淺談檔案管理的信息化建設

仝瑞

摘 要：伴隨著信息化時代的到來，現(xiàn)代社會中人們的思維方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，尤其是在工作中信息技術的應用，已經(jīng)成為一種必然的趨勢。檔案管理工作主要是結合其基本的性質和作用加以分析，屬于一項具有管理性和服務性的工作。本文將分析檔案管理的信息化建設，結合檔案管理信息化建設中出現(xiàn)的問題詳細闡述，積極尋找相應的解決對策。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；對策

當代社會，信息技術的發(fā)展已經(jīng)融入生活的方方面面，因此發(fā)揮出至關重要的作用。電視臺檔案管理工作涉及到的細節(jié)眾多，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，將難以滿足現(xiàn)階段時代的發(fā)展需要，不利于各項工作的順利開展。在信息化時代的影響下，需要電視臺的相關工作人員積極轉變思想觀念，掌握先進的信息技術，科學的運用信息技術規(guī)劃檔案管理工作，及時推進檔案管理信息化的建設進程。

1 檔案管理信息化建設的重要性

（一）提升檔案管理工作的效率

時代的發(fā)展與進步，使得檔案管理工作在信息化技術的推動下，彰顯出開放性和資源共享的特點。為了更好的迎合這種需求，需要適當?shù)慕⒉⑼晟茩n案管理系統(tǒng)，結合現(xiàn)代化信息設備的應用，確保檔案管理的工作效率穩(wěn)步提升，有效地節(jié)省了檔案管理工作的時間，推進了經(jīng)濟建設的進程。

（二）為管理決策提供有效信息

檔案就是一種信息資源，對于電視臺來說，只有將相關的資料如實記錄，才能保證在后續(xù)的工作中充分利用。在領導班子進行決策時，要求及時分析現(xiàn)階段的實際情況，同時借鑒以往的決策，及時避免重復錯誤的出現(xiàn)，為制定新的決策找尋靈感，經(jīng)過之前的決策和現(xiàn)階段的決策加以對比，可以制定出最優(yōu)方案。檔案管理信息化建設能夠有效地改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，降低了出錯的概率，讓查找資料的過程更加方便，為管理決策提供可靠依據(jù)。

（三）為科研工作提供智能化服務

檔案管理的信息化建設可以體現(xiàn)出較強的時效性，通過合理的運用網(wǎng)絡技術和計算機手段，讓檔案信息化能夠在快速分析的過程中滿足實際的需要。信息化建設符合綜合研究的實際需求，因此體現(xiàn)出獨特的優(yōu)越性，盡管需要在前期投入一定的資金和時間，但是經(jīng)過不斷地完善，便會產生巨大的效益，由此獲得高效的產出。網(wǎng)絡技術的應用能夠實現(xiàn)遠程服務，讓信息資源實現(xiàn)共享。

2 檔案管理信息化建設中存在的主要問題

（一）認識不足

由于檔案管理信息化建設的認識程度不足，導致檔案信息的管理不及時、不全面，影響了后續(xù)的正常使用，不利于現(xiàn)階段社會的發(fā)展需要。檔案管理信息化屬于一種新型的檔案管理手段，因此在管理理念和管理模式上與傳統(tǒng)檔案管理存在著明顯差異。但是有部分檔案管理人員并未認識到新型檔案管理模式應用的重要性，另外，檔案管理信息化建設需要大量的資金投入，有部分檔案管理人員并未認識其必要性，嚴重影響了檔案管理信息化建設的進程。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

專業(yè)的檔案管理信息化人才應該具備最基礎的專業(yè)素養(yǎng)。結合現(xiàn)階段計算機技術和網(wǎng)絡技術發(fā)展趨勢，對相關的信息化管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員具備管理的經(jīng)驗，擁有極高的素質，掌握最基礎的技術能力。目前，從事檔案信息管理的人員缺乏一定的管理經(jīng)驗，加之人員的穩(wěn)定性不足，尤其是在工作崗位上不穩(wěn)定，導致現(xiàn)階段檔案管理信息化的建設常常無法滿足應有的需要。

（三）缺乏最基本的資金支持

檔案信息化管理落實的過程中，由于資金的投入力度不足，導致檔案管理的信息化建設停滯不前。現(xiàn)階段，檔案信息化管理所需要的資源和設備都需要資金的投入與支持，但是很多單位和部門缺乏建設資金的來源，只能利用其他的經(jīng)費投入建設，所以發(fā)揮的作用力度較小。還有些單位擁有著足夠的經(jīng)費，但是在檔案管理建設方面投入的力度不足，無法滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的實際需要，以至于在具體的采購過程中，無法儲備足夠的設施，影響了信息化建設的發(fā)展。

3 檔案管理的信息化建設對策

（一）及時轉變思想觀念，堅定信息化建設意識

現(xiàn)階段，檔案管理工作備受關注，尤其是在信息化時代的影響下，也收獲了一定的成果，特別是在管理理念和管理模式上發(fā)生了根本性的改變，促使檔案管理工作逐漸向著信息化方向前進。為了更好的迎合時代的發(fā)展需要，檔案管理人員應該積極的迎合信息化時代的需要，轉變傳統(tǒng)的檔案管理思想，強化信息化管理意識，努力提升自身的綜合素質，讓檔案管理的信息化建設更有保障。

（二）重視高效實用的數(shù)據(jù)庫建設，設計科學的管理系統(tǒng)

檔案管理部門應該全面認識到檔案管理信息化建設的重要意義，同時采取合理的措施健全檔案管理制度，進一步提升管理的整體水平。結合電視臺檔案管理的工作現(xiàn)狀分析，應該從自身的實際情況出發(fā)，制定出合理完善的檔案管理制度，積極的引進檔案管理設備，通過合理的運用檔案管理技術，實現(xiàn)電子文件和電子檔案的一體化管理，從而構建更加完備的管理機制，建設高效實用的數(shù)據(jù)庫，及時整合檔案原有的數(shù)據(jù)信息，儲備更加完善的檔案資料。檔案系統(tǒng)的建設至關重要，需要根據(jù)不同科室的工作內容設置不同的管理權限，建立起相應的局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化和信息化管理。

（三）關注信息化硬件建設，推動信息化管理的實現(xiàn)

檔案管理的信息化建設需要依靠工作人員的觀念革新，同時也需要他們掌握最基礎的先進技術和管理理念，保證信息化建設中所需要的設備和機械工具科學運用，奠定檔案管理信息化的基礎工作。伴隨著信息技術的普及和發(fā)展，由此提升了工作的效率，確保檔案資料的管理實現(xiàn)無紙化和科學化，更好的為后續(xù)工作的開展提供了技術保障。為了強化檔案資料的信息化建設，需要相關的事業(yè)單位主管部門購置完備的硬件設施，嚴格落實信息化管理。

（四）積極培養(yǎng)高素質人才，啟用信息化創(chuàng)新型人才

檔案管理信息化建設對相關的工作人員提出了更高要求，需要檔案管理部門積極的調整用人制度，開設在職人員的技能培訓，讓他們更好的滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的實際需要。還應該及時引進高素質創(chuàng)新型人才，不斷地為人才隊伍加以充實，倡導公平競爭，讓他們和社會同行更好的交流。針對一部分高素質創(chuàng)新型人才，應該適當?shù)慕o予鼓勵和支持，解除他們的后顧之憂，深入研究高素質人才流動的基本規(guī)律，打造出優(yōu)質的人才管理團隊，在根本上為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。

4 結語

檔案管理的信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，也是現(xiàn)階段社會進步的象征。伴隨著信息技術的發(fā)展和進步，結合社會經(jīng)濟的穩(wěn)步提升，各行各業(yè)應該注重工作模式的轉變，尤其是檔案管理部門，需要注重信息化的建設，積極運用現(xiàn)代化信息技術，將檔案管理工作逐步推進，使其與時俱進，實現(xiàn)真正的信息化管理，讓檔案管理工作可以更好的為社會服務，同時滿足現(xiàn)階段日益增長的需求，不斷吸引更多的優(yōu)秀人才，投入到信息化建設的行列，促使檔案管理工作的順利開展。信息化檔案管理模式的建設符合時代的潮流趨勢，迎合了大眾對于檔案管理人員的高標準、嚴要求。

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