科技成果檔案程序化管理的思路分析

摘 要：目前，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與進(jìn)步，針對(duì)科技成果檔案管理的要求也越來(lái)越嚴(yán)格。本文基于科技成果檔案程序化管理的重要意義，探討科技成果檔案程序化管理的幾點(diǎn)思路，旨在為相關(guān)部門(mén)科技成果檔案程序化管理提供一定的借鑒與指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：科技成果；檔案；程序化

科技成果檔案屬于一種重要的信息資源，能夠真實(shí)記錄科學(xué)技術(shù)活動(dòng)。目前，社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，使各科技事業(yè)單位的科技成果檔案管理工作引起相關(guān)部門(mén)的高度重視，他們意識(shí)到必須對(duì)科技成果檔案進(jìn)行程序化管理，合理配置各項(xiàng)資源，不僅僅能夠使信息資源在增加競(jìng)爭(zhēng)籌碼中的有利作用得到充分發(fā)揮，還能夠使工作效率與質(zhì)量得到明顯提高，進(jìn)而為各科技事業(yè)單位的可持續(xù)、健康發(fā)展提供有利條件。

1 科技成果檔案管理的要求及程序化管理的重要意義

1.1 要求

科技成果檔案管理人員在從事管理工作過(guò)程中必須嚴(yán)格遵守以下幾點(diǎn)要求：①真實(shí)，工作人員必須確保科技成果的真實(shí)性，防止在信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中出現(xiàn)不真實(shí)、不詳盡的內(nèi)容；②價(jià)值，工作人員必須保證儲(chǔ)存的科技成果檔案擁有一定的價(jià)值，可以把生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)變成客觀(guān)存在的生產(chǎn)力，進(jìn)而推動(dòng)各科技事業(yè)單位甚至是國(guó)家的發(fā)展與進(jìn)步；③應(yīng)用，檔案管理最重要的內(nèi)容就是把靜態(tài)的資料投入到實(shí)際的使用當(dāng)中。就管理工作者而言，在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)把檔案的應(yīng)用工作作為重點(diǎn)，并結(jié)合當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，使檔案的價(jià)值達(dá)到最大程度的發(fā)揮；④擴(kuò)充，檔案管理工作人員還要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)對(duì)檔案儲(chǔ)備進(jìn)行更新與增加，不僅能夠?yàn)楦骺萍际聵I(yè)單位積累更多無(wú)形的財(cái)富，還能夠創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 重要意義

對(duì)科技成果檔案進(jìn)行程序化管理，不僅能夠使管理工作人員的工作效率與質(zhì)量得到明顯提升，還能大大減輕工作量，使工作時(shí)間有效縮短，進(jìn)而為優(yōu)化各種資源并對(duì)其進(jìn)行合理配置提供有利條件。除此之外，對(duì)科技成果檔案進(jìn)行程序化管理還能夠?qū)芾碇刃蜻M(jìn)行規(guī)范與完善，以創(chuàng)造出一個(gè)合理、有序而又和諧的管理氛圍，進(jìn)而為各科技事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)的查詢(xún)、調(diào)動(dòng)等工作提供很大程度的便利。

2 科技成果檔案程序化管理遵循的原則

要想做好科技成果檔案的程序化管理工作，必須遵循以下幾點(diǎn)原則：①理清科研和建檔之間的關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)科技事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在實(shí)際的科技成果檔案管理工作中，相關(guān)工作人員必須保證同時(shí)提出科研任務(wù)以及材料的歸檔要求，有利于更好的開(kāi)展下一步工作；②相關(guān)管理負(fù)責(zé)人還要調(diào)查科技計(jì)劃的實(shí)際開(kāi)展?fàn)顩r及進(jìn)度，觀(guān)察實(shí)際工作與科技文件中的記錄是否保持一致。如果不一致要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，以確保科技材料的時(shí)效性；③科技成果在驗(yàn)收之后要馬上在科技檔案中記錄下來(lái)，并且還需要配備時(shí)間、成果、驗(yàn)收合格報(bào)告等資料，為之后的查閱及應(yīng)用等工作提供便利。

3 科技成果檔案程序化管理的思路

3.1 收集階段

科技成果檔案程序化管理的初始階段為收集階段，這一階段在檔案管理工作中占據(jù)基礎(chǔ)重要部分。這一階段中管理人員需要對(duì)各個(gè)科技成果數(shù)據(jù)的價(jià)值進(jìn)行判斷，進(jìn)而選取價(jià)值較高的檔案并將其收錄在信息管理庫(kù)當(dāng)中，保證了科技成果檔案的真實(shí)性、完整性及有效性，同時(shí)也為后續(xù)的程序化管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.1.1建立完善的收集管理制度

在這一階段，科技事業(yè)單位必須針對(duì)科技成果檔案建立起較為完善的收集管理制度，并逐步對(duì)檔案的收集程序進(jìn)行規(guī)范，使管理工作人員的工作技能得到明顯提升，進(jìn)而提高檔案收集的質(zhì)量與效率，以確保能夠收集到數(shù)量較多且價(jià)值較高的科技材料。

3.1.2建立完善的保存制度

就各個(gè)科技事業(yè)單位而言，各單位與各部門(mén)之間也要做好分工，建立起完善且行之有效的科技成果檔案保存制度。每個(gè)部門(mén)必須從細(xì)微的環(huán)節(jié)做起，包括方案設(shè)計(jì)與科技研發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)都要制定出有效的應(yīng)對(duì)方法，以保證科技事業(yè)單位可以通過(guò)可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)及科技成果鑒定報(bào)告等多種形式將價(jià)值較高的生產(chǎn)研發(fā)及科技創(chuàng)新活動(dòng)真實(shí)、完整地記錄在案，進(jìn)而為之后對(duì)科技成果檔案進(jìn)行程序化管理創(chuàng)造有利條件，不僅僅能夠使管理工作人員的工作量得到明顯減少，還能夠?yàn)楹侠砼鋫滟Y源并實(shí)現(xiàn)其優(yōu)化奠定基礎(chǔ)條件。

3.1.3建立合理、科學(xué)的協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制

就檔案收集工作而言，既要求管理工作人員付出一定的辛勤勞動(dòng)，又離不開(kāi)各個(gè)部門(mén)之間的相互溝通與密切配合。所以，科技事業(yè)單位建立合理、科學(xué)的溝通機(jī)制非常有必要，能夠?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T更好開(kāi)展資料收集工作奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也使各個(gè)部門(mén)意識(shí)到檔案管理工作的重要性與必要性，并提升其參與工作的積極性與主動(dòng)性，以提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

3.2 分類(lèi)整理階段

相關(guān)工作人員將科技成果檔案整理完畢之后，就要對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整理。通常情況下以科技成果檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)等為依據(jù)對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，并進(jìn)行系統(tǒng)排列與基本編目，還要對(duì)層次進(jìn)行劃定，進(jìn)而形成等級(jí)不同且存在著某種關(guān)系的檔案分類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案登記與分類(lèi)等機(jī)制進(jìn)行健全與完善，還要針對(duì)檔案分類(lèi)的渠道、時(shí)間與范圍等提出一定的要求。為在檔案程序化管理的前提下細(xì)化檔案分類(lèi)，并使保存及檢索檔案的效率得到明顯提高，必須選擇多樣化、復(fù)合型的分類(lèi)方法，而避免使用相對(duì)單一的分類(lèi)方法。

3.3 保管階段

科技成果檔案的保管階段是檔案工作最重要的組成部分。要想最大程度的提高檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性，使檔案儲(chǔ)存時(shí)間有所延長(zhǎng)，要對(duì)責(zé)位責(zé)任制落實(shí)到位。首先要為檔案管理工作人員制定一個(gè)明確的目標(biāo)，并對(duì)其工作進(jìn)行規(guī)范，還要對(duì)檔案保存相關(guān)的制度與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，對(duì)檔案的格式、規(guī)格與數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。還要對(duì)檔案的標(biāo)題、內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)范，切實(shí)將統(tǒng)計(jì)工作納入到工作目標(biāo)當(dāng)中，使工作人員能夠?qū)萍汲晒麢n案的質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行實(shí)時(shí)了解與掌握。其次，還要監(jiān)管工作人員的工作，確保各項(xiàng)工作都能夠具體落實(shí)到每個(gè)人。再次，將檔案管理工作與個(gè)人的績(jī)效相互結(jié)合，在檔案保存過(guò)程中由于人為失誤引起的損失應(yīng)當(dāng)與該員工的職位等級(jí)、工資等切身利益密切相關(guān)。

3.4 實(shí)際利用階段

科技成果檔案的收集、分類(lèi)整理與保管幾個(gè)環(huán)節(jié)都是為實(shí)際利用環(huán)節(jié)做準(zhǔn)備的，檔案管理的終極目標(biāo)就是對(duì)科技成果進(jìn)行有效利用。應(yīng)當(dāng)在權(quán)衡密級(jí)與尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，對(duì)科技成果的實(shí)際利用手段進(jìn)行大膽創(chuàng)新，并通過(guò)咨詢(xún)、閱讀、交流等多種形式，使科技成果檔案能夠最大程度的回饋社會(huì)。在科技成果的咨詢(xún)過(guò)程中要制定相對(duì)應(yīng)的科技咨詢(xún)、指導(dǎo)咨詢(xún)等多種機(jī)制，還要具備服務(wù)意識(shí)，使公眾的咨詢(xún)權(quán)得到盡可能的滿(mǎn)足。在檔案的閱覽過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)為公眾創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境條件；在檔案的交流過(guò)程中，要加強(qiáng)與其他部門(mén)的溝通，采取取長(zhǎng)補(bǔ)短的原則不斷完善科技成果檔案。

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作者簡(jiǎn)介

李文瓊（1963-），女，土家族，大專(zhuān)，檔案館員，從事檔案管理方面工作。