論紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

肖丹丹

摘 要：現代的社會是信息化的時代，檔案管理中也融入了信息化技術，信息化技術的應用衍生出了電子檔案，而電子檔案的出現并沒有完全取代紙質檔案，紙質檔案依然存在，實現對兩者的融合管理，就可以最大限度的推動檔案管理事業的發展和進步。本文就電子檔案與紙質檔案的融合管理進行了簡要的探究，僅供參考。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；融合

伴隨著信息化程度的不斷提高，在我國的檔案管理當中，電子檔案作為一種新的檔案管理模式，填補了傳統紙質檔案的不足和弊端，不僅僅為我國的檔案管理工作提供了一種更為科學有效地管理模式，還保障個人檔案的安全，為個人檔案的長時間保存和個人信息的進一步保護都帶來了重要的意義和作用。

1 紙質檔案管理與電子檔案管理中存在的區別

目前，由于技術力量和實踐經驗等各方面的原因，電子檔案的保護技術和紙質檔案相比顯得很不成熟，它們在管理中存在以下區別：（1）紙質檔案與電子檔案歸檔時間的區別。傳統紙質檔案的歸檔時間一般規定，在文件形成后第二年的上半年向本單位檔案管理部門移交，以備查考利用。電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，由形成文件的各科室通過網絡傳送的方式傳送給本單位的檔案管理部門，并履行必要的交接手續，形成交接文據。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案的分類號，設定訪問的限制和級別，以便將來用戶查找、利用。隨時歸檔的好處，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率；另一方面也符合電子文件自身的特點，方便快捷，同時還可以避免檔案的流失和遭受病毒的破壞。（2）紙質檔案與電子檔案的歸檔方式不同。現在傳統紙質檔案歸檔采取的是“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法，盡管比過去的立“厚卷”的方法有所改進，但仍然存在著文件分類難、程序多、要求細、工作量大等弊端。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留任何痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始性、憑證性辨別真偽變得復雜而又困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、身份驗證、信息認證和加密保護，以保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，確保檔案管理部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證效率。（3）紙質檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異。目前以紙質檔案為主體的保護技術主要內容有：檔案制成材料的耐久性和優化檔案保存環境技術，它包括溫、濕度調節控制的技術、防塵、防光、防有害生物和防有害氣體等技術，對破損檔案進行修復的技術，如：去污、去酸、字跡恢復、紙張糊裱等方面，它們主要是圍繞構成檔案的物質材料自然損毀的原因和結果，而進行預防和治理的。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合。檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以統一、通用的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源的有效利用。（4）紙質檔案與電子檔案查詢、利用方式的不同。我們開展檔案工作，其目的是為了積累檔案的信息資源并為現實工作提供利用服務。紙質檔案的利用是指以利用者為服務對象，以提供檔案室庫藏檔案為手段，采用多種形式和方法，開發和提供檔案為利用者服務。但紙質檔案的查詢、利用存在場地限制，人工服務的弊端。電子檔案查詢和利用的方式，只要符合一定條件，利用者就可以注冊、登記成為電子文件中心的會員，就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

2 電子檔案管理與紙質檔案管理的融合

2.1 電子檔案管理與紙質檔案管理的共存

電子檔案與紙質檔案在很長一段時間里需要一起為檔案管理服務，二者共存的原因很多主要包括以下幾種：

首先，電子檔案是在紙質檔案的基礎上形成的，電子檔案是紙質檔案的數值化表現形式，根據不同的需要把紙質的檔案用電子檔案表現出來。電子檔案的形成主要在以下兩種情況下：當檔案管理部門剛收到時就要求改成電子檔案，這時有兩種形式的檔案，紙質與電子共存；還有就是對以前形成的紙質檔案進行數字化，這就形成了兩種檔案的共存。

其次是先形成電子檔案，后改成文字檔案。隨著當今社會的快速發展，人們的工作、生活節奏也加快，由于紙質檔案記錄比較慢，而電子檔案可以快速準確的記錄一些活動、工作的主要內容，但是電子檔案在長久保留中可能被損壞，考慮到這一點，人們通常把重要的電子檔案改寫成紙質檔案。這種檔案的形成也有兩種主要的形式：一種是電子檔案制作完成后作為信息傳輸的形式傳送，然后通過紙質把電子檔案紙質化，這時就有兩種版本的檔案共存；還有一種是對于已經歸檔的電子檔案根據需要，要求轉換為紙質檔案，這時也有兩種檔案共存的情況。

2.2 電子檔案管理與紙質檔案管理的互動

電子檔案管理與紙質檔案管理的互動是由于二者的共存后對其的管理后形成的，這兩種檔案管理的形式了兩種管理系統。在每個檔案管理系統中的內部要各自獨立的積極發展，但是在兩個檔案管理系統之間又要相互磨合、相互依賴。二者既要完成各自管理系統內部的職責，又有依據各自的特點相互配合，完成需要共同承擔的責任。在電子檔案管理和紙質檔案管理的兩個系統之間二者相互影響可以促進兩種檔案管理系統各自的改進從而完善自身功能，使各自系統工作的效率大大提高，這對檔案管理來說具有積極的意義。電子檔案管理與紙質檔案管相互影響的表現主要包括以下方面：

第一，電子檔案管理對紙質檔案管理的影響，前者可以加速后者的改進速度。紙質檔案管理受到電子檔案些影響，這直接加速了檔案管理流程，對于檔案一體化的推進具有重要的意義。還有就是電子檔案管理的實體管理的模式促進了紙質檔案管理，實體系統與固定的關系檔案是傳統紙質檔案管理的基礎，有了二者建立好的關系才能夠對檔案進行檢索。電子檔案管理具有快速檢索的功能，加以互聯網的應用，讀者能夠更加方便地瀏覽到自己需要的信息，而且電子檔案管理可以根據不同的需求建立不同的聯系，紙質檔案借助電子檔案的實體管理的簡化可以通過軟檢索而更加快速地找到所需紙質檔案。

第二，在紙質檔案管理的影響下，電子檔案管理可以變得更加完善。兩者可以在相互影響下取長補短，然后進一步發展，形成一種綜合管理系統。

3 結束語

綜上所述，在紙質檔案管理與電子檔案管理融合的過程中，紙質檔案管理的規模慢慢減小，電子檔案管理的規模則隨著信息技術的發展日趨變得壯大。當今檔案管理工作中仍存在不少問題，檔案管理人員既要利用科學的方法加強對電子檔案管理安全的保護，促進電子檔案管理發展，同時又要對紙質檔案進行必要的保留，通過二者完美的結合互相補充，做好檔案管理工作。

參考文獻

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