高校檔案信息化建設的思考與對策

肖春霞+劉英姿

摘 要：文章圍繞高校檔案管理的傳統性、復雜性和低效率性等問題展開討論，對檔案管理信息化建設的優越性作了重要闡述，對信息化建設中面臨的問題進行較為深入的分析，闡述了檔案管理信息化建設的發展方向，并對數字檔案館建設需要重點考慮的一些問題進行了深入思考。

關鍵詞：高校檔案；信息化建設；思考；對策

隨著計算機技術的日益普及和互聯網絡的迅速發展，檔案信息化建設已經成為我國高等學校亟待需要解決的重要問題。作為高等院校，其檔案管理不同于其它企事業單位，主要表現在為：1、檔案管理工作涉及面廣，涉及教師、學生、教學、科研、基建、設備和日常管理等多方面。2、檔案涉及人員流動性大，主要包括學生入學和畢業、教師人事調動等。3、檔案涉及種類繁雜，包括教學文檔、教師基本檔案、學生檔案、校史文檔和日常管理文檔等。針對我國高校檔案管理工作存在的這些復雜問題，目前在“985”和“211”等重點本科院校已經得到一定程度的重視，并取得了較好成效，但是高校檔案信息化管理的效率依然處于較低水平，其原因主要是沒有引起相關責任人員的足夠重視，特別是在一些偏遠的地方性本科院校。基于上述這些問題，本文主要針對地方性本科院校檔案信息化建設中存在的相關問題進行了一些專門的探索和分析，旨在加強和完善地方性本科院校的檔案管理信息化。

1 檔案信息化建設的優越性

檔案作為一種歷史傳承，在人類歷史上扮演著舉足輕重的作用。檔案是一種重要的歷史資源，只有共享才能發揮它最大的價值。但是，檔案一直因為其保密的特性和本身所具有的缺陷，導致檔案工作“重藏輕用”這個保守觀念一直占主導地位。因此，這種保守的觀念阻止了檔案保管部門和利用者之間的有效溝通，也使得館內所保存的檔案資源的不能發揮其應有的作用，同時，也妨礙了檔案工作價值的實現。檔案只有在使用中才能顯示它的巨大價值；檔案館也只有對館內的資源進行信息化深加工，在適當的時候以適當的形式呈現給最需要的人，才能體現出檔案工作的真正意義和目的。

隨著計算機和網絡技術的快速發展，人們對社會資源信息化共享的迫切需要越來越強烈，互聯網絡所具有的共享性、快速性、易操作性和易閱讀性等顯著特點為檔案信息化實現提供了優越的信息共享平臺。因此，如何使檔案管理工作融入到信息化時代，這是每個檔案工作者應該思考的重要課題，也是我們推動檔案管理信息化建設的重要途徑。通過檔案信息化建設，形成優于傳統模式的電子檔案，這對提高我國的檔案管理水平具有重要的推動作用，電子檔案的優越性主要表現在操作方便和易于檢索、多樣形式和生動形象、傳遞快速和資源共享等三個方面。

1.操作方便和易于檢索。為了保持檔案的歷史原貌，我們可以通過“原始掃描”等方式，利用掃描儀和數碼相機等現代化設備，將相關文件完全“搬進”軟件系統或平臺。其結果是：我們不僅可以看到紙質檔案的電子文件格式，而且更直觀地實現了原始圖文的復制和再現，并且方便攜帶；電子檔案的一個顯著特點是檢索簡便，精確度高，通過利用模糊檢索、高級檢索等先進功能和最新的計算機技術支持，可以大大提高檔案管理的效率、質量和準確性。

2.多樣形式和生動形象。隨著計算機多媒體技術的應用，電子檔案的形式也呈現多樣化，文本、圖像、聲音和視頻等多媒體信息即可以單獨也可以相互搭配在一起而形成電子檔案內容，使電子檔案比紙質檔案更全面、更形象和更生動，在復制時也不容易出現丟失信息等現象。紙質檔案實體復制或拷貝時會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而對電子檔案的拷貝和復制，因為電子信息處理技術幾乎不存在這些問題，所以復制后得到的電子檔案與原始電子檔案沒有任何區別，并且保存時間更長，也更易保存。

3.傳遞快捷和資源共享。一份紙質檔案限制了在某時某地讓能夠接觸到它的人閱讀，但對于電子檔案，由于其基于計算機和網絡技術的處理環境，不受時間和空間的限制，只要權限允許，利用者可以隨時查閱和下載；同時，在一個終端上的電子檔案文件也可以同時由網絡終端的眾多用戶同時閱讀，使多用戶對其進行共享，從而擺脫了時間和空間的制約，大大提高了檔案的使用效率和管理效能。

2 檔案信息化工作面臨的問題

基于互聯網的信息化對檔案信息資源地開發利用影響較為深遠。其一，互聯網絡為檔案信息開發提供了技術支撐，將計算機技術運用到檔案信息化管理中，可實現檔案資源的數字化、集中化，使信息化檔案資源可得到充分利用。其二，檔案信息化需求對檔案資源地開發利用提出了新的要求。信息技術的快速發展和互聯網技術的全球延伸，對檔案資源的信息化開發既是機遇也是挑戰。基于網絡平臺的檔案資源信息化是檔案事業發展的必然趨勢，如何高效開發與利用信息化檔案資源是當前檔案管理工作的重心。對于地方性本科院校，其檔案管理信息化建設主要面臨以下三個方面問題。

1.提高認識。基于互聯網絡的檔案資源信息化建設是一項長期而艱巨的任務，檔案信息化開發就是充分挖掘現有檔案資源，使之更好的發揮作用。對于負責檔案管理的職能部門及相關領導和工作人員，首先需要高度統一認識，意識到檔案管理信息化是高校信息化管理中的一個重要組成部分；其次需要建立便于檔案管理信息化的合理機制和模式，保障檔案管理信息化的順利開展。在信息化實踐過程中，積極探索新途徑、尋找新角度、多方位、多層次地開發電子檔案資源，用新穎的方法對檔案資源進行整合和開發，建立檔案資料的網絡平臺化，加快檔案管理的數字化和網絡化進程。

2.規范與標準化。網絡技術的迅速發展促進了檔案信息的多樣化和用戶群體的廣泛化。由于信息采集的計算機外設（即掃描儀、數碼相機等）型號各異，檔次參差不齊，采集的數據格式會存在很大的差異性，因此，我們有必要對信息化檔案制定相應的規范或對其進行標準化。如果沒有一個規范和標準化要求，那么信息化檔案會在某些方面存在數據格式或系統的異構性，檔案分類編碼標準難以統一，檔案信息交流的范圍廣度和可閱讀性會受到嚴重制約，其結果會影響檔案管理信息化建設步伐。

3.人才培養。在檔案管理信息化建設中，檔案管理人才隊伍建設是最為核心的任務。現階段尤為突出的問題是缺乏一批能利用計算機技術進行檔案管理的專業人士，缺少能夠完成系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航的復合型人才。加快檔案管理信息化建設的質量和速度，有必要重視檔案專職人員的繼續教育工作。

3 檔案信息化建設的發展趨勢

檔案管理信息化建設的發展趨勢是建立數字檔案館。數字檔案館建立的主要任務是通過網絡互聯將若干獨立的檔案館整合起來，以實現人們能最大限度地對信息化檔案資源的共享，為需要檔案信息的個人和群體用戶提供便捷和周到的檔案資源服務。構建數字檔案館是一項復雜的、龐大的、集各種計算機技術于一體的重要工程，也是展現該高校軟實力的一種重要指標，同時，它要求得到學校相關領導和職能部門的重視和支持。針對數字檔案館的建設與應用需求，確保信息化檔案高效管理和合法使用，我們需從以下三個方面考慮。

1.網絡基礎設施建設。數字檔案館要基于網際網平臺，僅依靠檔案部門單獨建立的內部互聯網絡獲取檔案資源，不能滿足廣大用戶的實際需求。現代數字檔案館要求：互聯網內部各部門都要有連接的網絡平臺，而外部應具備高速信息傳輸支持的公共通信網絡。

2.進一步建立和完善規范化體系。規范化體系是管理模式現代化的基礎，特別是對于互聯網環境下的數字檔案館建設，它的存在有利于數字檔案館規范化、管理模式系統化。數字檔案館具有跨部門、跨地域、跨國界的特點，涉及面廣、管理復雜、技術強。在規范化方面，我們應該遵循兩點：一是規范化管理，輔以制度管理；二是先考慮國際標準，再考慮國家、行業、區域標準。在數字檔案館建立初始階段，要采用廣泛而公認的標準，盡量做到一次到位，避免出現大量的后續維護工作。

3.建立較為健全的安全訪問機制。對于數字檔案館，我們盡可能保證其開放性、共享性，但是，也需要保證其安全性、合法性等實際需求。由于網絡環境面臨黑客攻擊、病毒入侵等各種安全問題，數字檔案館中一些高度機密的檔案信息存在被他人竊取、修改甚至偽造等各種危險，對個人和社會可以會造成極大的負面影響和危害性。因此，在數字檔案館建立和使用過程中，需要考慮系統所面臨得網絡安全問題；同時，要加強數字檔案館管理人員的安全意識，確保系統不會因為自然災害或人為因素造成數字檔案被破環。更為重要的是：我們要為用戶群體制定合理的訪問權限，既能保證檔案資源的共享性和開放性，又能保證檔案資源不會被濫用，保持檔案訪問具有的本質特色。

4 結束語

社會信息化需求促使了高校檔案管理信息化建設，數字檔案館顯現了信息數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務快捷化、信息共享化等優勢功能。文章通過對檔案管理信息化建設的優越性、面臨的一些問題及發展方向等三個方面的重點闡述，強調了目前地方性本科院校對檔案管理信息化建設的必要性。由此，通過對檔案信息的收集整理、數字化處理、高效管理和網絡共享，積極開展網絡檔案服務，拓展檔案服務領域，更好地推動地方性院校的檔案建設步伐及提升檔案服務水平。

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