淺談網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新

張立志

摘 要：檔案管理是管理工作中重要的一個分支，科學化、信息化的管理檔案，更是衡量一個單位或是機關管理工作水平的重要標準。隨著我國信息技術的不斷發展和成熟，信息化在檔案管理中的應用已經變得更加完善。但是，網絡環境下的檔案信息化管理還有更多的需求，檔案管理人員在工作中還需要充分發揮積極性與主動性。檔案服務是檔案管理工作中的一項具體內容，創新檔案服務機制不僅是檔案工作發展的需要，同時也能為檔案管理工作的創新開辟一條新的道路。

關鍵詞：網絡；信息管理；服務機制；創新

1 網絡環境下檔案信息化管理的發展趨勢

1.1 網絡環境下檔案信息化發展需求

信息化時代的到來，不僅給檔案工作的發展帶來了可能，同時也使得檔案工作人員面臨著更多的挑戰。這其中最主要的表現就是，由于檔案工作人員對網絡新環境的準備不夠充足，導致檔案信息很難滿足用戶的需求。傳統的檔案管理模式不能夠適應網絡環境的發展，但是電子信息檔案中檢索技術的應用，能夠給客戶提供一個快速全面的查找檔案信息的渠道。因此，檔案部門還需要將紙質的檔案信息數字化，讓公眾能夠在網上便捷的查找其所需的檔案信息。

就我國檔案管理的現狀來看，還是有較多的檔案館的資料形式停留在原始的紙質檔案上。但是，人們的時間觀念越來越強，更迫切的想要及時的了解信息，有時還需要共享。除此之外，一些投資者還需要了解更新、更準確的信息。在這樣的情形之下，就要為投資者提供一個讓他們能夠直觀的了解相關信息的平臺。因此，檔案信息化就要求改變原始的管理、檢索方式，以更現代化、多功能的服務措施，讓檔案管理工作可以給各方面的需求者提供及時、準確的信息。

1.2 信息化管理對檔案工作人員水平的要求

新興的管理模式和公示信息的平臺，需要新興的人才去經營管理。因此，各檔案部門應該將培養的重點放在中青年檔案工作人員身上，打造一批具有時代理念，能夠應對檔案信息化管理需求的人才隊伍。基于此種情形，中青年檔案人才應當承擔更多的工作任務，在工作中向老一輩檔案工作者學習，以在繼承傳統的基礎之上，還能有更多的創新，解決檔案工作中存在的諸多問題，帶動檔案管理的發展。

加強中青年檔案人才隊伍的建設，就要增強其素質能力，最主要的是檔案部門要提供培訓的機會以及鼓勵自我學習。一方面，檔案部門要為中青年檔案人才提供一個更加廣闊的學習平臺，創新培訓的方式，在原有的基礎之上提高培訓的質量；另一方面，中青年人才自身也要樹立新的學習觀念，注重自我學習，以提高自身的各方面能力。檔案的信息化建設需要更多的專業人才，去推動檔案信息化的發展。但是，在這個飛速發展的信息化時代，檔案工作的范圍越來越大，工作的內容也變得更復雜。導致檔案的工作量大大增加，從事該行業的人才嚴重不足，特別是在既熟悉信息技術，也了解檔案管理方面的人才。因此，檔案工作者還需要不斷的學習和掌握新的技術，提高技術素質，以便于應對網絡環境給檔案工作帶來的挑戰。

2 創新檔案服務機制

2.1 檔案服務機制創新途徑

檔案工作是一項輔助性的工作，服務是首位，工作重點一般體現在為各級領導決策服務、為部門工作服務以及為社會各界以及人民群眾服務三個層面上。為各級領導決策服務是檔案工作服務的一個重要方面。為了滿足領導對于決策信息的要求，檔案部門的工作人員還需要加強服務的敏銳度以及主動性，根據不同時期不同要求的重要任務，積極的與各部門取得聯系，了解各部門對檔案工作以及檔案信息的需求，通過與不同部門的溝通交流，不僅能夠滿足各級領導對檔案信息的需求，還能為部門工作服務。

檔案工作要為社會各界人民群眾服務，就要拓展檔案管理的社會服務功能。加大檔案工作對于社會的服務力度，更新服務理念。除此之外，檔案管理部門的人員還需要增強搜集以及規整信息的能力，檔案信息不僅要準確，還要能夠滿足不同人的需求。服務機制的變革，不止是挑戰，更多的是機遇。

2.2 創新服務手段開展網絡管理

伴隨著網絡技術的發展，很多企事業單位的檔案部門都建立了內部的局域網，通過單位內部的網站制作自己的網頁，這就是開展網絡管理的第一步。在網上收集數據和信息，將網上的檔案管理服務系統與單位內部的網站相連接，能夠實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更加便利的服務。現如今，我國很多單位已經建立了互聯網的檔案管理模式。但是，檔案工作人員還需要與時俱進，加快檔案信息資源數據庫的建設。在云服務發展迅速的今天，檔案信息的服務也應當做到數字化，尤其是數據庫化，讓用戶能夠實時的進行查詢，檔案信息服務漸趨網絡化。

要想促進檔案信息的網絡管理，讓用戶更好的體驗實時共享。檔案管理還需要做到電子文件的自動上傳和收集。與傳統的檔案信息收集不同的是，電子檔案信息通過上傳和下砸就能夠形成。不僅減少了檔案工作人員的工作量，而且還高效便利。因此，檔案部門應當改變傳統的工作模式，在各單位的自有網頁上建立電子檔案能夠自動上傳的工作窗口，以便在最快的時間內收集到信息，并且能夠在服務器上歸檔。

2.3 擴寬服務領域

實施檔案信息的網絡管理，擴寬服務領域，表現在很多方面。首先，要做到檔案信息服務的社會化、多主體。將各單位內部的檔案信息服務，轉變為向社會全方位服務已經成為檔案管理者的共識。目前，我國檔案部門的服務范圍不僅是黨政機關、企事業單位內部需要使用檔案信息的組織或個人，還包括社會上需要利用該檔案信息的人民群眾；其次，應當興辦服務實體，發展檔案產業。從檔案信息資源的利用來看，檔案信息的管理者不僅僅是檔案的保管員，還是檔案信息資源的擁有著和提供者。在知識經濟時代，檔案管理工作要想創新，就應當在為社會各階級提供檔案信息的基礎之上，創建檔案信息的服務產業，也即創辦以檔案信息的搜集、加工、儲存、檢索等為主要內容的服務實體；最后，檔案管理還可以加強橫向聯合，實現信息資源共享。可以說，世界就是一個巨大的信息數據庫，在這個數據信息迅速增長的時代，任何檔案管理部門都不可能將所有的信息全部納入自有的系統。因此，需要改變各檔案部門各自獨立的狀態，相互聯合起來，形成一個完整的社會信息系統。

3 結束語

在這個數據信息大爆炸的社會，信息種類日益增多。而網絡技術的不斷發展，決定了檔案信息管理應該數字化。實踐證明，實現檔案信息管理的網絡化對我國社會各行業的發展有著極其重要的意義。科學化的檔案信息網絡管理只有與時俱進，才能適應新時代的發展。因此，為了改善檔案管理工作的局面，還需要加強檔案管理工作人員的能力，做好檔案信息的開發利用和創新服務工作，以實現檔案信息化管理的自身的價值，同時還能滿足社會各階級的需求，為社會的發展做出應有的貢獻。

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