試論高職院校檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)研究

羅芳++李紅才

摘 要：當(dāng)前，由于擴(kuò)招而使得高職院校的師生規(guī)模都在不斷擴(kuò)大，由此帶來檔案信息管理上的許多困難。傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介的檔案管理模式，已經(jīng)逐漸被淘汰，而以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)為依托自助化的信息管理系統(tǒng)則應(yīng)用的越來越多。實(shí)現(xiàn)信息管理系統(tǒng)的軟件設(shè)計(jì)，從程序上來說有很多實(shí)現(xiàn)手段，關(guān)鍵是從業(yè)務(wù)流程分析入手，確定各個(gè)功能模塊與管理活動(dòng)，并據(jù)此建立具體的信息數(shù)據(jù)表。本人從系統(tǒng)設(shè)計(jì)的角度，簡(jiǎn)要論述高職院校檔案信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

1引言

隨著高等教育普及以及教育商業(yè)化，高校擴(kuò)招已經(jīng)十分普遍。在高校擴(kuò)招的浪潮中，高職院校的檔案信息管理面臨著越來越大的壓力。原先以紙質(zhì)資料為載體的檔案管理模式在新形勢(shì)下已經(jīng)不再使用，而計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)被越來越多地應(yīng)用在檔案信息管理業(yè)務(wù)中。

2高職院校檔案管理業(yè)務(wù)流程分析

2.1高職院校檔案信息管理參與的角色

高職院校的檔案信息管理業(yè)務(wù)參與的角色應(yīng)該包括：學(xué)生、教職工和檔案信息系統(tǒng)管理員三個(gè)角色。他們?cè)跈n案信息管理系統(tǒng)中分別承擔(dān)表1中所列的任務(wù)。

表1 高職檔案信息管理系統(tǒng)角色劃分表

[角色＼&職責(zé)或者功能＼&學(xué)生＼&參與新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、3+2連讀、檔案移入、檔案轉(zhuǎn)移、檔案查詢等檔案管理業(yè)務(wù)＼&教職工＼&參與新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、檔案移入、職稱信息管理、檔案轉(zhuǎn)移、檔案查詢等檔案管理業(yè)務(wù)＼&檔案信息管理人＼&作為系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)管理，并參與個(gè)人信息管理、檔案移入、電子檔案建立、檔案移出、3+2連讀辦理、職稱信息管理等全部業(yè)務(wù)＼&]

2.2高職院校檔案信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)

根據(jù)系統(tǒng)中角色要參與的職責(zé)，可以確定高職院校的檔案信息管理系統(tǒng)要包含以下8項(xiàng)業(yè)務(wù)：新用戶注冊(cè)；個(gè)人信息管理；檔案移入；電子檔案建立；檔案轉(zhuǎn)移；3+2連讀辦理；職稱評(píng)定；檔案查詢。其中新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、檔案查詢、電子檔案建立都屬于單角色業(yè)務(wù)，也就是單獨(dú)一個(gè)角色就可以參與完成的業(yè)務(wù)。而檔案移入、檔案轉(zhuǎn)移、3+2連讀辦理、職稱信息管理這四項(xiàng)是多個(gè)角色參與的業(yè)務(wù)，其業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

3功能模塊設(shè)計(jì)

3.1單角色功能模塊

如上分析，單角色業(yè)務(wù)包括：新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、檔案查詢、電子檔案建立四項(xiàng)。其中新用戶注冊(cè)、個(gè)人信息管理、檔案查詢面向全體角色（檔案管理員在面對(duì)這三項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，可以教職工身份參與），電子檔案建立為單獨(dú)面向檔案管理員的業(yè)務(wù)。

因此，設(shè)計(jì)時(shí)這四個(gè)單角色業(yè)務(wù)直接轉(zhuǎn)化為頂層功能包。其中新用戶注冊(cè)包含新用戶注冊(cè)、已注冊(cè)用戶登錄三個(gè)二層功能包；個(gè)人信息管理包含個(gè)人信息、家庭信息和校內(nèi)信息管理三個(gè)二層功能包；檔案查詢包含檔案查詢、聯(lián)系管理員兩個(gè)二層功能包；電子檔案建立包含掃描紙質(zhì)檔案、檔案PDF歸類存儲(chǔ)兩個(gè)二層功能包。

3.2多角色功能模塊

如上分析，多角色功能模塊包括：檔案移入、檔案轉(zhuǎn)移、3+2連讀辦理、職稱信息管理四項(xiàng)。四個(gè)業(yè)務(wù)直接轉(zhuǎn)化成頂層功能包，其中檔案移入包括已注冊(cè)用戶登錄、檔案移入申請(qǐng)、檔案移入審核、電子檔案建立、檔案移入確認(rèn)五個(gè)二層功能包；檔案轉(zhuǎn)移包括已注冊(cè)用戶登錄、檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)、檔案轉(zhuǎn)移審核、檔案轉(zhuǎn)移確認(rèn)四個(gè)二層功能包；3+2連讀辦理包括3+2連讀辦理申請(qǐng)、3+2連讀申請(qǐng)審核、新用戶注冊(cè)、電子檔案建立、檔案移入確認(rèn)五個(gè)二層功能包；職稱信息管理包括已注冊(cè)用戶登錄、職稱文件電子檔上傳及信息變更申請(qǐng)、職稱信息變更審核、職稱信息變更確認(rèn)四個(gè)二層功能包。

3.3系統(tǒng)管理功能模塊

系統(tǒng)管理功能模塊專門面向檔案管理員開放，包括賬戶管理、權(quán)限管理、角色管理三個(gè)二層功能包。

4數(shù)據(jù)分析

4.1界面類與控制類分析

界面類的設(shè)計(jì)與功能模塊頂層包基本一致，首先是檔案管理系統(tǒng)總界面，然后包含新用戶注冊(cè)、檔案移入、檔案轉(zhuǎn)移、檔案查詢、個(gè)人信息管理、電子檔案建立、3+2連讀辦理、職稱信息管理8個(gè)子界面。為了便于操作，將這8個(gè)子界面按照角色權(quán)限進(jìn)行分類，分為學(xué)生入口、教職工入口和系統(tǒng)管理員入口三個(gè)前置界面，在系統(tǒng)管理員入口中增加系統(tǒng)管理界面。新用戶注冊(cè)界面為學(xué)生入口與教職工入口界面之后的第二級(jí)界面，也就是說要進(jìn)入其他七個(gè)界面必須要進(jìn)行已注冊(cè)用戶登錄，而3+2連讀辦理界面并列鑲嵌在學(xué)生新用戶注冊(cè)界面中。

二層功能包轉(zhuǎn)化為控制類，所以新用戶注冊(cè)界面包含其中新用戶注冊(cè)包含新用戶注冊(cè)、已注冊(cè)用戶登錄三個(gè)控制類；個(gè)人信息管理界面包含個(gè)人信息、家庭信息和校內(nèi)信息管理三個(gè)控制類；檔案查詢界面包含檔案查詢、聯(lián)系管理員兩個(gè)控制類；電子檔案建立界面包含掃描紙質(zhì)檔案、檔案PDF歸類存儲(chǔ)兩個(gè)控制類；檔案移入界面包含檔案移入申請(qǐng)、檔案移入審核、電子檔案建立、檔案移入確認(rèn)四個(gè)控制類；檔案轉(zhuǎn)移界面包括檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)、檔案轉(zhuǎn)移審核、檔案轉(zhuǎn)移確認(rèn)三個(gè)控制類；3+2連讀辦理界面包括3+2連讀辦理申請(qǐng)、3+2連讀申請(qǐng)審核、新用戶注冊(cè)、電子檔案建立、檔案移入確認(rèn)五個(gè)控制類；職稱信息管理包括職稱文件上傳及變更申請(qǐng)、職稱信息變更審核、職稱信息變更確認(rèn)三個(gè)控制類。系統(tǒng)管理功能模塊專門面向檔案管理員開放，包括賬戶管理、權(quán)限管理、角色管理三個(gè)控制類。

4.2數(shù)據(jù)表的建立

數(shù)據(jù)表是與各個(gè)功能模塊對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)體。但是，并不是每一個(gè)控制類或者二層功能包都要有一個(gè)實(shí)體數(shù)據(jù)表與之對(duì)應(yīng)，很多時(shí)候?qū)嶓w類之間的關(guān)系是互相包含的，而控制類很多時(shí)候也可以指向同一個(gè)實(shí)體。

比如這個(gè)系統(tǒng)，在最少的情況下可以由系統(tǒng)用戶信息表、個(gè)人信息表、職稱信息表、電子檔案信息表來實(shí)現(xiàn)。其中，系統(tǒng)用戶信息表包含用戶ID、用戶密碼、姓名、用戶權(quán)限、用戶角色、用戶學(xué)號(hào)/工號(hào)這幾項(xiàng)數(shù)據(jù)，其中用戶ID是主鍵，只有系統(tǒng)管理員能夠參與管理；個(gè)人信息表包括系統(tǒng)用戶信息表的數(shù)據(jù)之外，還包括身份證號(hào)碼、性別、民族、政治面貌、學(xué)歷（教育部認(rèn)證編號(hào)）、學(xué)位（教育部認(rèn)證編號(hào)）、出生日期、年級(jí)（可空）、院系、專業(yè)、職稱（可空）、宿舍（可空）、聯(lián)絡(luò)方式（手機(jī)號(hào)碼）、家庭住址、主要家庭成員、主要家庭成員聯(lián)絡(luò)方式，其中用戶ID是主鍵、身份證號(hào)碼作為外鍵；職稱信息表包含系統(tǒng)用戶信息表的數(shù)據(jù)之外，還包含身份證號(hào)碼、性別、出生日期、院系、學(xué)歷、最高學(xué)位、職稱等級(jí)、職稱文件掃描圖片（bit數(shù)據(jù)），其中用戶ID為主鍵、身份證號(hào)碼為外鍵；電子檔案信息表包含電子檔案編號(hào)、學(xué)號(hào)/工號(hào)、身份證號(hào)碼、姓名、性別、出生年月、政治面貌、民族、畢業(yè)院校、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、簡(jiǎn)歷、教育背景、獎(jiǎng)懲情況、發(fā)明專利、發(fā)表論文。

5高職院校檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

5.1開發(fā)平臺(tái)及開發(fā)模式

系統(tǒng)采用的前臺(tái)開發(fā)平臺(tái)是微軟公司的VS.NET平臺(tái)，開發(fā)工具選用ASP.NET，開發(fā)語(yǔ)言為C++語(yǔ)言。后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)采用SQLsever2008，在界面設(shè)計(jì)中采用Photoshop進(jìn)行圖片的編輯。

系統(tǒng)采用B/S模式，即瀏覽器/服務(wù)器模式，相比C/S模式，B/S模式具有客戶端免維護(hù)的優(yōu)勢(shì)，適合高職院校檔案管理這樣用戶數(shù)量龐大，而且用戶需求與用戶信息經(jīng)常發(fā)生變化的軟件系統(tǒng)。

客戶端只要是標(biāo)準(zhǔn)的Web瀏覽器就可以，可以是安裝了IE6.0以上的Windows2000以上系統(tǒng)，主要的業(yè)務(wù)處理邏輯在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)。

5.2系統(tǒng)的UI界面設(shè)計(jì)

圖2 系統(tǒng)的UI界面

系統(tǒng)的UI界面設(shè)計(jì)中的圖片為Photoshop編輯二層，上圖為點(diǎn)擊學(xué)生入口/教職工入口/管理員入口之后的登錄界面。如果是學(xué)生登錄界面，還會(huì)有另外一個(gè)3+2申請(qǐng)的選項(xiàng)。在頁(yè)面右上角的回首頁(yè)，可以返回學(xué)生入口/教職工入口/管理員入口的選項(xiàng)首頁(yè)，比如檔案管理員就可以在教職工入口以普通教職工身份登錄，或者返回首頁(yè)點(diǎn)擊管理入口，以管理員身份登錄。

6結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校的檔案信息管理系統(tǒng)可以采用面向?qū)ο蟮能浖こ淘O(shè)計(jì)思路，通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的逐項(xiàng)分析，以其為依據(jù)設(shè)計(jì)各級(jí)的功能模塊。然后，依據(jù)功能模塊的設(shè)定，設(shè)計(jì)界面類、控制類與實(shí)體數(shù)據(jù)表，在利用成熟的開發(fā)平臺(tái)，就能夠較為容易地開發(fā)出來。而系統(tǒng)UI界面的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該要更多考慮人性化與學(xué)校的風(fēng)格與特色。這些都值得掌握軟件工程開發(fā)能力的檔案信息管理人員們更加深入的探索與研究。

參考文獻(xiàn)：

[1]高曉梅.檔案信息管理系統(tǒng)[D].中南大學(xué)，2012.

[2]祝賀，安向明.人事檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦學(xué)習(xí)，2012（02）：17-18.

[3]劉琴.人事檔案管理研究述評(píng)及騎術(shù)展望[J].檔案學(xué)研究，2011（10）：28-29.

[4]張麗軍.檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].天津大學(xué)，2006.

[5]北京市檔案館綜合檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué)，2012.

作者簡(jiǎn)介：

羅芳（1972.10—），女，大學(xué)本科學(xué)歷，從事檔案管理工作14年，愛崗敬業(yè)，職業(yè)領(lǐng)悟平時(shí)不用用時(shí)急，莫忘用后平時(shí)積。