位帶來收益，起不到促進作用；不會為檔案管理撥出額外的經費，不重視更新檔案管理方法；部分單位仍采用傳統紙質版管理方法。檔案管理人員對檔案工作并不重視，沒有系統性的進行整理歸類存放，這樣的管理方法不僅會影響他人查閱檔案的效果，對單位的長遠發展也會造成不利影響。

（二）檔案管理方式落后

水利事業單位的檔案管理工作中，在一定程度上提高了該工作的質量。但是，深入研究后可以發現，對先進技術的利用程度依然不是很高，依然還是以傳統的手動檔案管理為主，對檔案管理時，常常會受到多種因素的影響，使檔案資料出現丟失、損壞的問題。并且對先進技術進行應用時，只是對搜索、傳輸等功能進行簡單的利用，導致檔案管理中的信息技術比較單一，不能滿足所有的工作的使用要求，不利于檔案管理工作的進行[2]。

（三）檔案管理人員缺乏專業管理知識和基本職業精神

檔案管理人員作為工作的實施者，保證其具有良好的綜合素質對整個工作的進行具有重要意義。水利事業單位檔案管理工作中可以發現，管理人員的綜合素質普遍較低，主要體現在以下兩個方面：（1）檔案管理技能水平不高。 部分水利事業單位檔案管理工作都是各部門獨自完成的，這些部門中的工作人員往往只是具有較高的本職工作能力，未受到過相應的檔案管理培訓，導致其不具備相應的檔案管理能力，進行工作的過程中，不能有效的對檔案進行管理。（2）思想道德素質及安全意識較低。一些人員對檔案進行管理時，還會缺乏正確的思想道德素質及安全意識，未認真對待工作，工作中出現檔案丟失、損壞等問題，嚴重的影響了檔案的利用價值。

2 水利事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）水利檔案管理體系不健全

水利事業單位運行的過程中會產生很多檔案資料，良好的檔案管理工作可以使這些資料發揮出更大的價值。但在實際的檔案管理工作中，常常缺乏良好的管理體系，不利于水利資料的應用。與一般的企事業單位相比，水利事業單位的檔案具有種類、數量多的特點，對這些資料進行管理時，通常都是由各個部門獨自管理，從而使檔案之間缺乏一定的關聯性，不利于實際當中應用[1]。

（二）基礎環節工作薄弱

檔案管理工作的8個環節（檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統計），環環相扣都直接影響著提供利用，如基礎工作做不到位，收集不全面，會造成有價值的材料遺漏；如檔案價值鑒定不到位，使得很多沒有保存價值的材料進入了檔案室，不但增加工作量，還增加庫房壓力，到了保管期限可以銷毀的材料，由于種種原因，不銷毀，也使得保管矛盾越來越突出，等等。檔案管理的基礎環節工作薄弱是影響檔案管理工作質量的一個重要因素。

（三）對現有檔案資源的開發和利用程度不夠。

檔案的收集、整理、保管是手段，檔案信息資源的開發利用才是最終的目的。鑒于現狀，使得檔案信息資源的開發缺少必要的條件，其中一個重要的因素，那就是檔案管理人員對檔案沒有一個全面的認識，他們只單純地認為檔案管理就是保證檔案不被遺失，在需要時能夠很容易地找到就可以了；許多檔案管理人員對現有檔案資源的開發和利用程度不夠，還沒有意識到，檔案對單位內部進行決策時有著非常重要的指導作用，能夠讓領導層對單位過去的發展進行分析總結，對未來提出一些有建設性的意見，這一點，嚴重制約了單位的未來發展。

3 改善水利事業單位檔案管理工作的有效對策

（一）建立健全管理制度

管理制度作為管理工作的基礎保障，必須要保證其內容滿足實際的工作要求，才可以發揮出應有的作用。因此，需要建立出良好的管理制度對檔案管理工作進行監管，為檔案管理工作正常的進行提供了幫助。首先，需要根據檔案管理工作的特點，并結合其他工作現有的管理制度，制定出合理的檔案管理制度，使制度中的內容更加貼近檔案管理工作的實際需求，有效的對管理工作進行監管。其次，制度完善之后，還需要加強對其進行推廣，使水利事業單位的管理層與基層的管理人員都能夠對制度準確的了解，保證制度能夠在實際當中合理的應用。

（二）加大對管理方式進行創新

水利事業單位做好檔案管理工作，利用合理的先進技術來完成檔案管理工作。首先，加強對管理軟件進行研究，合理的對軟件進行設計，使軟件中的內容更加的豐富，不同模塊具有不同的作用，利用其完成所有的檔案管理工作。但管理的過程中，軟件設備會出現一定的故障。因此，依然不能拋棄傳統紙質檔案的管理方式，當軟件管理出現問題后，可以利用紙質檔案進行恢復與管理，進一步提高檔案管理工作的質量。

（三）加強信息化在檔案管理中的應用

現代社會，信息化和互聯網技術對我們的工作、生活影響越來越大。在這樣 情況下，檔案管理工作要跟上時代的步伐，將先進的計算機技術和互聯網技術應到到現代檔案管理工作中。一是通過配備信息設備和技術手段，對檔案資源進行整理，以提高查全率和查準率，提高工作效率；二是通過檔案信息資源的數字化，提高檔案資源利用頻率；三是通過對檔案信息資源管理的網絡化，實現網絡借閱、異地借閱和信息共享。

（四）加強檔案信息資源的開發利用

檔案工作的最終目的就是為了開發利用。一是要豐富并改善檔案信息資源結構，建立檔案信息資源保障體系。加強檔案接收和征集工作，加強檢索工具體系建設；二是轉變觀念，樹立主動服務觀念、開放觀念、競爭觀念、協作觀念； 三是完善檔案的政策法規建設，修改與時代不適應的利用限制，擴大檔案利用開放范圍，改善檔案利用環境，為檔案開發利用工作提供強有力的法律保障。

4 總結

綜上所述，我國水利事業單位檔案管理的過程中，依然存在著一些問題，不利益檔案管理工作的正常進行，從而抑制了水利事業單位的發展。因此，水利事業單位發展的過程中，需要及時的將問題尋找出來，并利用合理的方式對其進行改善，有效提高檔案管理工作的質量，推動水利事業單位更好的發展。

參考文獻

[1]王中.聘用制下水利事業單位人事檔案管理淺析[J].四川水利，2016，02：79-82.

[2]劉嬋.做好水利檔案管理工作助推溫州水利事業發展[J].水利發展研究，2015，01：87-89.