淺析檔案管理的信息化安全保密工作

陳東生

摘 要：檔案管理工作是其他工作的開展基礎，隨著計算機網絡技術快速發展，檔案管理信息化建設不斷完善和發展，自然安全保密工作就顯得非常重要。只有確保檔案管理的保密性和安全性，才能確保檔案管理信息化建設進一步發展。本文闡述了檔案管理信息化安全保密的重要性，并對加強安全保密工作提出強化對策建議。

關鍵詞：檔案管理；信息化；安全保密

隨著電子信息化時代不斷發展，信息更新速度在不斷加快。因此在檔案管理過程中，就要不斷推進檔案信息化建設。自從電子檔案出現，打破了傳統的紙質檔案、檔案利用和存檔不便的僵局，促進檔案建設的信息化發展。隨著電子檔案的應用越來越廣泛，加強檔案信息化建設是必然趨勢。但是無論采用紙質還是電子，安全保密問題都是檔案管理的關鍵因素。在這種形勢下，探究檔案管理信息化的安全保密工作具有時代意義。

1 加強檔案管理安全保密工作的重要性

檔案是記載信息的載體，對人們生產生活具有重要意義，檔案應用具有悠久的歷史。多少年來，人們都習慣采用記錄歸檔形式，記載著各種重要事宜，但是隨著互聯網技術快速發展，傳統檔案通過紙質形式記錄著各種信息的時代已經過去，快速發展的信息化技術成為儲存電子檔案的主要形式，逐漸被廣泛應用。已經滲透到了人們生活以及工作各個方面，因此做好檔案管理非常重要。因為信息化具有其獨特特征，在檔案管理中比較突出問題就是檔案的安全保密，檔案信息可以依據機密成都劃分成機密登記，而機密登記越高，必然城二維檔案的重點管理對象，這些檔案對個人或集體而言非常重要，一旦信息泄露出去，或者被不法分子獲取，不但會造成許多困擾，還可能會引發出無法估量的損失，后果不堪想象，因此加強檔案管理信息化的安全保密工作具有重要意義。

2 加強檔案管理信息化安全保密工作對策

事實上，怎樣做好檔案管理信息化安全保密工作，是衡量檔案管理信息化的安全與否，管理是否完善的重要指標，因此依據實況制定信息化安全保密工作對策具有重要意義。

（一）建立良好的檔案管理信息化保密制度

要建立信息化安全保密制度，首先要得到相關領導的高度重視，這也是實現信息化安全保密工作的基本保障。只有領導深刻認識到安全保密的重要性，在工作中要常抓不懈，只有這樣才能真正將安全保密制度落到實處。建立完善的檔案管理信息化安全保密制度，是確保檔案信息不被泄露的基本保證，當然在制定安全保密制度上海必須要結合單位實況，要遵循國家相關檔案保密，管理制度應該從政策法規指導下，構建相應機構，同時大力開展工作，還要制定出檔案管理信息化安全保密的方針、措施及原則和策略。

（二）提高檔案管理人員業務素質和職業素質

事實上，檔案管理中信息化安全保密工作都是由工作人員完成，更是安全保密制度直接貫徹者，是確保安全保密的直接者，更是檔案信息管理制度的直接責任者。在工作過程中，不僅要加強檔案管理人員專業技術培訓，還要加強相關人員職業意識教育，培養他們全心全意服務的精神和高度的責任心，熱愛檔案與檔案事業；檔案管理人員要有較高文化知識，要能夠分析和總結工作中存在的問題，掌握工作中的規律。而且還要加強信息化的安全保密技術培訓。檔案管理信息化的安全保密工作涉及面廣、需求高，而且還要做許多工作，不僅要在平臺上設置身份識別、訪問權限等等，還必須要解決機密檔案中的安全保密問題。管理人員在日常工作中還要不斷學習信息化安全保密技術及實際應用，例如數據保護技術、密碼技術、信息流控制技術、鑒別技術、訪問控制技術等等，實際工作中，管理人員只有掌握了這些技術，才能真正提高自身的職業素質，才能保證檔案管理信息化暢通無阻，確保信息化的安全保密工作。

（三）加強檔案信息的保管工作

要確保信息化的安全保密工作，還必須要做好保管工作，尤其要做好防損壞、消磁等各種工作，如果有必要還應該復制副本或者異地保存。通過備份與鏡像技術，能夠有效防止文件信息丟失。將電子檔案制作一份或者幾分拷貝，把拷貝的文件保留到安全的地方，有效防止原文件被破壞或者設備故障燈各種因素丟失信息；其中鏡像技術是針對要求嚴格的動態文件采用的安全備份措施。事實上，就是為某種動態體系構建完全對等的體系，當兩個體系同時采用相同的工作，假如其中某一個體系發生故障，而另一個體系依然能夠繼續工作，這樣就能夠防止丟失檔案信息。當然還必須要注意運用殺毒軟件、加密技術及補丁程序。例如通過網絡設備認證、操作安全保證、數據安全保證等各種措施，當然就需要對檔案信息化的安全和保密嚴格要求；采用殺毒軟件，建立有效完善的防御體系；對計算機安裝補丁程序，有效彌補程序的缺陷。保管檔案電子信息時，檔案保管不僅僅應該吻合紙質檔案要求，還必須要滿足其他條件：光盤、U盤應該防寫處理；防止劃、擦及觸摸記錄的涂層；而單片的光盤還要裝盒，利于存放，同時防止擠壓。存放場地要遠離強熱源、強磁場，同時還要和有害氣體隔離，儲存環境溫度范圍為：17℃-20℃；濕度的選定范圍為：35℃-45℃。

（四）建立完善的查詢電子信息方案

事實上，必須要建立完善的制度為檔案信息化的安全保密工作保駕護航。檔案管理中相關的制度有外借制度、閱覽制度及復制制度等等。因此借閱時就必須要遵從幾個方面：

1.借閱信息化檔案必須要得到主管領導批準，同意后才能借閱；

2.依據使用者情況，不能無原則給所有應用者提供全面的利用方式；

3.在管理過程中，要按照信息化檔案內容對應的秘密等級有效管理，秘密等級較為的，不能采用拷貝方式提供查看；

4.針對重要的信息化檔案應該進行加密處理；在網絡數據庫中存儲的信息化檔案，必須要做好數據庫安全保密工作。

首先就要加強信息化檔案的保密管理，必須要做好內網和外網的分離工作，必須要將防火墻部署到內網和外方中，而涉密計算機是不能和外網鏈接在一起。其次為防止內部人員非法外傳保密資料，就必須要對每一個人進行權限控制，只有具有權限者才能使用保密數據，并且還必須要對使用過程進行完整記錄。

事實上，信息化檔案的安全保密工作是檔案管理中一項復雜的、系統性搞工程，同時還要動員各方面力量積極參與進去，從而形成一種良性保密模式，這樣才能給真正確保信息化檔案的安全保密工作，才能將管理工作推上一個新臺階。

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