數字化檔案信息利用模式研究

密娜

摘 要：隨著我國信息數據化與計算機網絡化的不斷推進，二者在現代管理中的檔案信息開發應用更是具有舉足輕重的作用。作為記錄社會經濟發展及個人檔案等的檔案信息，是社會經濟和社會發展的重要的寶貴資源，而檔案管理部門則是信息資源的管理大戶，因此需要檔案管理及時應用現代信息技術，促進檔案管理信息化的發展。本文從檔案信息數字化的優勢出發，探討了數字化檔案信息的利用模式，以及在實際中的應用。

關鍵詞：數字化；檔案；信息化；利用

1 導言

計算機網絡的出現和發展，給人們的生產生活帶來了巨大的變化，產生了深遠的影響。普及到各行各業，極大提高了人們的工作效率，減輕了工作負擔。檔案管理也不例外。如何在這種信息技術突飛猛進的時期下，對電子檔案信息管理進行有效的資源開發和數字化管理也成了我們檔案專業從業人員迫切需要解決的問題。只有將這些可能出現或者已經出現的問題進行解決，才能夠跟上時代的步伐、滿足客戶的需求，將檔案資源利用效果最大化。

2 數字化檔案信息利用的優勢

2.1 開放性

傳統檔案管理模式是建立在各級檔案館的基礎之上，受到來自時空的很大限制，給使用者檔案信息的搜集和利用造成了巨大的阻礙，效率和積極性受到較大程度的限制。但在網絡和通訊技術不斷發展的今天，各級檔案管理模式有了很大程度的轉變，且檔案信息的使用者不再受時空的限制，可以隨時對檔案館所開放檔案信息進行利用。此外，信息系統的操作實現了7×24小時的在線服務，不僅使用戶可以不受時間的限制，更精簡了檔案管理工作的團隊，減輕了在職人員的工作壓力，對用戶和檔案管理單位來說是雙贏的。

2.2 靈活性

世界發展至今，檔案的載體已經經歷了從甲骨、泥板、竹簡、絲絹以及紙質等材質的轉變，當下最先進的莫過于磁盤、光盤，甚至“云空間”等載體。數字化的建設可以幫助各級檔案館實現對網絡、計算機、通訊和“云技術”的整合，可以使檔案館的服務器和數據庫進行交流，用戶在權限內可以實現任意時間和任意終端的檔案信息的利用，加快了信息檔案的傳播速度，擴大了信息檔案的傳播范圍。一份數字化的檔案不再是一個固定的整體，而是一個集合，可以為用戶的檢索、瀏覽、查閱提供更優質的服務。

3 檔案信息化建設面臨的主要問題

3.1 投入資金有限

開展檔案信息化建設首先需要進行基礎設施的投資和建設，這是實現檔案信息化工作的首要條件，同時基礎設施建設的質量及水平如何也將關系到建設的成敗和高低。因此，在開始信息化建設方面需要較大的資金投入以購置必要的基礎設備及設施，但是這些高配置、高穩定性的設備價格較高、成本較大，而作為社會文化事業單位的檔案部門，經費來源主要是依靠政府預算，在資金方面較為有限，使得其硬件配置不高，無法實現網絡信息化的標準要求，影響了檔案信息化建設。

3.2 缺乏統一規劃

很長時間以來，在建設檔案信息化方面都是各自為政，缺乏統一管理，已建成檔案信息化的業務和技術性都有著非通用性，阻礙了檔案信息化共享的實現及系統的形成。目前市場上在用的檔案業務管理軟件基本是以單機版為主，沒有網絡使用功能，很難適應目前數字化和網絡化的發展需求。現在的檔案軟件缺乏信息管理功能，檔案部門目前缺乏既可以進行文件檢索又可以進行檔案信息管理的軟件系統，而且相互之間很難進行數據交換，和目前的信息化及網絡化時代的發展極其不相適應。

3.3 信息安全意識不高

檔案信息化建設離不開信息技術，而信息技術不可避免地會遇到安全問題，在傳統的檔案信息管理工作中，很多部門及人員都缺乏相應的安全意識，簡單地認為只要擁有了安全防護體系就實現了信息的安全，缺乏必要的風險防范意識。而且有些檔案館將一些業務尤其是數字化工作整體外包給相關的信息化企業，缺乏嚴格的管理制度，無法進行實時監控，很容易出現信息丟失和泄密等不良現象。

4 數字化檔案信息利用模式探討

4.1 積極探索數字化建設中檔案服務的模式和建設工作

數字檔案館建設是一個龐大、復雜的系統工程，不僅要構建檔案管理系統，還要建設相應的基礎配套設施、統一的規則標準、信息資源庫共享平臺和安全保障體系等，這樣才能奠定檔案信息利用的數字化、檔案信息的共享化及服務利用的網絡化等功能的基礎。近年來，隨著檔案信息數字化技術從無到有且不斷地應用，各系統、單位條塊分割嚴重，沒有形成標準統一的數據庫系統和信息共享機制。檔案管理系統與協同辦公系統（OA）、企業資源計劃系統（ERP）、產品數據管理系統（PDM）等前端業務系統的集成和各單位數字檔案館之間的互聯互通是今后必須解決的問題，這也在一定程度上制約了信息處理的有效性、及時性和系統性。隨著檔案信息數字化的不斷推進，檔案網站已經成為當下檔案館提升開放性和擴大服務范圍的重要平臺，各種便攜式智能客戶端的快速涌現，使之成為檔案工作中更為有效、更具生命力的服務方式。各級檔案館還可以設置相應的官方微信，構建微信公眾號，及移動終端適用的APP軟件，并結合該技術和模式，積極提供相應的智能終端服務。

4.2 做好硬件建設

既然信息化檔案管理是在計算機網絡中實現的，因此做好信息化管理建設首先進行計算機、網絡線路、路由器等硬件建設，使得信息檔案化管理有了強大的功能載體。安全是信息化管理中非常重要的問題，而且也是容易發生的問題。為了解決信息化檔案管理的安全性，其硬件建設是必須的。為此我們做好以下方面：一是配備專業的計算機，而且計算機的質量必須過關，并且注明使用年限。只有計算機質量可靠，那么檔案信息管理才能安全長久。計算機出現停電、短路等現象極易導致檔案信息丟失，因此在這方面計算機的質量提供了保障。二是網絡線路必須暢通無阻，特別在接線口應保證接入的牢固性，以免影響網絡傳輸效果，進而影響保存速度和儲存功能。三是及時檢查和維護計算機，由于電腦垃圾的存在，以及灰塵的侵入，導致計算機在運行過程中出現故障，影響管理性能，因此必須做好清理、檢查、維修工作，使得計算機更加健康快速運轉。

4.3 切實保障檔案安全

信息化建設中由于應用網絡及計算機技術，因此很容易出現網絡安全問題，造成操作系統及數據庫的損壞等，這就需要檔案工作者要具備較高的安全和風險防范意識，加強相關安全方面的建設工作，確保檔案安全、可靠。要完善檔案信息在采集、分析、保存和使用等方面具體的安全管理辦法，處理好檔案共享與檔案保密的關系，做好相關重要數據的備份工作，提高安全防范技術。

5 結束語

綜上所述，檔案信息化管理建設是檔案管理的內在要求，也是時代發展的客觀要求，斷引入新興的信息化技術手段充實到檔案管理工作中來，促進檔案管理工作現代化水平的提高和發展，不斷用最先進的技術和管理為社會提供檔案管理及相關服務，我們必須通過對檔案信息資源的綜合開發來提升檔案整體的資源利用能力。

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