信息化管理在醫院人事檔案管理工作中的應用

肖蘭蘭+侯國政+彭嘯

摘 要：醫院人事檔案管理是醫院每個人經歷和工作經驗的重要記錄，是一個人工作能力和表現的重要體現。隨著醫院業務量的不斷增加，經營時間的延續，傳統的檔案管理已經不能滿足日益增長的需要，因此信息化檔案管理走向現代化是一個必然的趨勢；本文從信息化管理在醫院人事檔案管理的作用為出發點開始展開，然后從加強領導的現代化意識、增強安全意識、重視人事檔案信息化系統的維護等三個方面開展健全和完善醫院人事檔案信息化管理系統的探討。

關鍵詞：信息化管理；醫院人事；檔案管理

1 信息化管理在醫院人事檔案管理工作中作用

1.1 提高醫院人事檔案的利用率

傳統的醫院檔案都是需要有專門的工作人員進行看管，然而查找起來卻比較麻煩和不方便。隨著時間的推移，醫院的工作人員和業務量不斷擴大，時間也不斷的延續，傳統的方式已經不能滿足日益增長的需求。隨著信息化的不斷普及和應用，醫院人事檔案的管理也要隨著時代的要求與時俱進。計算機本身就有存儲量大、容易保存、不易損壞等特點，也更加的精確和直觀，使工作效率極大的提高了很多。在這個信息化的大背景下，運用計算機這種具有著強大功能的工具，可以對員工的人事檔案管理及報表數據統計、個人檔案查詢、工資管理、考勤管理等等進行歸納，在查找的時候僅僅需要按照時間或者信息類別等內容進行篩選和查找就可以很高效的查詢到，節約出來的時間可以做更多其他的工作。不僅為了體現人事管理工作的辦事效率，也是為了方便醫院領導全方面的了解和掌握醫院人力資源情況，更快更方便的對醫院的人才信息做出統計和梳理，從而為分析醫院的發展趨勢提供很強的高效依據。

1.2 提高醫院人事工作質量和效率

隨著科技的進步，想要為更多的人服務，就要提高醫院對工作人員的人事管理考核，在很大的程度上也體現了信息化管理在醫院人事檔案管理中的時效性，制定屬于自己醫院的人事系統，然后根據計算機內容豐富、操作簡單的特點，制作各種表格和圖片，這樣看起來也就更加的直觀、明了。從而就可以根據醫院自身的實際情況對人事檔案信息進行科學準確的查找和登錄。

1.3 讓醫院干部任免更科學化

對于年紀相比較大的醫院醫療人員，現在也基本上升級為了干部，以往對醫院員工的管理和工作開展情況都是以紙張的形式進行人事檔案管理的，然后由專門的人員進行保存看管。這就需要科室干部平時對計算機進行學習運用與實際的工作結合起來，把信息化的設備融入到醫院的人事檔案管理中去，把每一位員工的工作內容進行信息化的共享，然后根據醫院的實際情況還有每個職員的表現進行選舉，和個人的利益直接掛鉤，這樣就會增加大家的積極性。

1.4 延長人事檔案的壽命

傳統的人事檔案都是紙張的形式來保存的，這樣不僅查找不方便，而且容易受到存放環境、空氣污染等影響，發生氧化、蟲蛀等損毀現象，還有長時間人員的翻閱等等也會給紙張類文件資料造成磨損。經過長期的歲月抹殺，就容易導致醫院的人事檔案壽命減少，最終損毀和遺失。然而信息化時代的人事檔案壽命既不會受到時間和空間的影響，也能夠給大量的檔案材料節約空間，而且還可以存放到優盤、軟盤、光盤中進行復制，也大大解決了資料存儲意外的發生。

2 健全和完善醫院人事檔案信息化管理系統

2.1 加強領導現代化意識

由于這幾年信息化科技的迅速席卷，傳統的醫院人事檔案管理已經不適合現代的發展需求。然而很多領導都還存有以前傳統的思想，對信息化計算機并沒有一個很好的了解。對于醫院的信息系統，附加的功能也比較多，所以是一個及其復雜的任務。隨著新員工的進入，很多的科室把需要用到計算機操作的工作都交給了年輕人，那些老員工更是不再學習現代化工具，這樣很不利于醫院的經營及發展。這就需要領導強化現代化意識，在醫院進行全面的信息化人事檔案管理培訓，根據掌握的新知識新技能進行人事管理的創新和開發。每一個醫院都應該有自己內部的系統，這樣才能方便信息查閱和提高工作效率。現在已有很多醫院已經考慮到了自身的經濟效益問題，開發出符合自身發展的軟件系統，以減少人事管理部門日益增加的工作量，給醫院人事部門一個高效的、可靠的、低成本的可持續發展的人事管理平臺。

2.2 增強安全意識

俗話說的好，科技是第一生產力。可是人事檔案的信息化雖然提高了效率，但在某些層面上也帶來了很多安全性問題。這些可能會受到黑客的入侵和破壞，也可能受到同行或者有心人士的攻擊和竊取，這就需要信息部門運用專業的管理技術保障一切可能涉及到的數據安全、軟件安全、網絡安全、運行安全和防病毒安全等等隱患。建立屬于醫院自己的數據庫中心，就要本著防止醫院技術人員科研內容被非法獲取、人事檔案被非法篡改和復制的情況。這就需要醫院在人事檔案的管理上要有一個嚴格的規章制度。要加強對人事檔案的保護甚至保密工作，就需要對工作人員進行相關的技能知識培訓和道德上的規范，這兩者之間是相輔相成、缺一不可的。同時還要設置不同的人只能進入自己相關的職務范圍系統，不可僭越。科技服務于生活，也來源于生活；魔高一尺就道高一丈，雖然存在著很多的安全問題，只要大家明確職責共同維護這片綠色的信息化環境，就能保持醫院的良性發展，推動醫院的經濟效益更快提高。

2.3 重視人事檔案信息化系統的維護

現代化的信息時代，人事檔案系統是一個動態的系統，這就需要人事管理部門最大作用的發揮它的作用。首先，要確保信息錄入的完整性，只有信息資源完整，才能在以后的維護中更加的方便，保證軟件系統的順利運行；其次，要保證信息的準確性，因為好的檔案就是一個醫院的靈魂所在，是醫院經營狀況的合理分析，是醫院人才成長的重要標志，是醫院綜合實力的有效體現。這就需要信息數據有更高的準確性，這樣在以后的查詢和維護工作中，才能有著更高的意義；最后，在對以前的信息數據的真實性和準確性核對后，要不斷的對醫院人事檔案管理系統進行維護，根據時間和信息的變化及時更新檔案數據，保證醫院人事檔案的時效性，真實性和準確性。這樣才可以從一定的以上保證了其數據庫的質量，也增加了可信度及其使用率。確保人事檔案的資料齊全，保證人事檔案的安全性和準確性，進一步為醫院人事檔案管理工作起到一個推動性的作用。

3 總結

隨著社會的進步，醫院的人事檔案是醫院的靈魂所在，具有著重要的意義和價值體現。醫院采用信息化的人事管理方式，在很大的層面上也把人事的工作從人工化推向了智能化、自動化的轉變，節約了材料的浪費，還有人力和時間，從而節約了成本。同時也要保證醫院人事檔案系統信息的安全性和準確性，這樣在后期的維護中才能更具意義和實用價值，才能為以后的人力資源管理建設創造更好的條件。

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