黨政機關秘書隊伍現狀調查

崔燕妮

摘 要：本文以山西省某縣黨政機關為例，從人員數量、專業知識、秘書隊伍的執行力等方面分析秘書隊伍現狀，指出諸如人員配備不足、專業知識貧乏、秘書隊伍執行力較低等幾個存在的問題以及造成秘書隊伍出現問題的原因，并就如何建設一支高質量的秘書隊伍提出具體建議。

關鍵詞：黨政機關 秘書 隊伍

采取抽樣調查的方式，主要對縣委、縣政府、人大、政協以及其他幾個黨政機關進行了調查。在分析其現狀和存在的問題基礎上，就如何加強秘書隊伍建設提出了自己的建議。

1 現狀與存在的問題

（一）秘書人員的基本狀況和特點

1.秘書人員女性化。一般來說，由于受世俗觀念的影響以及長期以來黨政領導秘書配備制度的要求，秘書隊伍中男性秘書往往在數量上占絕對優勢，女性秘書相對較少。調查顯示：男性秘書占70.97%，女性秘書占29.03%，雖然男性秘書比女性秘書多，但是已呈現出秘書人員女性化的趨勢。女性具有先天優勢，比如語言能力強，心思縝密，細致耐心，思維敏捷。這些優勢在收集資料、文字處理、信息傳播、會務工作等方面都能夠幫助女性順利完成工作。男性秘書在這些工作方面一般難以超越女性秘書。

2.秘書人員年輕化。調查結果顯示，秘書人員年齡在40歲以下的占總數的93.10%，41歲至50歲之間的占4.68%，而51歲至60歲之間的僅占2.23%。秘書人員年輕、有活力、有朝氣，這正是單位所要選擇和看重的。同時，秘書這一職業對于年輕人的吸引力在于，秘書職業為他們提供了一個成長的平臺，最能鍛煉一個人全方位管理協調能力，有較大的升職空間。可以說，年輕的秘書人員是平順縣黨政機關秘書隊伍的主力軍。

3.秘書人員的非秘書專業傾向。在一些人眼里，秘書人員應該是秘書專業出身，即秘書專業畢業。事實上并非如此。選用秘書、秘書人員，并不是非秘書專業不可，重要的是是否具有良好的文字運用能力、組織協調社交能力以及業務能力等。

（二）存在的問題

1.人員配備不足，秘書工作量大

黨政機關秘書人員主要通過事業單位考試和公務員考試進入工作單位，少部分人員通過推薦和調入等方式進入。總體來看其選拔任用的方式是正規合理的。但黨政機關與企事業單位略有不同，其人員相對穩定。在縣委縣政府這些相對大一些的機關，他們雖有秘書，但工作量大，仍感人員配備不足帶來的工作壓力。

2.秘書專業知識貧乏

秘書人員多以本科學歷為主，學歷層次偏低。秘書隊伍素質參差不齊，很多人認為秘書的工作難度不大，主要是處理日常的事務性工作，打打電話、發發通知，技術含量不高，不需要什么專業方面的知識，認為什么人都可以干秘書工作，不需要培訓，直接就可以上崗了。顯然這樣的認識片面的。

3.秘書隊伍執行力較低

高效的秘書團隊，應具備共同的目標、互信的協作、明確的職責、較強的執行力等條件。明確的團隊目標能激發團隊成員的工作熱情、活力和創造力，有助于團隊成員設定個人目標，從而使團隊成員在執行計劃的過程中始終處于最佳狀態，并能盡量使實際進度略微領先于目標進度，進而幫助團隊獲得最佳工作績效只有把具有各種不同素質、知識、能力的成員組合成一個彼此互補、優化的團隊，發揮每個人的特長，使之產生整體搭配的協同效應，才能產生“一加一大于二”的奇妙作用。執行力較低是其問題之一。

2 造成秘書隊伍出現問題的原因

1.秘書人員的任用渠道單一

單位內無論出現哪一方面的問題，首先想到的一定是秘書，因此秘書人員配備不足所帶來的各種壓力是始終客觀存在的。選拔、任用渠道單一，再加之一般機關秘書人員是依法履行公職、納入國家行政編制、由國家財政負擔工資福利的工作人員，受到工作人員凡進必考和單位編制的限制，全縣秘書隊伍進少出少，人員流動不活。

2.對秘書工作的重要性認識不足，缺乏必要的指導和培訓

對秘書業務培訓重視不夠，造成秘書管理方面的知識普遍不夠，往往以管理經驗為主，缺乏運用現代化的管理理念來開展日常工作。在管理理念上跟不上新形勢的發展形勢，缺乏分析問題和解決問題的能力，更談不上向科學化、專業化、規范化和現代化發展。秘書人員學歷層次偏低，素質參差不齊，非專業化等情況，很大程度上降低了工作的質量。又缺少入職培訓和定期的培訓學習，造成了秘書人員的業務能力低下。

3.角色分配不合理，待遇不優厚，工作熱情不高

作為秘書人員每天除了要處理日常的事務性工作外，還要處理突發事件及領導交辦的工作。工作繁雜，然而工資待遇相對較低。秘書人員的工作內容基本一致，但由于工作人員的編制不同，工資待遇也就不同，干相同的工作待遇卻不相同，極容易產生情緒，造成工作熱情不高，勢必影響到秘書工作的開展。

3 努力建設一支高質量的秘書隊伍

（一）多種渠道擴充秘書隊伍，不斷減輕工作壓力

現實中地方單位的確存在著諸多自身難處，比如人員編制上的政策性限制，從而導致秘書配備不足，但是不妨開闊思路、換個角度，樹立新時期選拔秘書人員的新模式、新觀念。積極適應人才競爭的形勢，降低門檻，優化環境，改革黨政機關秘書人員準入機制，拓寬和疏通秘書隊伍進入渠道。一是創新觀念，放寬政策，積極從高等院校選拔綜合素質優秀的畢業生進入秘書隊伍。二是跟班培訓。總之，要變單一化為多樣化，多形式多渠道地選拔秘書人員，不斷減輕工作壓力。

（二）提高秘書人員的業務素質

機關秘書，尤其是個人秘書，必須與領導高度配合，凡是領導工作所涉及的范圍，秘書工作也必然要涉及，這就決定了秘書工作也是一項綜合性的工作。其次，它不分管某一方面的具體業務，卻和各職能部門發生經常的聯系，因此它要綜合處理來自各部門各方面的信息，要了解各部門、各個方面的工作情況，要綜合協調各部門各方面的關系，還要處理機關的許多行政雜務，包括一些臨時性、突發性而又不屬于哪個職能部門管的事物。因此，秘書人員是否具有較高的職業素質和綜合素質，直接關系到工作質量與效率的高低，關系黨和國家方針政策的正確貫徹及各項事業的興衰成敗。黨政機關對秘書人員的文字功底、書法水平、口頭表達能力和計算機操作運用水平有著較高的要求，在日常的工作中要打好基礎功底，努力做一個多專、多能的合格秘書。

（三）合理分配角色

一個高效的秘書團隊，應根據每位成員的氣質（如膽汁質、多血質、黏液質、抑郁質）和專業背景（如文科、理科、工科）以及能力結構（如行動型、思考型、事務型）等個人體質分配其在團隊中的角色。在設置好角色的同時，還必須對團隊成員進行崗位分工，定職定責。只有職責明確，才能使團隊成員迅速進入角色，將角色的職責演繹到位，保證工作的落實和任務的完成。切實提高秘書人員的執行力，努力建設一支高質量的秘書隊伍。

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